Дополнительные документы соискателя

В ТК РФ перечислены документы, которые представляет лицо, поступающее на работу. Но при этом ничего не говорится о том, какие документы составляются на этапе рассмотрения кандидатуры соискателя (резюме, анкета, согласие на обработку персданных и т. п.). Между тем такие документы могут иметь кадровое значение и юридические последствия. Рассмотрим их подробнее.

Резюме, составленное соискателем

Резюме составляется самим соискателем, что позволяет ему донести до работодателя информацию, которая важна для соотнесения его профессиональных и деловых качеств с требуемыми для работы по определенной должности (профессии). Например, человек, претендующий занять вакансию охранника, может сразу сообщить в своем резюме, что проходил службу в элитных войсках или посещал психологический тренинг по хладнокровию. Много информации можно получить и от того, как именно соискатель составил резюме – ​допустил ли он ошибки или проявил творческий подход.

Резюме не является документом, обязательным для представления лицом, поступающим на работу (ст. 65 ТК РФ). Но если соискатель отказывается его представить, то работодателю может быть затруднительно оценить его деловые и иные качества, подходит ли он на вакансию.

Интересно и следующее дело. Оно хоть и десятилетней давности, но содержит ряд поучительных моментов.

Однако приведенные выше судебные постановления касаются рассмотрения конкретных дел со своими нюансами, поэтому мы все же не рекомендуем работодателям отказывать соискателям в трудоустройстве на подобных основаниях, особенно предоставлять им письменный отказ в трудоустройстве со ссылкой на причину – ​отсутствие резюме. Не исключено, что другие судьи могут прийти к противоположным описанным выше позициям, просто сославшись на ч. 3 ст. 65 ТК РФ, согласно которой «запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации».

Роскомнадзор, кстати, обращает внимание, что в случае получения резюме соискателя по каналам электронной почты, факсимильной связи работодателю необходимо дополнительно провести мероприятия по подтверждению факта направления указанного резюме самим соискателем. К таким мероприятиям можно отнести приглашение соискателя на личную встречу с уполномоченными сотрудниками работодателя, обратную связь посредством электронной почты и т. д. При поступлении в адрес работодателя резюме, составленного в произвольной форме, при которой однозначно определить физическое лицо, его направившее, не представляется возможным, данное резюме подлежит уничтожению в день поступления¹.

Анкета по форме работодателя

Анкета разрабатывается работодателем и содержит вопросы к кандидатам на вакансии, которые его интересуют. В этом ее преимущество перед резюме, которое соискатель формулирует сам. Ведь каждый соискатель составляет резюме так, чтобы показать себя с лучшей стороны: перечисляет свои достоинства и, как это водится, умалчивает о недостатках.

Следует помнить, что анкета, так же как и резюме, не относится к документам, которые лицо, поступающее на работу, обязано представить при приеме на работу (ст. 65 ТК РФ). Поэтому нельзя настаивать на ее заполнении соискателем и обуславливать дальнейшие действия работодателя по оформлению трудоустройства ее наличием. Соответственно, нельзя отказать кандидату в приеме на работу, если он не захотел заполнять анкету или какие-то ее отдельные графы. Тем более если соискатель отказался предоставить сведения, не имеющие отношения к его профессиональным и деловым качествам. Разумеется, отказ заполнять анкету может свидетельствовать об изначальной нелояльности потенциального сотрудника, но работодателю не следует мотивировать свой отказ (особенно письменный) в трудоустройстве именно этой причиной.

Следует учитывать запрет дискриминации в сфере труда (ст. 3, 64 ТК РФ). Само по себе наличие того или иного вопроса в анкете не означает, что отказ кандидату вызван неподходящим ответом на него.

Однако такая анкета может послужить в суде дополнительным доказательством нарушения прав соискателя. Поэтому при разработке формы анкеты и принятии решения о найме делайте упор на деловые качества, то есть на способность выполнять трудовую функцию с учетом профессионально-квалификационных (наличие профессии, специальности, квалификации) и личностных качеств (образование, опыт работы).

Вопросы о национальности, вероисповедании и политических убеждениях в анкету включать нельзя. Это будет противоречить требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных»². Правда, он же для определенных случаев предусматривает исключения (см. ч. 1 ст. 10).

Еще не следует спрашивать у соискателя об условиях проживания, материальном положении и интимной жизни. А вот с вопросами о здоровье все не так однозначно. Конечно, о своих заболеваниях кандидат не обязан рассказывать на собеседовании. Вместе с тем если у потенциального работника есть инвалидность, то будущему работодателю лучше об этом знать. Ведь инвалиды имеют свои льготы по ТК РФ, и данная информация нужна компании, в том числе для соблюдения прав будущего работника.

