• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2012
  • Рубрика Современное делопроизводство

Согласование проектов документов на опыте Госкорпорации «Росатом»

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 8262 просмотра
В рамках конкурса «Инновационные решения в документационном обеспечении управления» возникла идея рассказать о некоторых решениях, которые позволили повысить эффективность согласования проектов документов в Госкорпорации «Росатом» и о которых пока нигде не говорилось. Вот лишь некоторые из них: определение срока согласования в зависимости от объема проекта документа; как использовать протокол разногласий; «очередь согласования» в действии. Кроме того, опубликованы некоторые формулировки требований, которые полезно включить в документ организации, регламентирующий согласование.


Согласование проектов документов «по общим правилам»

Большинство проектов организационно-распорядительных документов должно быть согласовано. Под согласованием (или визированием) проекта документа понимается анализ руководителями (работниками) проекта документа с целью получения экспертного мнения и оценки целесообразности издания документа предложенного содержания, заявленных сроков исполнения решения и соответствия текста проекта документа1 действующему законодательству и локальным нормативным актам организации.

Согласование начинается с передачи проекта документа согласующему или нескольким согласующим лицам2. Согласующий анализирует проект документа и затем оформляет визу, которая выражает согласие или несогласие с содержанием проекта документа.

При наличии замечаний согласующий прилагает их к проекту документа. В свою очередь исполнитель3, как правило, должен создать новую версию проекта документа, устранив замечания, и передать проект документа на повторное согласование.

В случае отсутствия замечаний у согласующих проект документа передается на подписание.

В настоящее время согласование проектов документов может осуществляться двумя способами:

  • электронным с использованием специализированного программного обеспечения и
  • так называемым традиционным, при котором передача проекта документа и оформление результатов согласования осуществляются на бумаге.

Признано, что традиционный способ согласования длителен, трудоемок, неэффективен, а также имеет ряд других недостатков. Приведем сравнение традиционного и электронного способов согласования по нескольким параметрам (см. Таблицу на следующей странице).

Отметим, что в Госкорпорации «Росатом» для организационно-распорядительных документов, а также для некоторых других видов документов автоматизирован весь их жизненный цикл. Работа с документами осуществляется с использованием единой отраслевой системы электронного документооборота (далее – ЕОСДО), в ней же мы осуществляем согласование проектов документов в электронном виде.

Маршрут согласования по рецепту Росатома4

Известно, что при согласовании может использоваться один из следующих вариантов маршрута движения проекта документа:

  • параллельный маршрут – направление проекта документа на согласование одновременно всем согласующим. При использовании такого маршрута согласующие могут знакомиться с его содержанием и ставить свои визы в любой последовательности;
  • последовательный маршрут – направление проекта документа на согласование, при котором следующий согласующий получает проект документа после согласования предыдущим согласующим;
  • параллельно-последовательный (комбинированный) маршрут – сочетание параллельного и последовательного маршрутов согласования, при котором согласующие включаются в несколько очередей (групп), и согласование внутри одной очереди осуществляется параллельно, а между очередями – последовательно.
Таблица

Сравнение традиционного и электронного способов согласования проектов документов

СвернутьПоказать
традиционный и электронный способы согласования документов
Рисунок

Согласование проекта документа в Госкорпорации «Росатом» на специальной закладке карточки документа в ЕОСДО

СвернутьПоказать
согласование проекта документов

Как было отмечено выше, при традиционном способе согласования, когда в состав визы согласования входит собственноручная подпись, как правило, используется только последовательный маршрут. А так как традиционный способ согласования намного «старше» электронного, то в большинстве методических документов и учебных пособий, посвященных делопроизводству, подробно не рассматривается использование параллельно-последовательного маршрута.

При электронном способе согласования возможно использование любого из перечисленных маршрутов, однако параллельно-последовательный маршрут согласования часто является наиболее оптимальным. Например, параллельно-последовательный маршрут позволяет сначала осуществить согласование с руководителем подразделения, в котором создан проект, а после этого направить проект документа одновременно на согласование руководителям других подразделений.

