Наступил ноябрь, работа над новым графиком отпусков в самом разгаре. Он хоть и утверждается руководителем организации (или его приказом), но составителем, как правило, выступает кадровик. Соблюдение норм трудового законодательства при планировании отпусков – это зона ответственности кадровика. Порою она бывает очень ощутима.
Мы отобрали 5 наиболее часто встречающихся у наших читателей-кадровиков вопросов, касающихся графиков отпусков, и подготовили ответы них. В частности, необходимо ли включать в график на следующий год ранее перенесенные части отпуска; обязан ли работодатель учитывать пожелания работников по времени отпуска; должен ли он перед составлением графика разъяснять работникам-льготникам их право выбирать удобное время отдыха; надо ли планировать отпуска декретниц и работников в отпусках по уходу за ребенком в графике и если да, то как это осуществить; можно ли включать в график отпуска за рамками рабочего года (спойлер: нельзя, это будет нарушением трудового законодательства, но есть варианты, как попытаться соблюсти баланс интересов работодателя и сотрудников).
Вопрос в тему
Необходимо ли включать в график отпусков на будущий год отпуска (части отпусков), перенесенные с текущего года?
Да, перенесенные отпуска следует отразить в графике отпусков. График определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в наступающем календарном году. Статья 123 ТК РФ не делает никаких уточнений о том, что в графике должны фигурировать только новые отпуска. Речь о ежегодных оплачиваемых отпусках в целом.
При перенесении отпуск (или его часть) не теряет своего статуса: он по-прежнему остается ежегодным оплачиваемым отпуском. Поэтому в графике планируются все ежегодные оплачиваемые отпуска, которые будут предоставлены (точнее, предполагается предоставить) работникам, в том числе перенесенные с текущего календарного года.
Некоторые работодатели считают это излишним, ведь при перенесении уже оформлялись документы. Новые даты отпусков могли быть зафиксированы в письменных заявлениях работников с резолюцией директора или в предложениях работодателя с собственноручными записями работников о согласии и желаемой дате использования отпускных дней. Это все, конечно, хорошо. Только не включая эти отпуска в новый график (если их даты выпали на будущий календарный год), работодатель фактически демонстрирует: «Я не намерен соблюдать договоренности». Именно так могут расценить поведение работодателя сотрудники, не увидевшие остатки своих отпусков в утвержденном графике, и инспекторы ГИТ, если кто-то из работников пожалуется.
Да и с практической точки зрения неучет в графике долгов по отпускам неудобен:
- во-первых, есть риск забыть про отпуск или спохватиться слишком поздно. Соответственно, можно не успеть вовремя уведомить работника о приближающемся отпуске и выплатить отпускные. Это уже нарушения ч. 3 ст. 123 и ч. 9 ст. 136 ТК РФ. Вдобавок работник получит право вновь перенести этот отпуск;
- во-вторых, из такого «половинчатого» графика не видна полная картина всех отпусков сотрудников и в дальнейшем могут возникнуть «накладки». Как в ситуации из Примера 1.
Начальник цеха со спокойной душой согласовывает сварщику Ежову длительный отпуск за свой счет, потому что в ближайшее время все остальные его коллеги должны быть на местах (перед этим он специально изучил выписку из графика отпусков). А на следующий день отдел кадров внезапно сообщает про отпуск сварщика Зайцева, который в графике не упомянут и был перенесен с прошлого года.
На практике также может возникнуть вопрос: как быть, если отпуска полностью или частично переносились, но с датами будущих отпусков определенности нет? В таком случае стоит решить этот вопрос на этапе составления графика.
Напомним, в каком порядке устанавливается новая дата отпуска (см. Таблицу).
Таблица. Причина переноса отпуска и определение нового срока
Причина перенесения отпуска |
Как определяется новый срок |
Норма |
Временная нетрудоспособность работника, исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы, а также в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, ЛНА |
с учетом пожеланий работника |
часть 1 ст. 124 ТК РФ |
По письменному заявлению работника при несвоевременной оплате или предупреждении о начале отпуска |
согласовывается с работником |
часть 2 ст. 124 ТК РФ |
Исключительные случаи, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (ИП), с согласия работника |
порядок определения нового срока не определен, но есть условие: отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется
|
часть 3 ст. 124 ТК РФ |
Часть отпуска, неиспользованная в связи с отзывом работника из отпуска |
по выбору работника:
– в удобное для него время в течение текущего рабочего года;
– присоединение к отпуску за следующий рабочий год |
часть 2 ст. 125 ТК РФ |
Если заблаговременно не определить даты перенесенных отпусков и не закрепить их в графике, то может быть неприятный сюрприз: работник подаст заявление о предоставлении неотгулянного отпуска в самый неподходящий момент, когда его рабочий год на исходе, времени согласовывать другую дату нет, а переносить отпуск на следующий рабочий год сотрудник не соглашается. Хочешь – не хочешь, придется отпускать.
