По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять.
Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком.
Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.
Когда и на какие отпуска составлять график
Работодатель обязан предоставлять работникам все виды отпусков, предусмотренные ТК РФ, в т.ч.:
- основной (обычный или удлиненный) ежегодный оплачиваемый отпуск;
-
дополнительный оплачиваемый отпуск (отдельным категориям работников).
Процесс предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков регулирует именно работодатель (письмо Минтруда России от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754). Поэтому он обязан:
- вовремя составить и утвердить график таких отпусков;
- своевременно предупредить каждого сотрудника о времени начала и окончания отпуска.
Фрагмент документа
Статья 123 «Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» Трудового кодекса РФ
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов...
Пример 1. Когда надо утвердить график отпусков на следующий год
График отпусков работодатель должен успеть утвердить за 2 недели до начала следующего года или ранее (согласно ст. 123 ТК РФ).
Если от 1 января 2024 года отсчитать назад 2 недели (см. серую зону заливки на календаре справа), то последней своевременной датой утверждения графика будет 17 декабря. В 2023 году эта дата выпадает на воскресенье.
Ее перенос на следующий ближайший рабочий день нарушил бы правило «не позднее 2 недель», т.к. попадает в зону серой заливки на календаре. Поэтому переносим ее на ближайший предыдущий рабочий день.
Итак, график отпусков на 2024 год необходимо утвердить до 15.12.2023 (включительно). А до утверждения его надо успеть составить и согласовать с выборным органом профсоюзной организации (если таковая имеется).
Кроме того, работодатель обязан по заявлению сотрудника предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы – в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников (продолжительностью до 5 календарных дней), а также в иных случаях 1, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором (ст. 128 ТК РФ). Во всех остальных ситуациях работодатель вправе, но не обязан предоставить отпуск за свой счет по заявлению работника, и тогда его продолжительность будет определяться по соглашению сторон.
Вносить периоды отдыха за свой счет в график отпусков не обязательно, поскольку он должен определять только периоды оплачиваемых ежегодных отпусков. Однако трудовое законодательство не содержит запрета на внесение неоплачиваемых отпусков в график. Поэтому, если дополнительно указать в графике периоды отпусков за свой счет, нарушением это не будет.
Кто может не составлять график отпусков
Составлять и утверждать график отпусков обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые заключили хотя бы один трудовой договор с работником 2.
Исключение сделано только:
- для организаций и предпринимателей, которые считаются микропредприятиями, т. е. соответствуют всем требованиям ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209‑ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» и внесены в соответствующий реестр ФНС России (https://ofd.nalog.ru/);
-
некоммерческих организаций (за исключением гос- и муниципальных учреждений, госкорпораций, публично-правовых компаний, госкомпаний, общественных объединений, являющихся политическими партиями, потребительских кооперативов, религиозных организаций).
У микропредприятия и некоммерческой организации прошлогодняя среднесписочная численность сотрудников должна составлять до 15 человек, а прошлогодний предельный доход не превышать 120 млн руб. 3
Микропредприятия и некоммерческие организации вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов по вопросам трудового права, за исключением локального акта о временном переводе персонала на дистанционную работу в исключительных случаях в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ. Если они отказались от принятия локальных актов, то должны включить дополнительные условия, регулируемые ЛНА, непосредственно в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Поэтому такие трудовые договоры составляют по типовой форме (утв. постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).
В п. 22 такой типовой формы предусмотрена возможность предоставить работнику ежегодный оплачиваемый отпуск не в соответствии с графиком отпусков, а по письменному соглашению между работником и работодателем. Поэтому вместо графика отпусков такие организации и ИП вправе составлять письменные соглашения с работниками. И тогда на их составление следует указать в п. 22 трудового договора, заключаемого с каждым работником.
Остальные работодатели, не относящиеся к названным, не вправе вместо графика отпусков прописать периоды отпуска каждого работника в его трудовом договоре. Для обычных работодателей трудовой договор не заменяет график отпусков.
График отпусков в первый год работы
По общему правилу, график отпусков надо утвердить не позднее чем за 2 недели до начала календарного года, на который его составляют (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Но если организация образована, к примеру, в 2023 году, то в предшествующий 2022 год график отпусков утвердить просто некому, да и работники в штате еще не появились.
ТК РФ не устанавливает специальных норм по составлению графика отпусков в первый год образования организации или регистрации предпринимателя. Поэтому юрлица и ИП могут в 1-й, в т.ч. неполный, год работы обойтись без графика отпусков (утвердив его только на следующий, т.е. 2-й год своей работы). Это не будет нарушением законодательства и не повлечет санкций. В таком случае ежегодные оплачиваемые отпуска...
