• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2017

Подшивать ли с копией исходящего документа все его приложения?

  • 0 комментариев
  • 153 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
На регистрацию поступило письмо с приложениями в 2-х экз. Первый экземпляр направляется в адрес, второй подшивается в дело. Всегда ли второй экземпляр должен содержать все приложения, и чем это регламентируется?

Думаю, что речь идет о регистрации документа, подготовленного исполнителем для отправки и переданного в службу делопроизводства для регистрации. Подписанный оригинал сопроводительного письма служба делопроизводства регистрирует и вместе с приложениями отправляет адресату. На втором экземпляре (это будет копия без подлинной подписи руководителя, но с визой исполнителя и на сопроводительном письме, и на его приложениях) служба делопроизводства проставляет дату, номер и вместе с приложениями помещает в одно из дел для переписки. Копия исходящего документа заверяется1 ответственным за отправку исходящей корреспонденции:

Пример

Заверение копии, помещенной в дело исходящей переписки (производится в упрощенном варианте - по правилам ГОСТ Р 6.30-2003)

СвернутьПоказать
Заверение копии, помещенной в дело исходящей переписки

Организация-автор должна иметь полное представление о содержании и составе исходящих документов, поэтому и отправленное приложение формируется в дело вместе с письмом.

А в момент регистрации отправляемых документов служба делопроизводства проверяет не только правильность их оформления, но и комплектность, количество рассылаемых документов и их приложений.

Эти правила должны быть закреплены в Инструкции по делопроизводству организации. А чтобы разработать ее правильно, рекомендуем руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), в которых организация работы с отправляемыми документами рассматривается в п. 3.4.6, а правила регистрации отправляемых документов - в п. 3.4.7.


Сноски

СвернутьПоказать
  1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению организационно-распорядительной документации (который 01.07.2018 должен сменить ГОСТ Р 6.30-2003) допускает добавление в отметку о заверении копии местоположения оригинала и оттиска печати. Но при этом ГОСТ Р 7.0.97-2016 оговаривает, что это нужно делать, только когда заверяемая копия будет предъявляться во внешней среде организации. Поэтому в нашем случае достаточно краткого варианта заверительной надписи, показанного в Примере. Вернуться назад

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.