Также отпуск может быть отодвинут на будущий календарный (но в рамках рабочего) год по желанию работника-льготника. В этом случае новый срок определяет сотрудник: в удобное для себя время либо приурочивая к каким-либо событиям. Например, беременная работница может отказаться уходить в ежегодный отпуск по графику в ноябре и попросить перенести его на февраль 2024 года, чтобы отдохнуть непосредственно перед отпуском по беременности и родам (ч. 3 ст. 122, ст. 260 ТК РФ). Если в заявлении не была указана конкретная дата начала отпуска, уточните у работницы этот момент.
Вопрос в тему
Может ли работодатель не учитывать пожелания работников по времени отпуска?
Строго говоря, ТК РФ перед утверждением графика отпусков требует учитывать только мнение выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Даже в отношении работников-льготников ТК РФ использует следующую формулировку: «отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время». Получается, что:
- они сами должны высказать свое желание, т.е. заявить о намерении воспользоваться данным правом,
- а в сочетании с нормой об обязательности графика отпусков это также означает свободу выбора работником другого времени отдыха вне зависимости от того, какая дата была запланирована и утверждена в графике.
Поэтому работников-льготников стоит опросить в письменном виде. Тогда в течение года будет меньше отступлений от плана, и вы сможете сразу предусмотреть замены, убрать пересечения отпусков. А письменная форма подтвердит, что следите за соблюдением их прав.
Наставления о том, что при составлении графика отпусков «учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников», в свое время давал Госкомстат РФ. Это указания по заполнению формы № Т-7, которая уже более 10 лет не является обязательной к применению.
Если работодатель разработал свою «авторскую» форму графика отпусков, данные правила к нему неприменимы. Соответственно, упрекнуть его в неучете пожеланий остальных работников нельзя.
В целом выслушать пожелания работников и по возможности их учесть – разумно. Это лишний раз подтверждает, что руководство открыто для диалога и заботится о подчиненных. Да, есть риск получить недовольных: угодить всем бывает сложно, чьи-то желания могут идти вразрез с требованиями закона и производственной необходимостью. Однако при грамотных переговорах можно уменьшить негатив и найти приемлемые варианты.
Также стоит обратить внимание, что у работодателя может быть утверждена процедура составления графика отпусков. Например, в Положении об отпусках нередко прописывают подробный механизм подготовки этого документа, в том числе получение от всех работников письменных пожеланий о времени будущего отпуска. Порядок учета мнения работников может быть прописан и в коллективном договоре. В таком случае от сбора информации не уйти: в силу ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан соблюдать локальные нормативные акты и условия коллективного договора.
Вопрос в тему
Обязан ли работодатель разъяснять перед составлением графика отпусков работникам-льготникам их право выбрать удобное время отдыха?
Трудовое законодательство, действительно, предоставляет некоторым категориям работников возможность использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время. А вот обязанности разъяснять сотрудникам их отпускные льготы у работодателя нет. Если он знает о праве работника на выбор удобного времени отпуска, то достаточно просто учесть его пожелания.
При составлении графика отпусков в компании принято получать от работников письменные пожелания о времени будущих отпусков. Кадровику Степановой известны возраст и количество детей многодетного инженера Андреева, т.к. ему предоставляются налоговые вычеты. Поэтому Степанова поставит Андрееву в график отпуск на август, как он собственноручно написал в листе опроса.
Кто-то из работодателей специально не рассказывает работникам об их правах, т.к. боится злоупотреблений, и пожелания сотрудников даже не спрашивает. Но не просчитывает при этом все возможные последствия. Вот устанет к июню наш Андреев из Примера 2 от чертежей, согласований, совещаний, планов – и положит на стол Степановой заявление на отпуск «с понедельника». И будет работодателю неприятность. А так Андреев о своей отпускной льготе не знает и терпит до августа, как «договорились».
