• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2012
  • Рубрика Оформление документов

Увольнение отсутствующего работника

  • Рейтинг 4.71
  • 27 комментариев
  • 74235 просмотров
Сотрудник не вышел на работу и не сообщил о причинах своего отсутствия. После новогодних праздников это не самая редкая ситуация. С «потерявшимися» сотрудниками рано или поздно сталкивается практически любой работодатель. Как искать «пропажу» и как это документировать? Что можно предусмотрительно вписать в трудовой договор? Как оформить увольнение не явившегося в офис сотрудника? Что делать с его зарплатой и трудовой книжкой?


А есть ли проблема?

Прежде всего необходимо понимать, что у работника могут быть уважительные причины отсутствия либо причины, которые суд может счесть таковыми. Безусловно уважительной причиной является болезнь работника, но перечень этим не исчерпывается. Суд может счесть уважительной и болезнь близких родственников вашего сотрудника, и необходимость дождаться сантехника при прорыве трубы в квартире. Таких причин может быть множество, и предсказать, как их оценит суд, заранее невозможно.

С другой стороны, любое незапланированное отсутствие работника – это серьезные проблемы для работодателя, необходимо искать замену, сдвигать графики смен, оплачивать сверхурочные. Все это делает понятным раздражение, которое такое отсутствие вызывает.

Во всех случаях необходимо подходить к данной проблеме взвешенно и осторожно, тем более что любой опытный руководитель или сотрудник кадровой службы всегда сможет выделить сотрудников, находящихся «в зоне риска» – тех, чье отсутствие чаще вызывается неуважительными причинами. К таким традиционно относятся сотрудники, только принятые на работу и не прошедшие испытательный срок, особенно из числа молодых специалистов-выпускников. Несмотря на упрощенный порядок увольнения на испытательном сроке, многие из них просто не хотят обременять себя необходимостью объяснений с работодателем. К этой же категории относятся одинокие мужчины, разменявшие четвертый десяток и испытывающие тягу к горячительным напиткам или азартным играм. Среди данной категории распространены так называемые «запои», после которых работник частенько не хочет выходить на работу вообще. Еще одной категорией риска являются иногородние или иностранные граждане, что называется, «на заработках». Причем если россияне еще хоть как-то заинтересованы в соблюдении процедуры увольнения, получить ту же трудовую книжку, например, то иностранцев вообще ничего не удерживает. Вместе с тем если «пропадает» молодая мама маленького ребенка, почти наверняка причина отсутствия будет уважительной и работодателю предоставят больничный лист. Поэтому в ситуации, когда работник неожиданно не вышел на работу, нужно быть достаточно осторожным и взвешенным в решениях. Причем во многих случаях ситуация требует не столько правового или бюрократического сопровождения, сколько элементарного человеческого общения.

Пока причина отсутствия не выяснена

Итак, работник пропал. Что делать в этой ситуации работодателю? С формальной точки зрения отсутствие на работе более 4 часов без уважительных причин – это прогул. Но нужно понимать, что узнать о наличии или отсутствии уважительной причины работодатель сможет только от самого работника или компетентных государственных органов и выполнив определенную процедуру. До того, как работодатель узнает об обстоятельствах отсутствия, работник для него отсутствует по невыясненной причине.

Необходимо помнить, что отсутствие работника в этом случае не сказывается на прямых расходах работодателя. Оплата труда осуществляется только за фактически отработанное время. Учет рабочего времени осуществляется по Табелю (унифицированной форме № Т-12). Данная форма предусматривает специальную кодировку «НН» – неявка работника по невыясненным обстоятельствам. Этот код проставляется до момента выяснения обстоятельств отсутствия. Итак, дни, когда работник отсутствовал на рабочем месте и при этом не сообщил работодателю причины отсутствия, обозначаются данным кодом в табелях учета рабочего времени и оплате не подлежат. При этом прекращение начисления заработной платы в данном случае не является приостановлением выплаты заработной платы в понимании трудового законодательства. После получения оправдательных документов, объяснительной работника или составления акта об отказе от объяснений данные дни:

  • либо считаются прогулом и не оплачиваются,
  • либо производится оплата в зависимости от основания отсутствия на рабочем месте.

Таким образом, при надлежащем учете работодатель даже теоретически не может выплатить лишнее.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Приказ Росстата от 12.11.2008 № 278 «Об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения: № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», № П-5(м) «Основные сведения о деятельности организации»

В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Исходя из этого, в списочную численность целыми единицами включаются, в частности, работники:

в) не явившиеся на работу по болезни (в течение всего периода болезни до возвращения на работу в соответствии с листками нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности);

г) не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;

ш) совершившие прогулы;

щ) находившиеся под следствием до решения суда.

Таким образом, практически во всех случаях отсутствия как по уважительным, так и по неуважительным причинам работники увеличивают среднесписочную численность организации.

