Когда электронная переписка будет доказательством в суде?

Интернет занял прочное место в современной жизни, а вместе с ним и виртуальное общение, в том числе в деловой сфере. Документы намного проще отправлять через Интернет, чем традиционным способом. Да и сами договоры можно заключать с использованием электронной сети. Однако в случае разногласий суды не всегда принимают распечатки документов, отправленных через Всемирную паутину, в качестве доказательств, отказывая во взыскании долга и других требованиях. Обычно это происходит, когда одна из сторон отрицает существование невыгодных для нее сообщений. На основе судебной практики выясним, когда в споре есть смысл ссылаться на электронную переписку и как это правильно сделать.

С помощью электронной переписки можно доказать:

• направление юридически значимых сообщений, таких как передаточные акты, счета, претензии, уведомления и др.;
• конкретные обстоятельства дела;
• факт правонарушения (например, оскорбление);
• содержание договора (ст. 431 ГК РФ).

Электронные документы

Электронные документы допускаются в качестве полноценного рабочего инструмента и нормативными актами, и судебной практикой. Согласно абз. 2 п. 2 ст. 434 ГК РФ электронным документом признается информация, подготовленная (отправленная, полученная или хранимая) с помощью электронных (магнитных, оптических и т.п.) средств, включая электронную почту.

Но это не единственное его упоминание в законе. Пункт 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Закон № 149-ФЗ) дает несколько иное определение: «Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Обобщая эти определения, можно сказать, что электронный документ – это информация, облеченная в электронную форму.

Электронное сообщение – это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети (п. 10 ст. 2 Закона № 149-ФЗ).

Переписка – это последовательный обмен письмами между контрагентами по одному вопросу. При этом электронная переписка является электронным документом (постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.12.2014 по делу № А68-5375/2013).

Электронная переписка может вестись по электронной почте, SMS, через мессенджеры, социальные сети и другими способами. Конечно, в деловом обороте наиболее распространена электронная почта. Она позволяет отправлять и получать любые документы и сообщения (договоры, платежные поручения и т.д.).

Электронные документы широко применяются не только в коммерческой деятельности, но и в работе с государственными органами, в том числе судами. Порядок направления электронных документов регламентирован, например:

• Налоговым кодексом РФ;
• Таможенным кодексом Евразийского экономического союза;
• Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования»;
• Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• ч. 1 ст. 125 АПК РФ о подаче иска в электронной форме.

Доказательства в суде

Арбитражный процессуальный кодекс РФ допускает использование любых доказательств, если они помогают разрешить спор (ст. 89, определение ВАС РФ от 06.09.2013 № 18002/12). При этом электронные документы, полученные через Интернет, допускаются в качестве доказательств наравне с другими материалами (ч. 2 ст. 64, ч. 3 ст. 75, ст. 89 АПК РФ).

Согласно ч. 8 ст. 75 АПК РФ письменные доказательства представляются суду в подлиннике или в форме заверенной копии. Выходит, что обосновать свою позицию стороны могут заверенными копиями электронных документов. Но почему тогда суды не всегда принимают электронную переписку? Частично ответ дан в ст. 71 АПК РФ.

Среди других причин, по которым копии писем не принимаются в качестве доказательств, можно назвать:

• невозможность достоверно установить, кому принадлежат электронные адреса, по которым ведется переписка. Тем более если одна из сторон заявляет, что никаких писем не получала и вообще адрес ей не принадлежит;
• отсутствие соглашения о юридической силе электронной переписки;
• неправильная форма документирования электронной переписки.

Вместе с тем суд оценивает переписку во взаимосвязи с другими, в том числе косвенными, доказательствами и может сопоставить разные копии одного и того же документа между собой (или разные подлинники, подлинник и копию). В результате может выясниться, что данные, содержащиеся в бумажных документах, совпадают с информацией из переписки (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 04.05.2016 по делу № А50-6436/2015). Обозрев электронную переписку сторон, Первый арбитражный апелляционный суд признал идентичными имеющиеся в материалах дела документы с их электронными версиями (постановление от 23.12.2011 № 01АП-6323/11 по делу № А43-9577/2011).

