Как учитывать и хранить «гибридные» дела

Что такое «гибридное» дело

Дело является единицей классификации и систематизации документов по определенным признакам и срокам хранения в документальном фонде организации. Носитель документов является принципиальным для учета дел в делопроизводстве и связан со спецификой обработки документов, поэтому дела в делопроизводстве разделяются:

• на содержащие документы только на бумажном носителе;
• электронные дела, содержащие только электронные документы;
• «гибридные» дела, которые включают и документы на бумажном носителе, и электронные документы.

Слово «гибридное» из этого понятия является скорее разговорным, нежели нормативным, и описывает любую ситуацию, в которой организации пришлось внести в номенклатуру дел и сформировать дело, включающее как бумажные, так и электронные документы, руководствуясь определенными классификационными признаками и сроками хранения, но не носителем информации.

Какой нормативной базой руководствоваться

Первое описание понятия «гибридных» дел нашло отражение в п. 6.26 Правил делопроизводства в органах государственной власти, местного самоуправления 2019 года, которые до сих пор действуют:

Эти Правила делопроизводства обязательны для исполнения только органами государственной власти и местного самоуправления.

При этом абсолютно для всех отечественных организаций обязательны обновленные Правила архивов организаций 2023 года ¹. В них есть глава XI «Подготовка дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронные документы к передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов)» (мы процитировали ее далее), которая целиком посвящена тому, что в Правилах делопроизводства называется «гибридными» делами. В отличие от порядка, установленного только для органов власти, Правила архивов организаций 2023 года не содержат положения, запрещающего распечатку электронных документов и включение их копий в том на бумажном носителе, оставляя организациям право самостоятельно определять принцип формирования томов для «гибридных» дел.

Также стоит упомянуть статьи работников ВНИИДАД, разработчиков Правил архивов организаций 2023 года О.В. Ударовой и А.Г. Бороздиной, где тема «гибридных» дел поднималась ранее: «Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года» ² и «Специфика организации хранения и учета “гибридных” дел» ³.

Учет и передача в архив «гибридных» дел

Основным отличием в механизме группировки документов в «гибридные» дела является разделение документов такого дела на тома по видам носителя.

В номенклатуру дел организации (см. отметки «1» и «2» в Примере 1 ⁴) тома «гибридного» дела включаются под одним индексом и заголовком дела и обладают одним сроком хранения. Это происходит на этапе формирования дел в делопроизводстве. В примечании указывается, к какому виду носителя относится каждый из томов (в Примерах 1–3 цифрой «1» мы обозначаем электронные тома «гибридного» дела, а цифрой «2» – бумажные).

Какой из томов «гибридного» дела будет электронным? Раньше, пока действовали только Правила делопроизводства 2019 года, это определяли по ситуации – электронный том мог быть:

• одним из множества в рамках хронологии формирования томов, если по той или иной причине электронные...