В некоторых случаях это может быть критично. Так, в соответствии с п. 3 ст. 80 НК РФ «налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел, представляют налоговые декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде».

Еще более серьезным является ограничение, установленное подп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ: «Не вправе применять упрощенную систему налогообложения: организации и индивидуальные предприниматели, средняя численность работников которых за налоговый (отчетный) период, определяемая в порядке, устанавливаемом федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области статистики, превышает 100 человек».

Поэтому работодатель часто бывает весьма заинтересован в избавлении от подобного «балласта» – когда на бумаге человек есть, а в реальности он отсутствует. Однако если среднесписочная численность для работодателя не принципиальна, то основная сложность только в том, что работать некому. А ее можно решить многими способами:

  • Если работа не требует высокой квалификации, нетрудно найти сотрудника на временную работу. Статья 59 ТК РФ прямо указывает, что базовым основанием заключения срочных трудовых договоров как раз и является замещение временно отсутствующих работников.
  • Можно перераспределить работу внутри структурного подразделения или назначить кого-то из сотрудников в порядке внутреннего совместительства.
  • Вариантов множество, вплоть до того, что можно ввести еще одну штатную единицу и принять на нее сотрудника.

Пути решения проблемы напрямую зависят от обстоятельств «пропажи».

Попытка обязать работника известить работодателя

Первое, что необходимо, так это выяснить, нет ли у работника уважительных причин для отсутствия. Надо четко понимать, что в этой ситуации инициатива всегда должна исходить от работодателя.

В соответствии с действующим законодательством работник не обязан заранее сообщать о своем отсутствии, и это логично, ведь причина может возникнуть неожиданно (страшная в своей банальности ситуация – человек попал в ДТП и лежит в реанимации). В этой связи необходимо остановиться на рекомендациях некоторых юристов о «фиксации в трудовых договорах и локальных нормативных актах обязанности заблаговременно сообщать работодателю о причинах отсутствия на рабочем месте с указанием должностных лиц, которым необходимо адресовать соответствующее извещение». Более того, некоторые работодатели заходят еще дальше, включая в трудовой договор требование о том, что если работник не может это сделать сам, он обязан попросить об этом кого-то из своих родных или знакомых. Приходилось встречать в трудовых договорах пассажи вроде этого:

Пример 1

Фрагмент трудового договора с условием о необходимости информирования работодателя. Это ошибочная практика!

СвернутьПоказать

7.2. Работник обязан сообщить о причинах своего отсутствия на рабочем месте лично или по телефону. В случае если он не может этого сделать сам, он обязан попросить кого-то из своих знакомых или родственников сделать сообщение за него. Работник обязан сообщить как причину своего отсутствия, так и предполагаемую продолжительность.

Абсурдность данного требования видна уже в первом предложении. Если работник отсутствует, то есть не явился на работу, чтобы выполнять свои обязанности, то как он может явиться «лично», чтобы сообщить об этом? Подобная практика не имеет законных оснований, и включение в трудовой договор подобных положений никак не повлияет на суд, когда он будет оценивать причины отсутствия сотрудника на его рабочем месте или соблюдение процедуры увольнения. Более того, несоблюдение требования трудового договора об извещении работодателя само по себе не может служить основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности, поскольку, устанавливая данное требование, работодатель выходит за пределы своей компетенции, той самой «хозяйской власти», которую он имеет над работников в его рабочее время. Нужно понимать, что вне этого времени работник не обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка или требования трудового договора1. Стоит заметить, что и доказывать на практике выполнение или невыполнение подобных требований чрезвычайно сложно. Заявление работника в стиле: «Я звонил мастеру, он был в курсе», опровергнутое мастером в стиле: «Он мне не звонил» с последующим переходом на личности и использованием отдельных особо острых выражений русского языка не вызовет у судьи ничего, кроме раздражения от перебранки и желания вызвать пристава. Поэтому наличие в трудовом договоре подобных оговорок с высокой долей вероятности никак не повлияет на мнение суда о законности или незаконности увольнения. Конечно, мы в данном случае говорим только о вероятности этого, поскольку учесть все аспекты индивидуального судебного разбирательства невозможно, так же как невозможно определить ни квалификацию судьи, ни его внутренние убеждения до начала процесса.

Вместе с тем, несмотря на полное отсутствие законодательной базы под включением в трудовой договор подобных положений, их наличие может дисциплинировать сотрудника, помогая избегать лишних конфликтов. А в некоторых случаях и создать у судьи определенное впечатление об одной из сторон, а личные симпатии в судебном процессе, несмотря на равенство его сторон и состязательность, еще никто не отменял. Поэтому в трудовой договор можно включать подобные предложения в качестве рекомендаций, а не обязанностей работника.

Пример 2

Более корректная формулировка в трудовом договоре о желательности извещения работодателя работником

СвернутьПоказать

7.2. В случае болезни или отсутствия по иной причине сотруднику рекомендуется ставить в известность своего непосредственного руководителя или руководителя отдела кадров, сообщая предполагаемое время отсутствия. Если работник лишен этой возможности, он может передать данное сообщение через третьих лиц.