Во многих случаях содержание переписки может быть подтверждено другими обстоятельствами. Например, действиями, предшествующими переписке и следующими за нею.

Документирование электронной переписки

Подтвердить позицию сторон можно с помощью:

• снимка экрана (скриншота);
• распечатки переписки из электронной почты;
• осмотра почтового ящика судом;
• протокола осмотра доказательств нотариусом;
• экспертного заключения.

Снимок экрана

Скриншот – это снимок экрана, который представляет собой изображение, полученное с помощью компьютера и показывающее в точности то, что видит пользователь на экране (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 15.09.2014 № Ф07-6743/2014 по делу № А56-613/2014).

Можно сделать снимок мессенджера в смартфоне. Обычно две «галочки» подтверждают, что сообщение прочитано.

Скрин-копией можно подтвердить не только направление писем, но и сведения, которые содержатся в программах (например, 1С), на сайтах и т.п.

Распечатка скриншота должна содержать (постановление ФАС Уральского округа от 15.10.2013 по делу № А07-513/2013):

• адрес сайта, с которого он сделан;
• подпись и данные о лице, которое делало снимок (его фамилия, имя, отчество и должность);
• дату и время снимка;
• печать организации (при наличии).

Если этих сведений не будет, скриншоты в качестве доказательств, скорее всего, не примут. Так, в деле, рассмотренном ВС РФ, не был указан источник информации и отсутствовали сведения, позволяющие сопоставить изображения предметов с их описью (определение ВС РФ от 09.01.2017 № 305-ЭС16-19166 по делу № А40-110430/2014). В другом деле суд, среди прочего, отметил, что невозможно установить дату получения информации с сайта (постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.08.2012 по делу № А05-9977/2011).

Поскольку скриншоты могут быть подделаны, существует риск, что суд откажет признавать их доказательством без нотариального удостоверения (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.04.2017 по делу № А12-63561/2016).

Вместе с тем суд может отказать в возмещении судебных издержек на нотариальное заверение скриншота, потому что законодательство «не содержит требований к обязательному нотариальному заверению данных доказательств» (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 13.02.2017 по делу № А05-2002/2016).

Распечатка

Вместо скриншота можно сделать распечатку переписки непосредственно из электронного почтового ящика. Конечно, она должна быть заверена аналогичным образом.

Надо сказать, во многих электронных почтовых службах есть опция «запросить подтверждение о доставке». Она позволяет узнать о получении письма адресатом.

Однако программа получателя может быть не настроена на отправку такого рода уведомления. Защищаясь, он может удалить письмо из почтового ящика и сказать, что не получал его. В такой ситуации на руку отправителю может сыграть тот факт, что на почтовом сервере контрагента-отправителя и по пути следования письма в системных логах автоматически фиксируется время прохождения, а также адреса отправителя и получателя письма.

Осмотр почтового ящика

Исследовать почтовый ящик может и суд. Для этого участник спора должен заявить ходатайство об исследовании своей электронной почты или почты оппонента (ст. 78 АПК РФ). В обосновании можно указать «установление идентичности переписки сторон, представленной в материалы дела на бумажном носителе в виде распечатки, электронной переписке сторон».

По делам, связанным с распространением сведений через телекоммуникационные сети, суд может обеспечить доказательства (ст. 64–66 АПК РФ, п. 7 постановления Пленума ВС РФ от 15.06.2010 № 16 «О практике применения судами Закона Российской Федерации "О средствах массовой информации"»). Такое обеспечение возможно в случаях, не терпящих отлагательства, когда есть подозрение, что представление доказательства в суд станет невозможным или затруднительным (ст. 72 АПК РФ).

