Даем необходимый ликбез по составу сведений об организации на бланке письма. Как правильно написать юридический и почтовый адреса, телефон и факс, сайт и электронную почту, идентификационные коды и банковские реквизиты. Что из этого не могут указывать госорганы и органы местного самоуправления. Что предписывают нормативные документы и какая практика сложилась.
Какие сложности с адресом надо учитывать (юридические последствия, порядок элементов адреса, возможные сокращения). Как использовать знаки препинания.
Что сказано в нормативной базе
Бланк письма используется для ведения переписки и включает определенный состав реквизитов. Согласно ГОСТ 7.0.97-2016 об оформлении организационно-распорядительных документов это:
- герб Российской Федерации / субъекта РФ / муниципального образования либо эмблема / товарный знак /знак обслуживания организации;
- наименование организации – автора документа (реже добавляется наименование вышестоящего органа; структурного подразделения или должности лица, ведущего переписку, когда для них изготавливается собственный бланк);
- справочные данные об организации;
- зоны для указания:
- даты и регистрационного номера письма;
- ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа, на который отвечает данное письмо.
Бланк письма может быть с угловым (Пример 2) или продольным (Пример 3) расположением реквизитов, от этого их состав не меняется. Однако мы видим большое разнообразие в том, какие сведения указывают в качестве справочных данных об организации. С этим вопросом и предлагаем разобраться.
Указания ГОСТ Р 7.0.97-2016 на этот счет по смыслу совпадают с содержимым Методических рекомендаций по применению данного ГОСТа. Приведем более подробную формулировку из Методических рекомендаций:
Фрагмент документа
Пункт 4.8 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
4.8. Справочные данные об организации
Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают сведения, необходимые для осуществления информационного обмена:
почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом);
номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
Для всех организаций, кроме органов государственной власти и органов местного самоуправления, также указывается:
код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН);
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
Номер телефона (факса) указывается группами цифр через тире. Код города заключается в скобки: (495) 421-11-65.
Перечень данных, включенных в реквизит, не является исчерпывающим. При оформлении этого реквизита также могут указываться дополнительные сведения (о лицензиях, патентах и др.).
С ними согласуются указания нормативных документов для госорганов, органов местного самоуправления и для государственных организаций:
Фрагмент документа
Пункт 7 Приложения № 3 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199)
7. Справочные данные о государственном органе, органе местного самоуправления
Указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес государственного органа, органа местного самоуправления, номер(а) телефона(ов), факса, официальный адрес электронной почты, сетевой адрес и, при необходимости, другие сведения.
Фрагмент документа
Пункт 2.33 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)
2.33. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
Коды для идентификации организации
Как видите, на бланках писем госорганов и органов местного самоуправления не принято указывать идентифицирующие их коды, а для остальных организаций это имеет смысл, потому что в России много компаний-«тезок» с идентичным именем и даже организационно-правовой формой. Коды позволяют однозначно и быстро отличить таких «близнецов». Хотя указание сразу нескольких кодов может показаться излишним: и ОГРН, и ОКПО, и ИНН (КПП уникальным не является). Некоторые организации на своем бланке указывают еще ОКВЭД – основной вид деятельности по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности.
Пример 1. Поиск организаций по наименованию в ЕГРЮЛ на официальном сайте ФНС России (https://egrul.nalog.ru)
К примеру, организаций с одинаковым наименованием «Пионер» в России нашлось больше тысячи. Здесь также можно искать по уникальным кодам ИНН или ОГРН.
Пример 2. Бланк письма с угловым расположением реквизитов
Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов
Номер телефона
Номер телефона должен включать код города. Перед кодом города или сотового оператора внутри России мы набираем цифру 8 либо +7 при международных звонках и внутри России. Это знают все соотечественники, поэтому в справочных данных такие коды обычно опускают (как в Примере 3). Но при ведении международной переписки важно начинать номер телефона с +7 (как в Примере 1).
Хотя нормативные документы предписывают указывать еще и номер факса, сейчас им пользуются все реже, поэтому он реже стал включаться в бланк письма.