Работника нужно найти!

Если работник не сообщает о причинах отсутствия и при этом не находится на рабочем месте, то существуют два пути действий для работодателя:

  • «Правильный» с формальной точки зрения и
  • наиболее часто применяемый на практике.

Правильной является немедленная фиксация факта отсутствия работника. Это может быть сделано с помощью докладной записки руководителя подразделения на имя вышестоящего руководителя с последующим составлением акта или с приложением докладной или служебной записки2 начальника смены, обеспечивающей пропускной режим организации, что данный сотрудник не проходил через проходную организации. На этот документ накладывается виза руководителя: «разобраться и доложить».

Пример 3

Докладная записка

СвернутьПоказать
Визирование докладной записки

Второй более часто встречающийся способ – это устное сообщение руководителю о факте прогула с таким же устным распоряжением выяснить причины отсутствия. Чем чревато отсутствие бюрократического подхода к фиксации действий работодателя? Прежде всего тем, что если позже будет принято решение об увольнении работника «по статье», все эти документы надо будет составлять, но уже «задним числом». Такая «фальсификация» частенько приводит к ошибкам в документах, которые могут стать фатальными при решении спора в суде.

Далее нужно попытаться выяснить причины отсутствия работника. В наш век всеобщей телефонизации сложно найти сотрудника, не имеющего мобильного телефона, а то и двух. Практически у каждого дома есть еще и стационарные телефонные точки. У многих есть электронная почта, установлены мессенджеры (службы мгновенного обмена сообщениями, такие, как Skype, ICQ, MSN Messenger). Многие общаются в социальных сетях. По любому из этих каналов представитель работодателя может попытаться найти человека не выходя из своего офиса. В 5 случаях из 6 после звонка отсутствующему работнику ситуация разрешается. «Пропавший» сообщает, что лежит дома с температурой, или помогает переехать в другую квартиру другу, или переводит бабушку через дорогу и обещает быть на работе через пару дней и дать все объяснения в письменной форме. Чаще всего так и происходит, и уже затем, в зависимости от достоверности объяснений, работодатель решает, применять ли к сотруднику дисциплинарные санкции.

Работник ушел «в отказ»

Однако бывают достаточно редкие случаи, когда работник заявляет: «Я уволился, а документы мне не нужны» или его телефон оказывается недоступен. Если с первым случаем все более-менее понятно – где работник, известно, воля на расторжение трудового договора им четко выражена (часто в нецензурной форме), то во втором потребуется более детальное расследование.

Да, мы еще раз напоминаем, что работодатель не вправе беспокоить работника вне его рабочего места какими-либо требованиями. Любая власть работодателя над работником заканчивается за пределами проходной организации и ограничена временем работы сотрудника. Но ведь всегда можно попросить кого-то из его знакомых или из своих сотрудников (например, из службы безопасности) доехать до дома пропавшего для выяснения причин его отсутствия. Более того, подобное внимание может не только прояснить ситуацию, но и при надлежащей подготовке способствовать мотивации как пропавшего сотрудника, так и всего коллектива. Ведь именно такие мероприятия показывают работнику солидарность коллектива и заботу со стороны руководства о его нуждах. Необходимо понимать, что действия такого рода находятся вне правового поля трудового законодательства, но именно они помогают оценить и снизить вероятность рисков последующих судебных разбирательств.

Именно для подобных случаев необходимо четко следить за актуальностью контактной информации в личных карточках работников и своевременным ее обновлением. Можно также рекомендовать включать в трудовой договор не только адрес, по которому работник «зарегистрирован», но и реальный адрес его проживания. В качестве рекомендации для работника можно включать и предложение о доведении работником до работодателя нового адреса проживания при переезде на другое место. Но нужно понимать, что наказать сотрудника за непредоставление подобной информации практически невозможно и данное положение договора может быть использовано только как способ морального воздействия на сотрудника.

Допустим, ситуация выяснилась, уважительных причин нет и работник не хочет возвращаться на рабочее место. У работодателя здесь два пути:

  • первый – оформление дисциплинарного взыскания за прогул;
  • второй – попытаться решить дело без обострения ситуации. Избежать этого можно. Достаточно убедить работника оформить свое желание на прекращение трудового договора, подписав заявление об увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон, а также заявление об отправке трудовой книжки по почте. Впрочем, без заявления о направлении трудовой книжки по почте работодатель может обойтись, если сразу после получения заявления об увольнении направит работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. Все это позволит обойтись без присутствия сотрудника в офисе работодателя и сведет риск возникновения судебного спора почти к нулю.