Осмотр в порядке обеспечения доказательств может производиться как в процессе, так и до предъявления иска, в качестве предварительной обеспечительной меры (ст. 99 АПК РФ, п. 17 Обзора практики применения арбитражными судами предварительных обеспечительных мер (приложение к информационному письму Президиума ВАС РФ от 07.07.2004 № 78)). Однако суды идут на это неохотно. Поэтому обосновать необходимость обеспечения доказательств будет достаточно трудно.

Чтобы определить принадлежность адреса электронной почты, понадобятся сведения об администраторе домена, логин и пароль от ящика. Перед осмотром суд вынесет определение о его проведении. Результаты осмотра заносятся в протокол. Если суду будет что-то неясно, он может привлечь специалистов.

Протокол нотариуса

Участники спора могут нотариально зафиксировать содержание переписки или страницы в Интернете (ч. 5 ст. 69 АПК РФ, ст. 102, 103 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. Верховным Советом РФ 11.02.1993 № 4462-1)). При этом нотариус по закону обязан известить о времени и месте обеспечения доказательств стороны и заинтересованных лиц.

Такая предварительная обеспечительная мера эффективна, если нужно оперативно сохранить спорную информацию, которая в любой момент может быть удалена или изменена. Из-за особенностей функционирования Интернета обеспечение доказательств является случаем, не терпящим отлагательства. Поэтому нотариальный протокол может быть составлен без извещения одной из сторон или заинтересованных лиц (определение Санкт-Петербургского городского суда от 20.06.2011 № 33-9194/2011).

Обычно протоколы нотариуса суды признают надлежащими доказательствами. В одном деле переписка, по мнению суда, дополнительно раскрыла характер полученных услуг, продемонстрировала их связь с производственной деятельностью компании и влияние на улучшающиеся экономические показатели (постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.12.2014 по делу № А68-5375/2013).

В другом деле условие об электронной переписке было включено в договор, где также были прописаны электронные адреса сторон. Суд принял нотариальный протокол осмотра доказательств. Посредством электронной переписки стороны согласовывали существенные условия договора, способ доставки груза, дополнительные соглашения. Суд также обратил внимание, что между сторонами сложился порядок обмена документами посредством электронной связи. Перепиской был подтвержден факт направления покупателем в адрес поставщика заявки на поставку товара и счета на оплату (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 22.05.2017 № Ф07-3137/2017 по делу № А56-74462/2016).

Экспертиза

Лицо, участвующее в деле, вправе ходатайствовать о проведении судебной экспертизы. Она также может быть проведена и по инициативе суда (ст. 82 АПК РФ). Конкретные вопросы, как и сроки проведения экспертизы, в каждом отдельном случае могут быть индивидуальными. Эксперт может установить наличие, содержание переписки и другую информацию (например, данные о сервере отправителя или подлинности электронной подписи).

Вместо судебной экспертизы суду можно представить внесудебное экспертное исследование (решение Арбитражного суда Московской области от 23.04.2014 по делу № А41-23538/13).

Если нужно доказать, что письмо не поступало, эксперт может отказаться исследовать корпоративную почту, т.к. факт неполучения электронного сообщения доказать трудно. Системный администратор получателя может бесследно удалить поступившее сообщение, от которого на сервере не остается и следа. В то же время при самостоятельном удалении письма сведения о прохождении сообщения между серверами останутся в системных журналах.

Если почтовый сервер является не корпоративным, а публичным, то установить факт неполучения письма тоже возможно.

Заключение (изменение, расторжение) договора

Согласно п. 2 ст. 9 Конвенции ООН об использовании электронных сообщений в международных договорах (от 23.11.2005, подписана от имени Российской Федерации в г. Нью-Йорке 25 апреля 2007 г.) письменная форма сообщения или договора считается соблюденной, если есть электронное сообщение, информация из которого не исчезает бесследно после пересылки.