Можно включить в анкету вопрос об инвалидности в случае, если ее наличие может объективно повлиять на возможность исполнения трудовых обязанностей. Иначе суд поддержит работника (см. апелляционное определение Свердловского областного суда от 22.11.2017 по делу № 33-18734/2017).

Суды также критически относятся к содержащимся в анкетах вопросам о вредных привычках. Наличие или отсутствие вредных привычек не относится к деловым качествам. Закон не содержит ограничений для приема на работу в зависимости от вредных привычек, а потому подобное требование будет дискриминационным (например, к такому выводу пришли судьи в постановлении Московского городского суда от 03.04.2017 № 4а-807/2017).

А Ульяновский областной суд признал дискриминационным указание в объявлении о вакансии требования о наличии у кандидата личного автомобиля (постановление от 27.06.2018 по делу № 4А-253/2018). Не рекомендуем включать такой вопрос и в анкету, но вы можете уточнить наличие водительских прав у соискателя.

Допустимо включать в анкету вопрос, занимал ли работник в последние два года должности государственной или муниципальной службы. Это поможет исполнить требования ст. 64.1 ТК РФ, которая обязывает работодателя уведомить о найме бывшего чиновника орган, где тот раньше работал.

Выше предлагаем форму анкеты, которую вы можете доработать под себя, убрав какие-то и добавив иные важные для вас вопросы (Пример 1). Обратите внимание на заключительную часть, в которой идет речь о согласии на проверку, уничтожении или сохранении анкеты.

Согласие на обработку персональных данных

В ст. 65 ТК РФ содержится исчерпывающий перечень документов, которые предъявляет лицо, поступающее на работу. В этом перечне отсутствует согласие на обработку персональных данных. В связи с этим многие работодатели даже не задумываются, что от соискателя надо его получать. Однако Роскомнадзор пояснил, что, несмотря на то что в ст. 65 ТК РФ отсутствует указание на необходимость предоставления согласия на обработку персданных, его все-таки необходимо от соискателя получать. Исключение составляют случаи, когда от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключило соответствующий договор, а также при самостоятельном размещении соискателем своего резюме в Интернете, доступного неограниченному кругу лиц (см. Разъяснения).

Согласие также необходимо для направления запросов в иные организации, в том числе по прежним местам работы, для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе (см. Разъяснения). Сюда же относится и поиск информации о кандидате в Интернете (подробнее о нем расскажем ниже).

Приведем образец согласия соискателя на обработку персданных (Пример 2).

Сбор персональных данных через Интернет

Часто работодатели предпочитают получить анкету или резюме соискателей в электронном виде через корпоративный сайт. Благодаря этому можно сэкономить время и отсеять кандидатов, которые явно не подходят. В ч. 1 ст. 9 Закона о персданных указано, что согласие на обработку персональных данных может быть дано в любой позволяющей подтвердить факт получения форме. Поэтому если данные соискателей собираются на сайте компании, то согласие на их обработку может быть выражено путем проставления галочки в соответствующей графе сайта.

Также при сборе данных через Интернет необходимо опубликовать на сайте документ, определяющий политику в отношении обработки персональных данных (ч. 2 ст. 18.1 Закона о персданных).

Но иногда работодатели просят соискателя прикрепить к анкете фотографию, записать видео-презентацию или сохраняют запись интервью, проведенного удаленно с использованием специальной программы. Следует помнить, что такие сведения относятся к биометрическим персональным данным и в силу закона согласие на их обработку может быть представлено только в письменном виде (ч. 1 ст. 11 Закона о персданных). Поэтому при необходимости сохранения таких данных следует попросить соискателя прислать письменное согласие на их обработку.

Заявление о приеме на работу

ТК РФ не содержит требования о написании работником заявления о приеме на работу для заключения трудового договора и, соответственно, отсутствуют требования к форме такого заявления³. Работник и работодатель обязаны оформить в двух экземплярах письменный трудовой договор, содержание которого должно соответствовать требованиям ст. 57 ТК РФ.

Исключение составляет трудоустройство в госсекторе. Среди прочих документов гражданин, поступающий на гражданскую службу, при заключении служебного контракта предъявляет представителю нанимателя соответствующее заявление (п. 1 ч. 2 ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации»⁴). Такое же требование есть при поступлении на муниципальную службу (п. 1 ч. 3 ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 № 25‑ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

Однако для многих работодателей заявление о приеме на работу является удобным кадровым инструментом, который позволяет контролировать процесс оформления трудоустройства нового работника. Заявление помогает, если прием нового сотрудника предварительно сопровождается согласованием нескольких лиц.