Если же все не удалось решить миром или работник так и не найден, ситуация значительно обостряется. Увольнение за прогул, предусмотренное подп. «а» п. 6 ст. 81 Трудового кодекса РФ, является мерой дисциплинарной ответственности. Соблюсти же установленную законом процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности в отсутствии работника фактически невозможно!

Подробно о процедуре увольнения за прогул с примерами оформления всех необходимых документов читайте статью "Опоздание на работу: документальное оформление и меры воздействия" в № 4'2009, а также её продолжение в № 5`2009 и в № 6`2009 журнала. Кстати, за прогул совсем не обязательно увольнять, возможны и иные меры воздействия, о них тоже рассказано в статье Марии Смольяниновой

«Законно» уволить невозможно…

Согласно ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работнику дается 2 рабочих дня на подготовку такого объяснения.

Если по истечении 2 рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Однако если работник отсутствует, у него невозможно потребовать каких-либо объяснений. При этом надо понимать, что составление каких-либо актов в этой ситуации никак не может помочь. Предоставление объяснительной – это, по сути, составная часть права работника на защиту его законных интересов. А если у сотрудника такая объяснительная не запрашивалась, значит, право было нарушено. Фиксировать нарушение этого права актом малоэффективно. Ведь налицо отсутствие доказательств, подтверждающих предложение работнику дать объяснение (подпись работника с проставлением даты, акт об отказе расписаться и т.п.).

Отдельные авторы рекомендуют направлять по почте требования о предоставлении объяснений по факту отсутствия работника, считая это достаточным для издания приказа о привлечении работника к дисциплинарной ответственности:

  • Направляйте «уведомление (по следующим адресам: регистрации по месту жительства; известному организации месту проживания работника и т.п.), в уведомлении следует указать срок, в течение которого объяснения должны быть предоставлены. Указанный срок должен быть определен таким образом, чтобы работник имел реальную возможность явиться к работодателю для дачи объяснений». При этом настоятельно рекомендуется отправлять такое требование «заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения».
  • «Направляйте работнику телеграмму с уведомлением о вручении, а также с обязательным получением на телеграфе заверенной копии».

Рассмотрим критически данные рекомендации. Возможность направления подобных уведомлений авторы таких рекомендаций обосновывают отсутствием в действующем законодательстве запрета на их вручение лично. При этом во внимание не принимается простая истина – действующее трудовое законодательство регулирует только трудовые отношения. То есть те отношения, которые возникают в процессе осуществления трудовой функции работником. Стороны данных отношений наделены определенными правами и ограничены определенными обязанностями. Они ограничены в своих действиях пределами данных отношений. Работник находится в правовом поле только в рабочее время и на рабочем месте либо в ситуациях, приравненных законодателем к таковым (командировка например), и обязанности его существуют только с учетом данных ограничений. Поэтому требовать что бы то ни было от сотрудника работодатель может только в это время.

Конечно, никто не запрещает одному лицу, в данном случае юридическому, направлять корреспонденцию в адрес другого лица, даже состоящего с ним в трудовых отношениях.

Работник может ответить на данное письмо или нет, и его ответ может рассматриваться как выражение его воли на продолжение или прекращение трудовых отношений. Однако нужно четко понимать, что с точки зрения теории трудового законодательства оставленные без ответа запросы работодателя о предоставлении объяснений по почте или в телеграмме не влекут никаких последствий и не могут быть положены в основу каких-либо действий работодателя.

Безусловно правильным из всех вышеизложенных советов является только один – если уж вы пишите работнику, то позаботьтесь о наличии подтверждения того, что было в письме, и того, что ваше отправление было получено.

Возможный вариант оформления послания потерявшемуся сотруднику показан в Примере 4.

Пример 4

Уведомление отсутствующего работника, которое можно направить по почте

СвернутьПоказать
уведомление отсутствующего работника
Приложение 1
СвернутьПоказать
заявление на увольнение
Приложение 2
СвернутьПоказать
заявление о предоставлении трудовой книжки
Приложение 3
СвернутьПоказать
заявление о предоставлении расчета

… но очень хочется

Вместе с тем такие письма небесполезны. Их можно рассматривать в контексте мероприятий работодателя по поиску и выяснению причин отсутствия сотрудника на рабочем месте. Если такие мероприятия привели к тому, что работник откликнулся, значит, получен главный результат, необходимый для разрешения затруднений работодателя. Получение необходимых документов от сотрудника становится вопросом умения вести переговоры и времени. Поэтому, если работника не удалось найти по телефону, электронной почте, в одноклассниках, твиттере и т.п., можно направить мягкое пожелание получить разъяснения и по почте, и телеграммой. Но это будет именно пожелание, а не распорядительный акт работодателя.