В подп. «а» п. 3 ст. 9 Конвенции говорится, что требование национального законодательства о подписании считается исполненным, если можно идентифицировать составителя сообщения (например, когда оно подписано электронной подписью).

Договор между российскими партнерами считается заключенным посредством обмена электронными документами, если каналы связи позволяют достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Согласно п. 1 ст. 433 ГК РФ договор считается заключенным с момента получения лицом, направившим оферту (предложение заключить договор), ее акцепта (согласие на заключение договора). Обмен идентичными подписанными договорами по электронной почте может рассматриваться как оферта и акцепт.

Согласно ст. 452 ГК РФ соглашение об изменении или расторжении договора совершается в той же форме, в которой он был заключен. Поэтому обмен электронными письмами, направленный на изменение или расторжение обычного письменного договора, суд может не признать (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 25.05.2015 по делу № А56-22658/2014).

Вместе с тем направление одной стороной в адрес другой электронного письма с предложением изменить договор и совершение второй стороной конклюдентных действий (поставка товара в другом количестве или его оплата по новой цене) свидетельствуют об изменении условий соглашения (ст. 431, п. 3 ст. 438 ГК РФ).

Электронная подпись

Договор можно заключить путем обмена электронными документами, каждый из которых подписан электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи (п. 4 ст. 11 Закона № 149-ФЗ).

Электронная подпись применяется на основании Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (с ключом), признаются равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручно. Сторонам не нужно договариваться о юридической силе этих документов. Такая подпись используется для подписания госконтрактов (ст. 54, 70 и 91 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд») и в работе с сервисом «банк-клиент».

Обмен документами, подписанными простой электронной подписью (с кодом или паролем), имеет юридическую силу, если стороны об этом договорятся. Соглашение о порядке использования простой электронной подписи можно включить в текст договора, лицензионного соглашения, оферты на сайте и т.д.

При этом в соглашении надо прописать:

• согласие сторон на использование простой электронной подписи,
• порядок формирования пароля,
• правила идентификации уполномоченного лица,
• условие о конфиденциальности.

Соглашение о статусе электронной переписки

В свое время ВАС РФ указывал, что отсутствие соглашения об обмене электронными документами или электронной подписи на документах не нарушает требования закона и не лишает переписку доказательной силы (ч. 3 ст. 64, ст. 68 АПК РФ, определение ВАС РФ от 06.09.2013 № 18002/12).

Позднее ВС РФ уточнил, что электронная переписка признается юридически значимой в двух случаях (п. 65 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»).

Во-первых, если этот способ обмена документами стороны предусмотрели непосредственно в договоре. Если такого пункта в договоре нет, суд может не учесть электронные сообщения. Так, Арбитражный суд Западно-Сибирского округа указал, что электронная переписка, на которую ссылался податель жалобы, является ненадлежащим доказательством, поскольку стороны не договорились об официальном статусе такой переписки (постановление от 15.05.2017 по делу № А45-7246/2016).

В другом деле суд вынес такое же решение. Арбитры подчеркнули, что электронный адрес, упомянутый в представленных распечатках как адрес ответчика, не указан ни в договоре, ни в других документах (постановление Семнадцатого Арбитражного апелляционного суда от 05.05.2017 по делу № А50-9007/2016).

То же самое касается и претензии. Если она направлена по сомнительному адресу, суд, с очень высокой долей вероятности, вернет исковое заявление (определение Арбитражного суда Московской области от 10.01.2017 по делу № А41-80545/2016).

Поэтому юристы не устают повторять, как важно включать в договор условие об электронной переписке. Когда этого нет, но возникла необходимость что-нибудь отправить по «электронке», лучше заключить дополнительное соглашение. Если стороны решили общаться через SMS, WhatsApp, Skype или другие сервисы, этот момент для надежности тоже стоит прописывать в договоре. Сделать это можно, например, включив следующее условие в договор: «Любое уведомление, иные документы и сообщения, направляемые сторонами друг другу, должны быть составлены в письменной форме и направлены по почтовому адресу или электронной почте либо путем смс-уведомления, посредством сообщения в WhatsApp или Skype по адресу, номеру или логину, указанным в настоящем договоре, или вручены лично».