Также если работник впервые устраивается на работу, то на практике именно в таком заявлении делается отметка о данном обстоятельстве, поскольку в этом случае предприятие обязано самостоятельно завести работнику трудовую книжку.

Еще заявление о приеме на работу может иметь важное значение, если предполагается существенный период времени между фактическим допуском к работе и оформлением трудового договора. Написанный собственноручно соискателем документ с указанием, на какую именно должность (профессию) и с какой оплатой труда он просит его принять, может помочь снять разногласия при заключении трудового договора в письменной форме, которое может случиться и после даты фактического начала работы согласно ч. 2 ст. 67 ТК РФ. Например, когда новоявленный сотрудник пытается доказать, что ему и зарплату обещали больше, и должность повыше, чем прописаны работодателем в тексте договора, переданного ему на подпись.

Так как заявление о приеме на работу стало традиционным кадровым документом, то на его наличие обращают внимание и суды. Встречаются судебные разбирательства, в ходе которых из-за отсутствия заявления о приеме на работу суды отказали в удовлетворении требований об установлении факта трудовых отношений, отношения между лицами были признаны гражданско-правовыми. Разумеется, это лишь один из признаков отсутствия трудовых отношений, но он также может сыграть свою роль (как это было в спорах, разрешенных в апелляционных определениях Ярославского областного суда от 10.11.2014 по делу № 33-6392, Владимирского областного суда от 17.02.2015 по делу № 33-402/2015, Московского городского суда от 16.01.2015 по делу № 33-644).

При возникновении спора о признании трудового договора заключенным на неопределенный срок, суд также оценивает информацию, содержащуюся в заявлении о приеме на работу.

Как мы уже упомянули, лучше, чтобы заявление о приеме на работу кандидат заполнял от руки. А форму такого заявления вы можете утвердить в ЛНА: и новым работникам будет проще, и вам спокойнее.

Отказ в трудоустройстве

По письменному требованию соискателя, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме не позднее чем в течение 7 рабочих дней со дня предъявления такого требования (ч. 5 ст. 64 ТК РФ).

Законодательством форма ответа не предусмотрена – ​она разрабатывается работодателем самостоятельно. Отказ в приеме на работу должен быть обоснованным и согласовываться с действующим законодательством РФ. Наиболее подходящим является отказ, связанный с деловыми качествами соискателя: неподходящее образование, незнание иностранного языка, недостаточный опыт работы, медицинские противопоказания и т. д. Также допустимо ссылаться на специфику конкретной работы: отсутствие гражданства РФ, родственные связи⁵ и т. д.

В отказе необходимо сослаться на локальные документы компании, например должностные инструкции, в которых содержатся требования к образованию и стажу работы.

При этом важно не только уложиться в установленный семидневный срок, но и заручиться доказательством получения соискателем письменного отказа работодателя, например, в виде подписи соискателя на втором экземпляре письма или почтовой квитанции о получении заказного письма.

Что делать с документами соискателей, которых на работу не приняли

Если соискателю отказали в трудоустройстве, то его документы нужно вернуть ему обратно или уничтожить. Порядок уничтожения документов соискателей законодательно не регламентирован. Можно использовать уже сложившиеся общие правила уничтожения документов. В ч. 4 ст. 21 Закона о персданных указано, что в срок, не превышающий 30 дней с даты достижения цели обработки персональных данных, оператор обязан прекратить их обработку. Поэтому в случае отказа в приеме на работу сведения, предоставленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней (см. Разъяснения).

Иногда работодатели хотят сохранить документы соискателя, включив его в кадровый резерв. В Законе о персданных есть одна лазейка – ​его действие не распространяется на отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в РФ (ч. 2 ст. 1 Закона о персданных). Росархив допускает, что заявления, анкеты и справки, которые компания получила от кандидата, можно хранить в архиве в течение года, а документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва – ​в течение 5 лет (ст. 438, 439 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Однако Роскомнадзор обратил внимание, что документ становится архивным только после принятия собственником (владельцем) документа решения о передаче его в архив в связи с закрытием дела, то есть в связи с тем, что данный документ окончательно исполнен и в процессе текущей хозяйственной деятельности организации более не пригодится (письмо от 02.03.2020 № 13677-02-11/77).

Поэтому для снижения рисков лучше применить другое решение – ​указать в согласии на обработку персональных данных, что они переданы в том числе для помещения соискателя в кадровый резерв организации и определить срок их обработки – ​5 лет.