Причем все действия по поиску работника работодателю желательно фиксировать. Если с почтовыми отправлением все понятно, то с остальными способами могут возникнуть сложности. Поэтому где только можно сообщения, отправленные работнику, надо регистрировать в журналах исходящей корреспонденции, а где нельзя, в силу природы отправления, составлять акты и обмениваться служебными записками между сотрудниками. Например:

  • вместо размещения текста запроса в теле электронного письма можно вложить сканированную копию зарегистрированного в журнале исходящего уведомления с подписью руководителя;
  • можно и нужно составить акт об отправке письма в социальной сети с распечаткой изображения экрана и заверением его подписью полномочного лица организации с проставлением даты;
  • можно отправить сообщение тому сотруднику, который зарегистрирован в социальной сети как друг «пропажи», и получить подтверждение получения этого сообщения.

Большинство этих «документов» не имеет никаких правовых последствий, но, так же как и почтовые уведомления, помогут создать впечатление добросовестности поведения работодателя, если спор дойдет до суда.

Пример 5

Подтвердить актом все, что только можно

СвернутьПоказать
акт о направлении сообщения через социальную сеть

Во всех случаях необходимо четко понимать, что отсутствие объяснения работника либо отсутствие акта составленного на рабочем месте непосредственно после отказа работника предоставить такие объяснения означает существенное нарушение порядка привлечения работника к дисциплинарной ответственности. При прочих равных условиях подобное нарушение дисциплины с практически 100-процентной вероятностью должно привести к восстановлению сотрудника в должности, с оплатой вынужденного прогула и выплатой компенсации морального вреда. Необходимо четко понимать, что обойти это законодательное ограничение невозможно. На вопрос, можно ли уволить отсутствующего работника, место нахождения которого неизвестно и от которого не получены объяснения по факту отсутствия на рабочем месте, ответ однозначен – нет, без нарушения действующего трудового законодательства это невозможно. Вместе с тем в этом случае, как и во многих других, действует принцип: когда нельзя, но очень хочется… отсутствующих работников увольняли и продолжают увольнять.

Причем необходимо заметить, что в большинстве случаев никаких последствий для работодателя это не несет, если работник не пойдет в суд. А в подобные истории часто попадают люди из «группы риска», которые в принципе никогда и никуда обращаться не будут, поскольку причины их отсутствия однозначно неуважительны не только с точки зрения работодателя или суда, но и с их собственной точки зрения. Однако встречаются и ситуации, когда опрометчивые действия работодателя, желающего избавиться от неугодного или неудобного работника, доводят до судебных разбирательств. Поэтому ситуации с «пропавшими без вести» требуют внимательного изучения и индивидуального подхода. Оказавшись на месте работодателя, нельзя делать резких движений. Нужен общий анализ ситуации, включая личность отсутствующего работника, периодичность его обращения за медицинской помощью, наличие у него больных родственников или маленьких детей, общее отношение к работе, наличие благодарностей и взысканий, длительность отсутствия и многое другое. В принципе, компетентные сотрудники работодателя всегда в состоянии спрогнозировать вероятность возникновения конфликта и даже направление его развития. Всегда нужно помнить, что лучший способ уволить работника – это расстаться с ним «по соглашению сторон» или «по собственному желанию работника».

Технически процесс увольнения в данной ситуации выглядит аналогично процессу увольнения работника за прогул, т.е. по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Приказ отличается от «обычного» для данной ситуации только «подложкой» обосновывающих документов, прежде всего – отсутствием объяснений работника и заменой акта об отказе дать объяснения, актом о невозможности получить объяснения работника. Еще в данном приказе не будет подписи работника об ознакомлении с ним. См. образцы приказа и акта в Примерах 6 и 7.

Пример 6

Приказ об увольнении отсутствующего работника

СвернутьПоказать
Приказ об увольнении отсутствующего работника
Пример 7

Акт о невозможности получить объяснения работника

СвернутьПоказать
Акт о невозможности получить объяснения работника

Если уж работодатель сознательно идет на нарушение процедуры увольнения, необходимо свести нарушения трудового законодательства к минимуму. Кадровые документы должны быть составлены безупречно, уведомление о необходимости явиться в организацию за трудовой книжкой должно быть отправлено своевременно, каждое движение запротоколировано, на каждое действие составлен акт. И, естественно, нужно быть готовым к возможному обострению ситуации и судебным разбирательствам.

Отдельно в данной ситуации стоит вопрос о трудовой книжке работника. В соответствии с действующим законодательством работодатель обязан выдать ее в последний рабочий день сотрудника. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Неполученные работниками при их увольнении трудовые книжки хранятся в течение 2 лет в кадровой службе, а затем передаются на хранение в архив организации (в соответствии с п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей). Общий срок хранения невостребованных трудовых книжек – 75 лет (по «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 2010 года).

Смерть – «уважительная» причина

Все люди смертны, и встречаются ситуации, когда объяснения причины отсутствия работника дают скорбящие родственники. Как быть в этом случае? Прекращение трудового договора в связи со смертью работника – это особый случай, законодатель предусмотрел его в п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Прекращение трудового договора в этом случае происходит вне зависимости от воли сторон, но это не отменяет необходимости надлежащего оформления документов.

