Номенклатура дел составляется на календарный год и действует в течение календарного года. Существенной переработке и согласованию с архивным учреждением номенклатура дел подлежит примерно один раз в 5 лет, а также в случае коренного изменения структуры и функций организации.
Если структура и функции организации остаются стабильными, то номенклатура дел на следующий год действительно может быть просто переутверждена. Но в процессе подготовки к утверждению номенклатуру дел необходимо:
- еще раз прочесть, уточнить заголовки дел, внести необходимые редакторские правки, отражающие реальный состав документов дел;
- в графе «Примечание» следует отметить все переходящие на следующий год дела, форму их представления (особенно электронную, с указанием локализации электронных документов в информационных системах), зафиксировать ответственных за хранение и обеспечение сохранности дел.
И, конечно же, номеклатуру дел необходимо оформить в установленном порядке по утвержденной форме, т.е. не просто перепечатать документ, а:
- дать ему новый правильный заголовок («На 2015 год»),
- заново оформить визу архива организации и
- подпись руководителя службы делопроизводства,
- этот подготовленный проект номенклатуры дел на следующий год необходимо представить для утверждения первому руководителю организации (единоличному исполнительному органу).
«Лучшие практики» организаций показывают, что утверждать номенклатуру дел необходимо не просто грифом утверждения, а приказом, причем не по основной деятельности, а по административно-организационной (срок хранения – 5 лет при постоянном сроке хранения самой номенклатуры дел), в котором отражаются аспекты управления документами и даются конкретные поручения. Отметим, что автор вопроса явно понимает важность правильных формулировок этого распорядительного документа. Показываем его образец в Примере.
«Поручительские» пункты 2 и 3 отражают аспекты управления номенклатурой дел как важным многофункциональным и значимым для деятельности организации документом.
«Поручительский» п. 4, который необходимо поставить на контроль (и напоминания о контрольном сроке начинать рассылать в конце декабря 2015 г. и в январе 2016 г.), поможет службе делопроизводства оформить сводную итоговую запись к номенклатуре дел всей организации, которая составляется на базе итоговых записей к номенклатурам дел структурных подразделений. Чтобы не «испугать» структурные подразделения незнакомой им терминологией, вместо «представить итоговые записи о...» можно написать проще «представить сведения о...».
В приказе можно утвердить и форму представления сведений.
В этом случае форма итоговой записи к номенклатуре дел подразделения, отражающая необходимость ее подписания руководителем подразделения, а не ответственным за делопроизводство сотрудником, может быть оформлена как приложение к данному приказу.
Пример. Приказ об утверждении и введении в действие номенклатуры дел на следующий год