Адрес электронной почты и сайта
А вот по электронной почте переписка, в т.ч. юридически значимая, ведется все активнее. Лучше перед ее указанием ставить «e-mail:».
Адрес сайта сейчас редко начинается с «www.», чаще с «http://», иногда такую «приставку» и вовсе опускают, тогда получается, например, «mts.ru».
Юридический и почтовый адреса
В силу закона организация должна физически находиться по своему адресу, указанному в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), а значит она может получать по нему корреспонденцию. Тогда в документах не стоит «светить» ситуацию, при которой данные адреса различаются (например, юрадрес находится по одной улице, а почтовый – по другой). В данном случае в бланке письма, заключаемых договорах и др. документах почтовый адрес лучше указать:
- в виде абонентского ящика, пусть и по другому индексу – см. «а/я» в Примере 2;
- существует его аналог – ГСП – это городская служебная почта, которая доставляет корреспонденцию крупным организациям. Тогда адрес на бланке письма может быть указан следующим образом: «ул. Басманная, д. 7, Москва, ГСП-1, А-77, 125777».
Мнение эксперта
Сергей Россол, корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»
Проблемы адреса в деятельности юридических лиц в России всегда были актуальны. Во многом это были последствия пересечения нового капиталистического законодательства с пережитками государства рабочих и крестьян. Это касается и проблемы, которая годами мешала регистрировать компании на домашний адрес собственника. Добавим сюда желание обслуживаться в определенной налоговой, вызванное далеко не всегда коррупционными мотивами. В итоге в нашей стране вокруг этого явления сложилась уникальная субкультура и многомиллионный бизнес. Часто это дезорганизует неподготовленного человека. Попробуем пролить немного света на эту практику. Итак, какие формулировки используют для обозначения адреса, которые по смыслу часто пересекаются:
-
место нахождения юридического лица – после долгих лет препирательств, множества судебных и академических споров законодательно признали, что местом нахождения юридического лица является населенный пункт (муниципальное образование), указанный в ЕГРЮЛ в качестве такового;
-
юридический адрес – многие годы бытующее в широких околопредпринимательских кругах название для почтового адреса, указанного в ЕГРЮЛ;
-
адрес юридического лица в пределах места нахождения – официальное наименование адреса, внесенное в ЕГРЮЛ;
-
почтовый адрес – адрес, по которому компания обеспечивает получение почтовой корреспонденции, прием нарочных и курьеров;
-
фактический адрес – место, где физически находится офис компании и связанный с этим местом почтовый адрес.
Данные адреса могут чередоваться в самых разнообразных последовательностях. Однако есть одно непреложное правило. Для налоговой инспекции существует только один адрес – тот, что занесен в ЕГРЮЛ. Любые иные адреса, где бы вы их ни указывали, налоговая может спокойно игнорировать. Более того, в настоящее время ИФНС обладает очень серьезным инструментом для принуждения указывать в ЕГРЮЛ фактический адрес. Она вправе исключить из Единого государственного реестра юридических лиц любую компанию, если установит недостоверность сведений об адресе юридического лица. Исключение же из ЕГРЮЛ равносильно прекращению деятельности фирмы!
В отношении остальных контрагентов все не так однозначно. Да, с одной стороны, согласно требованиям закона (п. 3 ст. 54 ГК РФ), юридическое лицо несет риск последствий неполучения сообщений, поступивших по его адресу, указанному в ЕГРЮЛ, а также риск отсутствия по этому адресу своего представителя. ГК РФ гласит, что сообщения, доставленные по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу.
Вместе с тем суд достаточно часто встает на сторону контрагента, направившего документы или претензии по иным адресам, если они ранее присутствовали в рамках взаимодействия сторон. Такие адреса могут быть указаны:
- на официальном бланке организации,
- в договоре (дела № А40-223493/2016, № А40-20423/2023),
- счете на оплату товара (дело № А40-181613/2021) или
- ином документе.