Основанием издания приказа о прекращении трудового договора в этом случае выступает свидетельство о смерти по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 06.07.1998 № 709 «О мерах по реализации Федерального закона «Об актах гражданского состояния». Без данного документа оформление прекращения трудового договора некорректно. Стоит заметить, что в большинстве случаев проблем с его получением не возникает. Как правило, копию свидетельства предоставляет кто-то из ближайших родственников с целью получить расчет за умершего. Ведь в соответствии со ст. 141 ТК РФ заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на его иждивении на день смерти. Выдача заработной платы должна производиться не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов. Как видно из данной нормы, родственнику должны быть выплачены все те суммы, которые получил бы сам работник при прекращении трудового договора.

Для получения денежных средств родственник умершего должен предоставить работодателю:

  • письменное заявление о выплате причитающихся работнику сумм;
  • копию свидетельства о смерти работника;
  • документ, удостоверяющий личность родственника – получателя денег;
  • документ, подтверждающий факт родства с работником.

Документы предоставляются в виде нотариально заверенных копий или в оригиналах. В последнем случае для целей кадрового делопроизводства с них необходимо снять копии и заверить полномочным лицом организации.

Пример 8

Заявление на получение денег, причитающихся умершему работнику

СвернутьПоказать
Заявление на получение денег, причитающихся умершему работнику
Пример 9

Заявление о получении денег, причитающихся умершему работнику

СвернутьПоказать
Заявление о получении денег, причитающихся умершему работнику

Днем увольнения в этой ситуации является дата смерти работника, указанная в свидетельстве о смерти. Этой же датой должны прекращаться трудовые отношения с работником и в том случае, если он умер в выходной или праздничный день.

Приказ о прекращении трудового договора составляется по стандартной форме № Т-8. В качестве документа, на основании которого издается приказ, указывается свидетельство о смерти с номером и датой. Строка «с приказом ознакомлен» остается в данном случае незаполненной, знакомить с данным приказом родственников законодательство не требует.

Запись в трудовую книжку в данном случае вносится в общем порядке с проставлением подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печати организации. Естественно, подпись работника либо его родственника в трудовой книжке в данном случае отсутствует. Трудовую книжку выдают родственнику под расписку либо высылают ему по почте по его письменному заявлению.

Стоит заметить, что сама расписка является подтверждением факта передачи трудовой книжки родственнику покойного, и ее достаточно для соблюдения необходимых формальностей (она составляется в свободной форме, см. Пример 8). П. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек именно ее указывает в качестве единственного необходимого в данном случае документа. Вместе с тем достаточно часто возникает вопрос, как быть с журналом учета трудовых книжек? Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которым введена форма данного журнала, какой-либо информации на этот счет не содержит. Но сама логика данного документа указывает, что каждая трудовая книжка должна сопровождаться соответствующей отметкой как «на входе», так и «на выходе». Мы видим два варианта:

  • первый: подпись ставится родственником умершего, причем рядом с его подписью ставится соответствующая расшифровка, например, «родственник умершего сотрудника Китова П.П.»;
  • второй вариант: проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, опять же с соответствующей отметкой: «выдана Китовой М.И. как родственнице умершего сотрудника по расписке от 12.01.2012».

В отсутствии однозначного правового регулирования оба варианта равноценны. Однако более удобным для работодателя, на наш взгляд, является первый, просто в силу того, что если расписка будет утрачена в процессе хранения, то остается еще одна собственноручная подпись родственника, подтверждающая факт выдачи ему трудовой книжки умершего.

Хранение трудовых книжек, не востребованных родственниками умерших, осуществляется в том же порядке, что и для невостребованных трудовых книжек уволенных сотрудников, то есть в течение 75 лет с момента прекращения трудового договора.


Сноски

СвернутьПоказать
  1. Из этого правила есть отдельные исключения, например, требования о соблюдении коммерческой тайны не ограничиваются рабочим временем, но это происходит в силу прямого указания закона и вытекает из самой природы данных отношений. Вернуться назад

  2. Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство и «направляется» снизу вверх.
    Служебная записка получила широкое распространение в деловом обороте, хотя такой документ в ОКУД не значится. В отличие от докладной записки, она обеспечивает информирование на горизонтальном уровне – между равнозначными субъектами управления (например, когда начальник службы ДОУ информирует начальника IT-службы). Вернуться назад

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  14 голосов

27 комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Анонимный гость, 12 января 2012 08:53

И эта ситуация есть!!!!

+2

Ответить
Наталья, 20 марта 2012 15:27

Мой работодатель хочет уволить, причина сижу с ребенком на больничном почти месяц, мое руководства было в курсе ( диагноз пневмония ) обо всех действиях больничного листа были все в курсе
Что мне делать в токай ситуации подскажите

+2

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Анонимный гость, 25 марта 2012 13:38

Посылай всех "в сад". Уволить не имеют права вооообще никак.
Лично я, когда увольнялась из одной компании (хотели снизить з\п на 70!%), то из-за вредности просидела на больничных 10 месяцев в подряд. И весь этот период работодатель оплачивал мне этот 100%-й больничный (считай та же з\п - минус немного врачам, но зато не работаешь).