Важно, что в этом случае возможность вести традиционную бумажную переписку наряду с электронной у сторон сохраняется (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 13.09.2016 по делу № А79-7945/2015). При отсутствии в договоре условия об электронной переписке суд не сможет достоверно установить получателя и отправителя сообщения (постановление Семнадцатого Арбитражного апелляционного суда от 12.01.2017 по делу № А50-10643/2016).

А вот пункт о том, что электронные сообщения приобретают юридическую силу только после отправки бумажных подлинников, сведет на нет предыдущую договоренность (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.06.2016 по делу № А56-27288/2015). Датой получения документа в этом случае будет день его личного вручения представителю или дата доставки почтового отправления (ст. 165.1 ГК РФ).

Во-вторых, электронная переписка будет юридически значимой, если можно достоверно установить, кто и кому отправил сообщение. Например, когда информация размещена на сайте компании или используется корпоративная почта, домен которой идентифицирует принадлежность к компании. Также можно использовать информацию, указанную на сайте государственного органа, если переписка ведется с ним.

В то же время использование адреса с бесплатного почтового сервиса без соответствующего пункта соглашения затруднит точное определение корреспондентов. Ведь зарегистрироваться можно под любыми, в том числе вымышленными, именем и фамилией, либо указав данные любого другого лица. Впрочем, на руку может сыграть тот факт, что контрагент указывал свой адрес в других документах (в прежних договорах, в исковом заявлении или отзыве на него).

Электронные адреса в соглашении

В соглашении необходимо указать электронные адреса, по которым стороны собираются обмениваться юридически значимыми сообщениями. Если указывать адрес формально и при этом пользоваться другим ящиком, письмо может оказаться в спаме или потеряться среди множества другой корреспонденции. В такой ситуации существует риск, что суд не примет доказательства. Кроме того, арбитры обращают внимание на то, содержит ли договор условие о направлении документов исключительно с почты, указанной в реквизитах (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 18.04.2016 по делу № А04-4465/2015).

Даже если достоверно известно, что почтовый адрес, по которому направлялось письмо, принадлежит контрагенту, переписка может быть не принята судом, если она не читается. Например, когда контрагенты пользуются разными программами или высылается изображение небольшого разрешения (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.03.2011 по делу № А75-6285/2010). Поэтому электронные документы нужно составлять в общеизвестных форматах (например, doc, pdf) и желательно получать подтверждение, что адресат ознакомился с их содержанием.

Уполномоченные лица

Если стороны работают через представителей, этот момент стоит отразить в тексте соглашения о статусе электронной переписки. Тогда использование адреса электронной почты, принадлежащей уполномоченному сотруднику или, например, юристу, будет свидетельствовать о совершении этих действий самим лицом (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 28.14.2016 № Ф01-5650/2016 по делу № А79-11920/2015).

Направление писем с почты сотрудника, домен которой принадлежит компании, может быть равнозначно действиям самой компании. В данном случае полномочие может явствовать из обстановки, в которой действует представитель (абз. 2 п. 1 ст. 182 ГК РФ). Так, объемная переписка, которая велась от имени истца в течение долгого времени с одного электронного адреса, показала суду, что представитель истца был уполномочен на согласование с ответчиком условий договора (решение Арбитражного суда Самарской области от 10.11.2016 по делу № А55-17624/2016).

Однако суд не примет переписку, если она велась с электронного адреса неуполномоченного лица (решение Арбитражного суда г. Севастополя от 27.12.2016 по делу № А84-3567/2016¹).