Другие выбирают противоположную тактику: составляют полный перечень льготных категорий, размещают его для всеобщего доступа и выявляют всех работников-льготников на этапе составления графика отпусков. Это позволяет заблаговременно учесть пожелания всех из них, а если некоторые окажутся неудобны работодателю – попробовать договориться. Ведь уходом в отпуск в неурочное для деятельности компании время отдельный сотрудник может подвести весь коллектив. Да и работодатель в какой-то момент, когда от него потребуется что-то согласовать в интересах такого работника, может оказаться глух к просьбам последнего. Плюс руководство уже будет знать, от кого ожидать подвоха в течение года. Потому что даже после утверждения графика отпусков кто-то может передумать и выбрать другое, более удобное время для отдыха. Баланс интересов работников и работодателя – дело тонкое, кадровикам его особенно профессионально надо чувствовать!
Вопрос в тему
Как планировать отпуска декретниц и находящихся в отпусках по уходу за ребенком? Нужно ли включать их в график отпусков?
Сначала посмотрим, должны ли эти работники фигурировать в графике отпусков на следующий календарный год.
Ситуация 1. На момент составления и утверждения графика отпусков работница находится в отпуске по беременности и родам. Обычно отпуск по беременности и родам плавно перетекает в отпуск по уходу за ребенком. Но не стоит забывать, что отпуск по уходу за ребенком – это право, а не обязанность работницы. Ухаживать за ребенком могут и другие члены семьи, а мама сразу после окончания декрета имеет полное право приступить к работе. Соответственно, в следующем году она сможет уйти в обычный ежегодный отпуск. Поэтому ее надо включить в график отпусков.
Ситуация 2. В следующем календарном году у сотрудника заканчивается отпуск по уходу за ребенком. Здесь возможны варианты. По окончании отпуска по уходу за ребенком он приступит к работе. Но будет ли он иметь право на ежегодный отпуск в следующем году? Сначала рассчитайте его текущий рабочий год, исключив период отпуска по уходу за ребенком, и посмотрите на использованные отпуска.
Вариант 1. Иванова выходит из отпуска по уходу за ребенком в октябре 2024 года. По результатам расчетов ее рабочий год закончится в феврале 2025 года, и за него она полностью отгуляла ежегодный отпуск перед декретом. Соответственно, в 2024 году права на отпуск еще нет. И в график ее включать не надо.
Вариант 2. Смирнов возвращается из отпуска по уходу за ребенком в апреле 2024 года. Его рабочий год завершится в сентябре 2024. За этот год он не успел воспользоваться ежегодным отпуском. Его включаем в график отпусков на 2024 год.
Вариант 3. Маринина приступит к работе после отпуска по уходу за ребенком в августе 2024 года. Ее рабочий год закончится в мае 2025 года, и за этот период у нее есть полный отпуск. Она может им воспользоваться как в 2024 году, так и в 2025, а значит, она может быть как включена в график отпусков на 2024 год, так и нет.
Ситуация 3. Весь 2024 год работник полностью находится в отпуске по уходу за ребенком. В этом ситуации включать работника в график отпусков не надо. Трудовым законодательством не предусмотрено нахождение в двух отпусках одновременно. Поэтому планировать ежегодный отпуск в данном случае бессмысленно. Если работник решит прервать отпуск и выйти на работу, а потом захочет уйти в оплачиваемый отпуск, то сделает это по заявлению.
Теперь давайте порассуждаем о том, какую дату начала отпуска возможно выбрать. Здесь есть особенность.
Фрагмент документа
Статья 260 ТК РФ «Гарантии женщинам в связи с беременностью и родами при установлении очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков»
Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщине по ее желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя.
Обратите внимание:
- данная гарантия распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ). Если же из отпуска по уходу за ребенком выходит папа, бабушка или другой член семьи, при этом мама у ребенка есть, то льгота не действует;
-
гарантия действует однократно, только на один из вариантов. Женщина воспользовалась ежегодным отпуском непосредственно до или после беременности и родов? Претендовать на отпуск сразу же после отпуска по уходу за ребенком она не вправе, даже если во время декрета завершился предыдущий рабочий год и начался новый.