А в твоей ситуации, скорее всего тебе работать там не дадут (правдой и не правдой - выживут). Так что, задумайся. Будут вопросы - пиши, может что и посоветую.

-6

Ответить
Анонимный гость, 25 марта 2012 13:27

Изумительный сайт! Настолько все грамотно, и главное - доступно, с примерами заполнения.
Спасибо!!!
Обязательно добавлю сайт в закладки.

+5

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Наталия, 3 марта 2017 14:45

Безобразное оформление приказа об увольнении! Трудовой кодекс не содержит понятия длящегося прогула! Увольняют за однократное грубое нарушение трудовой дисциплины! Кроме того, судебная практика РФ по трудовым спорам и ГИТ будут на стороне уволенного работника, поскольку не получены объяснения о причине прогула.
Интересно посмотреть на работодателя, когда к нему заявится "прогулявший" работник и предоставит листок нетрудоспособности и подаст в суд исковое заявление и жалобу в ГИТ!

+1

Ответить
Анонимный гость, 7 июня 2012 08:23

Здравствуйте! Подскажите как правильно составить просьбу к сотрудникам о том, что им необходимо предупреждать отдел по персоналу о отсутствии на рабочем месте по личным причинам или при выезде на объекты.Дело в том, что у нас Холдинг, офисы разбросаны по городу и все отделы предоставлены сами себе,необходим контроль.Заранее благодарю

-1

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Анонимный гость, 29 января 2014 11:56

может вам локальный акт составить или в трудовом договоре прописать рекомендацию по информированию каким-либо образом на случай отсутствия Что касается отсутствия по личным обстоятельствам, то тут требовать нельзя - может работник по уважительной причине отсутствует (например, в больницу попал) и сообщить не может, т.е.это фактически не рабочее время и не территория организации, тч. работодатель требовать от него в этот период не может. Касательно выезда на объекты - разве у вас это вообще нигде не отмечается, он же не сам, когда захотел куда-то поехал, ему поручение официальное, наверное, дается

+1

Ответить
Ви_точка, 25 июня 2012 13:01

Подскажите пожалуйста что делать. Здесь совершенно не рассмотрена ситуация, когда сотрудник из другого региона (проживание) находится под следствием. Соответственно отвезти домой )) ему запрос возможности нет. И информация у нас неофициальная. По звонку выяснили. Как быть? Ведь ему могут дать срок, а мы даже будем не в курсе, а могут оправдать и тогда он имеет право выйти на работу.

+1

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Аноним, 28 января 2014 12:53

тоже искал ответ на подобный вопрос, может вам поможет: http://delo-press.ru/questions.php?n=14722

-1

Ответить
Наталия, 28 июня 2012 21:48

Подскажите, что делать, если сотрудник оформлен в филиале в другом регионе,по трудовому договору работает на дому. На самом деле работу не выполняет. Филиал сейчас закрываем и письменно сотрудника пытались уведомить, но он не забирает уведомления и не открывает дверь. Вообщем, делает все, чтобы не получить уведомление об увольнении. Мы перестали выплачивать зарплату, а сотрудник на организацию подал в суд за не выплату заработной платы.Как уволить такого сотрудника, если он всячески этому препятствует?

+1

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Анонимный гость, 25 октября 2012 15:17

Есть такое изобретение, как телеграмма. Пробовали уведомлять с помощью телеграммы

-1

Ответить
Gulnara, 18 октября 2012 11:48

У мужа такая ситуация. Нашел новую работу, заранее не уволившись. Решил сперва взять 2 недели за счет отпуска - начальник не дал. Решил взять отпуск с последующим увольнением - не подписал. Уволился, 2 недели отработки, но одну неделю прогулял(уехал вахтовым методом). Написана на него докладная. В данный момент он в отъезде. Каковы будут последствия, и рассчитают ли ему оставшуюся зарплату? помогите пожалуйста!

-1

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (4 сообщения)
Анонимный гость, 26 января 2013 13:30

Я бы уволила его за прогул.И это было бы правильно Он сам себе испортил трудовую книжку.

+3

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (3 сообщения)
Анонимный гость, 1 февраля 2013 10:56

Здравствуйте!Извините за вторжение,скажите-могу ли я (ИП) уволить задним числом работника.Работник-мой супруг.Он нашел другую работу,а ИП я только собираюсь закрывать(давно нет доходов)по моему виду деятельности.Но уволить мне его надо тем месяцем.которым и устроен.

-1

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (2 сообщения)
Гость, 28 января 2014 12:46

С юридической точки зрения ничего задним числом делать нельзя. Но если вы сами все документы оформите (приказ, запись в трудовой), то никто и не узнает, если, конечно, в трудовую уже не внесли запись по новому месту работы без записи про увольнение в предыдущей.

