Конечно, да! Все книги и журналы регистрации (писем, приказов, доверенностей, распоряжений, договоров, командировочных удостоверений, обращений граждан, личного приема граждан руководителями организации и т.п.), базы данных СЭД, в которых регистрируются документы, т.е. абсолютно все учетные документы подлежат включению в номенклатуру дел организации.
Книга или журнал учета представляют собой одновременно и документ, прошитый и заверенный с целью обеспечения его целостности, и своеобразное «дело». Оно может учитываться в номенклатуре дел как «переходящее», если в организации журнал используется до тех пор, пока не закончатся его листы. Например, журнал выдачи командировочных удостоверений (в кадровой службе) или журнал регистрации командировочных удостоверений (обычно в службе делопроизводства ведется для тех, кто прибыл в организацию в командировку) могут вестись в течение нескольких лет при условии, что номера документам будут присваиваться в пределах каждого нового календарного года.
Но книги и журналы могут представлять собой несколько томов одного «дела», если в них учитываются документы, образующие большой документопоток. Например, журнал регистрации поступающих документов (от клиентов и контрагентов) может вестись как учетный документ в течение года, но по мере внесения записей, когда один журнал уже заполнен, для продолжения регистрации заводится / открывается новый журнал. Страницы нового журнала нумеруются с 1 по n-й номер, журнал прошивается, к нему оформляется удостоверительная надпись. Но вот регистрация поступающих документов в этом новом журнале продолжается в валовом порядке номеров в пределах календарного года, а не начинается с первого номера. В конце года образуется несколько томов /частей данного журнала / «дела».
В номенклатуре дел учетные документы располагаются обычно с учетом степени значимости дел в конце каждого ее раздела, после заголовков категорий дел с перепиской и перед заголовками дел с документами об организации делопроизводства (номенклатура дел, описи дел и акты о выделении к уничтожению документов). Регистрационные базы данных, журналы и книги учета ведутся в основном как «переходящие» дела, о чем в графе «Примечание» номенклатуры дел делается соответствующая отметка. См. Пример 1.
Пример 1. Описание журналов регистрации в номенклатуре дел службы делопроизводства (сроки хранения определены по типовому Перечню 2010 г.)
Пример 2. Систематизация взаимосвязанных дел в номенклатуре дел юридического отдела (сроки хранения определены по типовому Перечню 2010 г.)
Пример 3. Систематизация взаимосвязанных дел в номенклатуре дел службы делопроизводства(сроки хранения определены по типовому Перечню 2010 г.)
Но в процессе систематизации заголовков в номенклатуре дел можно соблюдать принцип их расположения не только по степени значимости, но и во взаимосвязи, что в последнее время стало хорошей практикой организаций, поскольку после сдачи в архив учетные документы выполняют в нем справочную и поисковую функции. То есть сразу после заголовка дела, содержащего название вида/видов документов, связанных определенным вопросом/содержанием, в номенклатуру дел вносят заголовок учетного документа (книги/журнала), в котором регистрируются эти документы.
В Примере 2 показано, что в юридическом отделе журнал регистрации доверенностей будет храниться столько же, сколько и сами доверенности, поскольку в архиве он будет выполнять справочную функцию. В Примере 3 тоже показана систематизация взаимосвязанных дел.
Номенклатура дел как документ выполняет учетную функцию, т.е. в ней должны быть закреплены и идентифицированы все документы, которые составляют / будут составлять документальный фонд организации (он одновременно является и ее имуществом, и нематериальным активом).