Эта правовая позиция опирается на положения п. 2 ст. 165.1 ГК РФ: порядок доставки корреспонденции определяется не только законом, но и условиями сделки, обычаями или сложившейся между сторонами практикой. Исходя из этого претензия может быть направлена и по адресу, указанному где-либо самим предпринимателем или юридическим лицом. Однако не стоит злоупотреблять этой возможностью. Сам факт наличия споров, рассматриваемых в высших инстанциях, показывает: всегда есть вероятность, что конкретно в вашем случае судья решит проявить принципиальность и заявить, что документы должны были направляться по адресу в ЕГРЮЛ. Суды регулярно отмечают: «Само по себе неполучение ответчиком претензии и копии иска при наличии в материалах дела доказательств их направления по адресу, указанному в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей, не свидетельствует о несоблюдении истцом претензионного порядка и требования по направлению ответчику копии искового заявления, поскольку риск неполучения почтовой корреспонденции ответчиком по его адресу не может возлагаться на истца».
Фрагмент документа
Гражданский кодекс Российской Федерации
Статья 54. Наименование, место нахождения и адрес юридического лица
...3. В едином государственном реестре юридических лиц должен быть указан адрес юридического лица в пределах места нахождения юридического лица.
Юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по адресу, указанному в Едином государственном реестре юридических лиц, а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя. Сообщения, доставленные по адресу, указанному в Едином государственном реестре юридических лиц, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу.
При наличии у иностранного юридического лица представителя на территории Российской Федерации сообщения, доставленные по адресу такого представителя, считаются полученными иностранным юридическим лицом...
Статья 165.1. Юридически значимые сообщения
1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.
Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
2. Правила пункта 1 настоящей статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.
Условные обозначения и порядок указания элементов адреса регулируются почтовыми правилами. В Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 дана ссылка на их старую редакцию. Сейчас действуют Правила оказания услуг почтовой связи, утв. приказом Минцифры России от 17.04.2023 № 382, где есть порядок указания адреса (п. 19):
- для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина – фамилия, имя, отчество (при наличии);
- банковские реквизиты (понадобятся для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
- сам адрес, элементы которого указываются:
- улица, номер дома, номер квартиры;
- населенный пункт;
- район;
- республика, край, область, автономный округ;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Такой «обратный порядок» указания элементов адреса «от меньшего к большему» используется и в бланках писем.
Вам еще могут пригодиться общепринятые сокращения, используемые в адресе (см. Таблицу 1). Сокращение «г.» можно не ставить перед городами федерального значения: Москва, Санкт-Петербург, Севастополь (см. Пример 3).
Банковские реквизиты
Их наличие в справочных данных об организации в нормативных документах даже не упоминается, но коммерческие компании частенько их добавляют, что ошибкой для них не считается (см. Пример 2). Главное – указать на бланке необходимые сведения, а добавить к этому еще что-то нужное не возбраняется.
Таблица 1. Общепринятые распространенные сокращения в почтовом адресе
Знаки препинания
Использование знаков препинания в справочных данных об организации на бланке письма никак не урегулировано. Поэтому мы наблюдаем разнообразие подходов. Можем предложить вам следовать такой логике:
- внутри одной строки ставить требуемые с точки зрения русского языка знаки препинания;
- в конце строки их не ставить;
- каждую строку начинать с маленькой буквы, если само слово не требует его написания с заглавной буквы. Например, адрес может начинаться с сокращения «ул.» или «ш.», которое пишут с маленькой буквы, а само наименование улицы или шоссе – с заглавной, сокращение «тел.» в начале строки тогда тоже будет с маленькой буквы (как в Примере 2). А вот в Примере 3 все строки начинаются с заглавной буквы – это тоже смотрится красиво. Главное – придерживайтесь выбранного варианта;
- если вы используете двоеточие, то делайте это во всех возможных случаях («тел.:», «факс:», «e-mail:», «сайт:»), либо не используйте его совсем;
- оба написания считаются корректными – «e-mail» и «email».
* * *
Это, пожалуй, и есть необходимый ликбез, который поможет вам грамотно указать справочные и контактные данные о своей организации на бланке письма, сделав его аккуратным и удобным.