В Госкорпорации «Росатом» при проектировании и разработке ЕОСДО возможность использования параллельно-последовательного маршрута согласования была тщательно проанализирована. В результате в ЕОСДО был реализован функционал, который существует не во всех СЭД и который позволяет эффективно организовать процесс согласования. Перечислим некоторые возможности ЕОСДО, связанные с созданием маршрута согласования:

  1. Использование очередей согласования.
    Маршрут согласования каждого проекта документа в ЕОСДО состоит из одной или нескольких очередей согласования (см. Рисунок на предыдущей странице). При этом в одну очередь согласования могут быть включены от одного до нескольких согласующих. Лица, включенные в одну очередь, согласуют проект одновременно. Согласование между разными очередями осуществляется последовательно.
    То есть использование очередей согласования позволяет удобно настраивать в ЕОСДО любой вариант маршрута согласования (параллельно-последовательный, параллельный или последовательный) и наглядно отображать его в системе.
  2. Использование разных типов очередей согласования.
    Каждая очередь согласования, включенная в маршрут согласования, имеет определенный тип. Использование разных типов очередей позволяет назначить согласующим, включенным в «специальные» типы очередей, дополнительные права по работе в системе (например, изменение маршрута или сроков согласования проектов документов, добавление/редактирование файлов и/или полей карточки документа и т.д.).
    Пример 1

    Два типа очереди согласования, которые чаще всего используются при согласовании проектов организационно-распорядительных документов

    СвернутьПоказать

    Очередь «Согласование» – согласующие, указанные в очереди данного типа, обладают правами, необходимыми для согласования проекта документа: просмотр карточки документа и файлов, содержащих проект документа и приложений к нему (включая все версии проекта документа), ввод в карточку документа визы согласования и при необходимости – замечаний к проекту документа, направление проекта документа для анализа работникам, находящимся в непосредственном подчинении, и т.д.

    В маршруте согласования проекта документа может быть одна или несколько очередей, имеющих тип «Согласование».

    Очередь «Контроль согласования» – «специальная» очередь, в которой указывается высококвалифицированный работник Управления документационного обеспечения, контролирующий полноту и корректность выбора согласующих лиц, а также сроки согласования проекта документа. В маршруте согласования может быть только одна очередь с типом «Контроль согласования».

    Очередь «Контроль согласования» имеет большое значение. Это связано с тем, что состав согласующих проекта организационно-распорядительного документа зависит от тематики проекта и вида документа. Поэтому в ЕОСДО или иной СЭД нельзя настроить «универсальный» маршрут согласования, и исполнитель должен формировать или дополнять состав согласующих для создаваемого проекта. А так как исполнитель заинтересован получить минимум замечаний и быстрее передать документ на подписание, в функции службы ДОУ должен входить контроль полноты и корректности составления маршрута согласования проектов организационно-распорядительных документов. Очередь «Контроль согласования» позволяет это сделать: работник, указанный в данной очереди, обладает в ЕОСДО дополнительными правами5, позволяющими вносить изменения в маршрут согласования проекта документа.

    Отметим, что в локальном нормативном акте Госкорпорации «Ростом» определено, при согласовании каких проектов организационно-распорядительных документов очередь «Контроль согласования» должна включаться в маршрут согласования. А в настройках ЕОСДО для ряда проектов организационно-распорядительных документов очередь «Контроль согласования» добавлена по умолчанию, и исполнитель при создании проекта не может удалить ее.

  3. Возможность в настройках ЕОСДО для проектов отдельных видов организационно-распорядительных документов указывать очереди согласования и/или конкретных согласующих лиц, которые всегда добавляются в карточку создаваемого документа и которых исполнитель не может удалить.
  4. Возможность указания срока согласования для каждой очереди согласования, указанной в карточке документа.

В заключении раздела статьи отметим, что большинство СЭД поддерживают параллельно-последовательный маршрут согласования, но при этом не во всех из них наглядно отображаются очереди согласования и отсутствует возможность по использованию разных типов очередей.

Определение срока согласования в зависимости от объема проекта документа

Несмотря на все преимущества электронного способа согласования, максимальный эффект от него можно получить только в случае правильного определения и регламентирования срока, в течение которого согласующий должен проанализировать проект документа и поставить свою визу согласования. Так, если срок, отведенный на согласование, будет завышен, то это увеличит длительность согласования. Если он будет слишком мал, то это приведет к некачественному анализу проекта документа или к игнорированию согласующими установленного срока согласования. А так как объем документов одного вида может сильно различаться6, то устанавливать единый срок согласования проектов организационно-распорядительных документов или отдельных видов организационно-распорядительных документов не оптимально.

Для повышения эффективности процесса согласования проектов документов Управление документационного обеспечения Госкорпорации «Росатом» предложило определять сроки согласования проектов организационно-распорядительных документов в зависимости от их объема. Другими словами, срок, в течение которого согласующий должен проанализировать проект документа и поставить визу, рассчитывается в зависимости от количества страниц проекта документа и его приложений.

Мы установили 3 срока согласования в зависимости от объема проекта организационно-распорядительного документа и всех его приложений:

  • до 20 страниц – 3 рабочих дня;
  • от 20 до 50 страниц – 4 рабочих дня;
  • свыше 50 страниц – 6 рабочих дней.