Если же работница (а чаще всего это именно мамы) попадает под действие данной льготы, то при составлении графика вы можете сразу запланировать ежегодный отпуск в соответствии со ст. 260 ТК РФ. Это исключит сюрпризы, когда в первый же день она изъявит желание еще немного отдохнуть. Если ее не устроит переход из декрета или отпуска по уходу за ребенком в ежегодный оплачиваемый отпуск, то после предупреждения о приближающемся отпуске стороны смогут договориться и перенести его на другую дату.
Вопрос в тему
Работник хочет отпуск в декабре, но его рабочий год заканчивается в ноябре. Планировать два отпуска не желает ни работник, ни директор. Что делать?
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Выходить за рамки рабочего года допустимо только в определенных ситуациях:
- исключительные случаи, когда отпуск помешает нормальному функционированию работодателя (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
- перенесение части отпускных дней, неиспользованных работником в связи с отзывом из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
- для соединения отпусков лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ч. 3 ст. 322 ТК РФ).
Предусмотреть в графике отпуск после окончания рабочего года для конкретного работника – нарушение. Таким образом, если у работника рабочий год заканчивается в ноябре, то его и следует предусмотреть именно в этот период. Посмотрим, какие выходы и с какими последствиями существуют.
1. Вариант, который укладывается в нормы закона, – предоставить в 2024 году два отпуска за каждый рабочий год – не устраивает обе стороны. Это вполне понятно. При таком решении в 2025 году работник останется без отдыха (в лучшем случае его отпуск вновь поставят на декабрь). Плюс второй период отпуска будет предоставлен в самом начале рабочего года. Это допустимо, но в случае увольнения работодателю будет сложно вернуть ранее выплаченные сотруднику отпускные за неотработанные дни.
Можно запланировать отпуск на ноябрь, а впоследствии на законных основаниях его перенести на декабрь. К тому времени могут найтись те самые исключительные случаи, когда присутствие сотрудника на рабочем месте в ноябре будет крайне важным. Либо в первый же день ноябрьского отпуска отозвать работника (с его согласия) с последующим перенесением отдыха на декабрь. Это очень хлопотно: потребуется оформлять дополнительные документы, пересчитывать отпускные (при схеме с отзывом). И, конечно, данный вариант строится «на честном слове»: у работника нет гарантий, что отпуск действительно переместят, а у работодателя – что работник не передумает.
2. Второй вариант – в нарушение норм изначально запланировать отпуск за рамками рабочего года. И здесь возможны еще два варианта развития событий:
-
оптимистичный прогноз. Все пройдет по плану, работник без проблем отгуляет отпуск и в декабре 2025 года, когда истечет годовой срок давности привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, можно будет вздохнуть спокойно. Или у работодателя в 2024–2025 гг. все же случится проверка ГИТ, но нарушение не заметят (например, будут прицельно проверять документы по другому работнику);
-
пессимистичный прогноз. Инспектор ГИТ выявит нарушение. Здесь есть шанс отделаться предупреждением, но может быть и штраф.
Работодатель по просьбе работника перенес часть отпуска за рамки его рабочего года. Организация только в кассационном суде смогла «отбиться» от штрафа в 30 000 руб. Суд указал, что допущенное работодателем нарушение носило формальный характер, не повлекло существенных нарушений трудовых прав работника, было совершено по обоюдному соглашению сторон, тяжких последствий из-за него не наступило и по своей сути оно являлось малозначительным. Производство по делу было прекращено (постановление Первого кассационного суда общей юрисдикции от 02.12.2022 по делу № 16-7680/2022).
В приведенном примере из судебной практики отпуск был запланирован в графике правильно, а перенесли его позже по заявлению работника – с нарушением. Но направление мыслей трудинспекции и некоторых судей понятно: не стоит нарушать закон даже в интересах работника по его же горячему желанию. Если вы готовы осознанно пойти на риск и поставить отпуск сотруднику в графике после окончания его рабочего года, то в обязательном порядке получите от него письменное заявление. Это не сделает выход отпуска за рамки рабочего года легальным, но, возможно, смягчит наказание.
Кадровому специалисту, со своей стороны, тоже стоит подстраховаться: составить служебную записку о возможных последствиях и получить резолюцию руководителя о порядке действий. График отпусков, конечно, утверждает руководитель организации (или это делается издаваемым им приказом). Но у данного документа есть автор-составитель, чья подпись стоит в конце графика. Соблюдение норм трудового законодательства при планировании отпусков – это, конечно, зона ответственности кадровика. Однако при наличии письменных указаний от руководителя ему будет сложнее сделать вас виновным.