Бывает, что исполнять договор поручено одним сотрудникам, а занимаются этим вопросом совсем другие люди. В этом случае суд может не признать факт исполнения договора. Так, в деле, дошедшем до ВС РФ, суды отклонили протокол осмотра доказательств нотариусом, несмотря на то что он подтвердил факт обмена материалами во исполнение договора и направление консолидирующего отчета по этапам оказания услуг. Но переписка велась лицами, не уполномоченными ни со стороны исполнителя, ни со стороны заказчика. Поэтому суд не признал факт исполнения обязательств (определение ВС РФ от 21.11.2016 № 305-ЭС16-15088 по делу № А41-58699/2015).

Обычаи в отношениях сторон

Использование электронной почты без соответствующего пункта в договоре суд может расценить как обычай. Тем более если оппонент ранее не возражал против такого обмена информацией (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 20.04.2016 по делу № А57-6931/2015).

В другом деле суды решили, что между сторонами не сложились отношения по обмену письмами, имеющими претензионный характер, «посредствам» электронной почты, «в частности посредствам электронного адреса» (орфография судебного акта сохранена). Доказательство было признано ненадлежащим, поскольку не отвечало критериям допустимости (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 19.01.2017 по делу № А43-1312/2016). Поэтому полагаться на то, что суд признает наличие обычая, все же не стоит.

Подтверждение исполнения договора электронной перепиской

Признает ли суд доказанным факт исполнения договора, когда акты и другие подобные документы во исполнение договора направляются по электронной почте? Исходя из того, что законодательство и судебная практика подтверждают возможность обмениваться электронными документами, можно утверждать, что признает.

Если договор не содержит пункта о силе электронной переписки, документы будут отвергнуты. Так, в деле, рассмотренном Арбитражным судом Дальневосточного округа, процедура сдачи-приемки по электронной почте не предусматривалась договором. Поэтому подрядчик не смог доказать факт выполнения работ на сумму почти 15 млн руб. Электронную переписку посредством SMS-сообщений и протокол осмотра доказательств нотариусом (интернет-переписку) суды не приняли (постановление от 15.05.2017 по делу № А51-20215/2016).

В другом деле истец просил взыскать неотработанный аванс и отрицал факт выполнения и передачи ему результата работ. Ответчик, в свою очередь, сослался на электронные письма, ответ на претензию, на протокол осмотра доказательств нотариусом и даже использование результата работ истцом. Несмотря на все это, суд удовлетворил иск (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 01.08.2016 № Ф09-7873/16 по делу № А60-41983/2015).

Однако в большинстве случаев переписка представляется в суд наряду с другими доказательствами. В таком случае она может усилить позицию стороны, особенно если оппонент ее не опровергает.

Заключение

Посредством обмена электронными документами можно заключать договоры. Желательно, чтобы они были подписаны квалифицированной электронной подписью. Однако чаще договор заключается на бумаге, а по электронной почте направляется связанная с ним корреспонденция. Это вполне допустимо, но суды не принимают электронную переписку, если невозможно достоверно идентифицировать отправителя и получателя.

Хорошо, если стороны заранее согласуют все условия переписки, например установят обязанность подписывать документы электронной подписью, уведомлять друг друга о получении писем, своевременно проверять почту. Еще можно обговорить, в какой форме представлять переписку в суде.

Но и без этих соглашений электронные документы можно представлять в суд наравне с любыми другими доказательствами. Главное – соблюдать несколько правил:

• должна обеспечиваться возможность достоверно установить, от кого и кому направлены письма;
• письма должны быть читаемыми;
• переписка должна вестись уполномоченными лицами;
• распечатка должна быть заверена представителем стороны или нотариусом.

Чтобы убедить суд в том, что обязательство исполнено, стоит вооружиться более весомыми доказательствами, чем простая распечатка переписки: договорами, передаточными актами и актами сверки, бумажной перепиской и т.д. В этом случае электронные сообщения чаще всего выполняют лишь вспомогательную роль и могут усилить позицию по делу.