Начало исчисления срока согласования зависит от вида маршрута согласования:

  • при параллельном маршруте согласования срок согласования исчисляется для всех согласующих с момента направления проекта документа;
  • при последовательном маршруте согласования срок согласования исчисляется отдельно для каждого согласующего с момента направления ему проекта документа;
  • при комбинированном (параллельно-последовательном) маршруте согласования срок согласования исчисляется отдельно для каждой очереди7 согласования с момента направления проекта документа согласующим, включенным в данную очередь.

В локальном нормативном акте организации могут быть приведены исключения из правила определения сроков согласования, связанные, например, с «наполнением» проекта документа. Так, в локальном нормативном акте Госкорпорации «Росатом» установлено, что срок проектов документов, созданных во исполнение поручений Президента РФ, Правительства РФ, других государственных органов, может быть сокращен.

Маршрут движения проекта документа, включая срок согласования, указывается в ЕОСДО при создании проекта. Когда проект документа поступает согласующему, он видит период времени, который отведен ему на согласование. Согласующий может согласовать проект документа раньше установленного срока. После внесения согласующим визы в ЕОСДО (или всеми согласующими, включенными в одну очередь) проект документа автоматически переходит на следующую очередь согласования, а при отсутствии следующей очереди согласования направляется на подписание8.

В ЕОСДО, кроме срока согласования, также автоматически фиксируется время ввода визы в систему. На основании этих данных можно построить отчеты, позволяющие контролировать соблюдение сроков согласования.

Отметим, что определение сроков согласования в зависимости от объема проекта документа – это «ноу-хау» нашей корпорации, т.к. подобный подход мы не встречали ни в нормативно-методических документах, ни в учебных пособиях по делопроизводству. Однако в настоящее время во многих СЭД срок согласования проектов документов может задаваться в зависимости от объема проекта. С точки зрения авторов статьи, использование данного решения позволит более эффективно осуществлять согласование, оптимизировав сроки его проведения.

Вы тоже можете использовать в своей СЭД данное решение. Для этого нужно определить и указать в локальном нормативном акте сроки согласования и соответствующие им объемы проектов документов, а также при необходимости произвести донастройки СЭД.

См. статью «Юридические аспекты работы с протоколами разногласий». Из № 11' 2010 вы узнаете об особенностях оформления протокола разногласий к гражданско-правовым договорам; чем он отличается от приложения к договору, допсоглашения, протокола о намерениях, протокола переговоров и от протокола урегулирования разногласий (с которым его чаще всего путают). Опубликованы 6 подробных образцов документов, которые пригодятся вам в договорной работе. В № 12' 2010: Как направить протокол разногласий контрагенту (с подписанным договором или без и др.)? Последствия игнорирования вашей организацией полученного протокола разногласий. Опубликованы образцы нескольких документов с комментариями относительно оптимальных формулировок

Протокол разногласий к проекту документа

Теперь поделимся с вами другой нашей идеей, которую мы уже успешно обкатали у себя на практике. Она пригодится при наличии неурегулированных замечаний к проекту документа (например, когда замечание согласующего противоречит мнению исполнителя или замечания двух согласующих невозможно учесть одновременно, и никто из участников процесса согласования не готов менять свою позицию). Что делать тогда?

Одним из вариантов решения данной проблемы является подготовка и подписание протокола разногласий к проекту документа9. У нас, в Госкорпорации «Росатом», его составляет исполнитель в случае появления неурегулированных замечаний к проекту документа.

Унифицированной формы протокола разногласий не существует: форма протокола разногласий не закреплена в нормативных актах или методических документах, посвященных делопроизводству. Соответственно, организация может разработать удобную ей форму протокола разногласий (образец оформления протокола, который используем мы в Госкорпорации «Росатом», показан в Примере 2).

Пример 2

Протокол разногласий к проекту организационно-распорядительного документа (пример создан специально для статьи и не содержит данных Госкорпорации «Росатом»).

СвернутьПоказать
протокол разногласий к проэкту приказа «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству»

В ЕОСДО сформированный протокол разногласий прикладывается к проекту документа. Протокол разногласий подписывается руководителями, имеющими неурегулированные замечания к проекту документа. Процесс создания и подписания протокола разногласий полностью автоматизирован в ЕОСДО и связан с процессом согласования «основного» проекта документа. На период создания и подписания протокола разногласий согласование «основного» проекта документа приостанавливается, а после подписания протокола разногласий «основной» проект документа вместе с протоколом разногласий автоматически направляется на следующую очередь согласования в соответствии с маршрутом согласования, в случае отсутствия следующей очереди согласования – на подписание.