+1

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Анонимный гость, 29 января 2014 11:50

а отчисления в фонды?

+0

Ответить
Светлана, 19 марта 2013 18:29

У меня умер брат, пролежавший в больнице 3 (три недели). До того, как он заболел, он работал. Положен ли ему больничный лист за время, проведенное в больнице, то есть со дня поступления в больницу и до его смерти? Если да, то на основании какой нормы законодательства РФ?

+0

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
гость, 28 января 2014 13:12

Положен. Как правило листок нетрудоспособности выдается по желанию гражданина в день обращения либо в день закрытия листка нетрудоспособности. Если он оформлен для назначения и выплаты пособия, то выдается, как правило, гражданину в день его закрытия. Но здесь имеется ввиду гражданин, являющийся пациентом. Смотрите приказ Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н "Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности".
Но в этом же документе имеется порядок заполнения граф в случае смерти пациента. Следовательно и в данном случае листок нетрудоспособности оформляется.

+0

Ответить
Анонимный гость, 11 апреля 2013 12:37

Здраствуйте! Я работаю в школе учителем. Подсчитав свои отгулы (24 дня) хотела уволиться после отпуска. Заявление на отпуск написала с 8 .06 13 г. Директор школы заявление подписала согласно графику с 24 .06.13г. Как мне воспользоватся с моими отгулами если мне их не предоставляют?

+0

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Ника, 28 января 2014 12:38

По письменному заявлению неиспользованные отпуска могут быть предоставлены работнику с его последующим увольнением (кроме увольнения за виновные действия). Необходимо обратить внимание на слово "могут", т.е. работодатель может и отказать работнику в предоставлении такого отпуска. Тогда при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за неиспользованный отпуск.
По общему правилу отпуск предоставляется в соответствии с графиком, который является обязательным и для работодателя и для работника.
Т.е., если с работодателем договориться не удалось, вы либо идете в отпуск по графику, а потом увольняетесь, либо увольняетесь, когда хотите (с учетом 2 недельной отработки) и получаете компенсацию за неотгуленные дни.

+0

Ответить
Анонимный гость, 28 января 2014 07:51

Бред, полный! ни в коем случае не рекомендую отправлять работнику шаблон заявления на увольнение: при увольнении по собственному желанию должно присутствовать волеизъявление работника, а не понуждение к этому работодателя

+3

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Марина, 28 января 2014 12:17

А причем тут принуждение? Сам факт того, что работник проставляет свою подпись и дату свидетельствует о его желании уволиться, за него этого никто не сделает. Об этом в примере и говорится - смотрите внимательнее. А форма составления заявления нигде не закреплена, так что составление его шаблона допустимо.

+0

Ответить
Анонимный гость, 30 октября 2015 15:01

Добрый день! ситуация следующая: сотрудник очень долго отсутствовал , на письма и звонки не отвечал - составили акты, докладные (вообщем, все как положено), уволили за прогогулы. Через некоторое время выясняется, что этот сотрудник умер, причем раньше, чем его уволили. Получается его незаконно уволили? И что делать в такой ситуации?

+0

Ответить
Ялта, 19 сентября 2016 13:34

Добрый день, помогите не ошибиться. Ситуация следующая: есть два безвизовых работника с патентами, которые взяли отпуск за свой счет и уехали домой в Украину (это известно со слов их сослуживцев), в назначенный срок на работу они не вернулись до сих пор. И связи с ними нет. В виду того что мы находимся в Крыму, то почтовые сообщения (различного рода уведомления) отправлять нет возможности. Проверяем каждый день на сайте ФМС действительность их патентов - патенты действительны. Т. е. уволить их по причине недействительных документов мы не можем, единственное чего у нас нет так это копий последних платежек, которые должны предоставляться на предприятие. Как правильно их уволить?

+0

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (2 сообщения)
Администратор, 22 сентября 2016 18:37

Мы не оставляем без внимания вопросы наших читателей и стараемся найти для них оптимальные решения.
За ответом на этот вопрос мы обратились к специалисту по трудовому праву и уже направили автору вопроса подробный ответ на него.
А поскольку самые интересные ответы мы публикуем в наших журналах, остальные читатели смогут увидеть его в № 11, 2016 журнала "Кадровая служба и управление персоналом предприятия".

+0

Ответить
Администратор, 31 октября 2016 21:46

Ответ на Ваш вопрос см. здесь

+0

Ответить
Ольга, 11 ноября 2016 13:49

Здравствуйте! Я отсутствовала на работе, но с напарницей договорилась, что она выйдет за меня на работу. Теперь хозяйка требует от меня обьяснительную, почему я отсутствовала на работе. И еще ранее было составленно зачвление на отпуск, но я не ходила, а отпускные получила.

+0

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.