Что это дает? Во-первых, протокол разногласий помогает при наличии неурегулированных замечаний к проекту документа продолжать согласование и не останавливать процесс подготовки документа. Во-вторых, все последующие согласующие лица могут ознакомиться с различными точками зрения и их аргументацией. В-третьих, все это видит и руководитель, подписывающий документ; именно он принимает решение о том, как должен быть изложен пункт или абзац документа, по которому имеются неурегулированные замечания.

* * *

В заключении статьи приведем некоторые формулировки требований, которые связаны с «работой» согласующих и которые можно использовать при разработке локального нормативного акта:

Пример 3

Возможные формулировки требований, которые полезно включить в документ организации, регламентирующий согласование

СвернутьПоказать

Согласующий анализирует направленный ему проект документа в полном объеме и принимает решение о результате согласования в пределах своего направления деятельности и функциональных обязанностей в течение срока, установленного в маршруте согласования.

Согласующий имеет право запросить экспертную оценку проекта документа у любого работника организации, находящегося в его подчинении, в срок, не превышающий установленного в маршруте срока согласования проекта документа.

По результатам анализа проекта документа согласующий принимает одно из следующих решений:

  • согласовать проект документа;
  • отклонить проект документа.

Результат внутреннего согласования оформляется визой согласования в системе электронного документооборота (СЭД).

В случае отклонения проекта документа согласующий обязан указать причину отклонения и точно сформулированные замечания в карточке документа в СЭД.

При формировании замечаний к проекту документа согласующий должен придерживаться следующих формулировок:

  • при внесении изменений в текст проекта документа указать: «В связи (изложение причины внесения изменения) текст пункта … изложить в следующей редакции: (изложение новой редакции)»;
  • при исключении отдельных частей (пунктов, подпунктов) из проекта документа указать: «В связи (изложение причины исключения) исключить пункт (абзац) ...»;
  • при добавлении отдельных частей в проект документа указать: «В связи с (изложение причины дополнения) дополнить пункт … подпунктом (абзацем) ... следующего содержания: (текст дополнения)».

Допускается формулировать замечания к проекту документа в целом при отсутствии целесообразности издания документа предложенного содержания, необходимости изменения наименования вида документа или его структуры, а также в иных случаях, когда замечание нельзя связать с конкретным разделом или пунктом проекта документа.

При согласовании очередной версии проекта документа (повторном согласовании) согласующий может сформулировать замечания исключительно к измененному тексту проекта документа.

В случае отклонения проекта документа с замечаниями, сформулированными не в соответствии с вышеизложенными требованиями, решение об отклонении проекта документа может быть отозвано по согласованию с руководителем службы документационного обеспечения управления в срок, не превышающий одного рабочего дня с момента проставления визы. При этом проект документа повторно направляется на согласование работнику, чья виза была отозвана».

Итак, в данной статье мы рассмотрели несколько новых решений, используемых в Госкорпорации «Росатом» и связанных с согласованием проектов организационно-распорядительных документов. Надеемся, что они пригодятся и вам.


Сноски

СвернутьПоказать
  1. В рамках данной статьи предлагаем остановиться только на внутреннем согласовании. Вернуться назад

  2. Согласующий – работник (руководитель), осуществляющий согласование проекта документа. Вернуться назад

  3. Исполнителем в статье будем называть работника, осуществляющего подготовку и оформление проекта документа, а также его доработку по замечаниям согласующих лиц. Вернуться назад

  4. Статья написана в августе 2012 года, и данный раздел статьи описывает маршрут согласования, действовавший на тот момент. Но работа над этим аспектом согласования в Госкорпорации «Росатом» продолжается, в т.ч. оптимизируются требования к составу очередей согласования для проектов организационно-распорядительных документов и составу согласующих, включаемых в очереди. Вернуться назад

  5. По сравнению с согласующими, указанными в очереди с типом «Согласование». Вернуться назад

  6. Например, один проект приказа может не иметь приложений и быть оформлен всего на одном листе, а другой проект приказа может содержать приложения более чем на 50 листах. Вернуться назад

  7. О том, что такое очередь согласования, рассказано в предыдущем разделе статьи. Вернуться назад

  8. При наличии замечаний проект документа поступает на доработку исполнителю. Вернуться назад

  9. Примечание редакции: такие виды документов, как протокол разногласий и протокол урегулирования разногласий, широко используются в договорной работе при согласовании сторонами условий заключаемого договора, когда сразу не получается договориться о формулировках, которые бы устроили все стороны. Использование данного способа фиксации разногласий и аргументов сторон при согласовании проекта организационно-распорядительного документа мы встречаем впервые в практике работы Госкорпорации «Росатом». Вернуться назад

Вернуться к Конкурсному голосованию

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  5 голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.