• Журнал «Арсенал предпринимателя» февраль 2012
  • Рубрика Бизнес-план

Учет товародвижения в торговой компании

  • Рейтинг 4.4
  • 1 комментарий
  • 9671 просмотр
Как ни странно, наибольшее число потерь торговые предприятия терпят в результате ошибок и нарушений, которые допускают сотрудники вследствие неотлаженной системы учета товародвижения. Решить эту проблему поможет стандартизация всех процедур. В статье автор рассматривает особенности оформления договорных отношений, заказа поставщику, приема товара.


Практика работы торговых сетей и личный опыт показывают, что основной причиной потерь торговых компаний являются вовсе не убытки, причиняемые умышленными действиями покупателей и персонала. От 80 до 95% потерь происходит в ходе обеспечения операционной деятельности торговых объектов в результате ошибок и нарушений сотрудниками, обеспечивающими учет движения товара. Единственным действенным способом снижения данного вида потерь является лишь налаженная система учета товародвижения, стандартизация всех процедур, осуществляемых на различных его этапах, и строжайший контроль их соблюдения.

В розничных торговых сетях используются различные наименования должностей линейного персонала и менеджеров, различные компьютерные программы учета товародвижения, есть и иные индивидуальные особенности. Поэтому обозначим, что понимается под некоторыми терминами, используемыми в настоящей статье.

Торговая организация (торговая сеть1) — торговое предприятие, осуществляющее руководство сетью розничных структурных подразделений (торговых объектов2) различного формата и направленности (торговых комплексов, торговых центров, гипермаркетов, супермаркетов, магазинов «у дома», дискаунтеров, распределительных центров и т.д.).

Поставщик — компания, осуществляющая поставку товаров в торговую сеть.

Категорийный менеджер — сотрудник торговой организации (как правило, входящий в структуру коммерческого отдела (департамента, службы и т.п.), отвечающий за определенную товарную категорию.

Директор торгового объекта — должностное лицо торговой организации, руководящее деятельностью ее розничного структурного подразделения (директор, управляющий и т.д.).

Заведующий секцией — должностное лицо торгового объекта, руководящее подразделением по реализации группы товарных категорий (например, секции «Гастрономия», «Бакалея», «Фрукты-овощи» и т.д.).

Заместитель заведующего секцией – должностное лицо торговой организации, осуществляющее непосредственное оперативное и функциональное управление сменным составом подразделения по реализации товарной группы или направления.

Менеджер по дебаркадеру — должностное лицо торгового объекта, осуществляющее руководство работой сотрудников грузовой зоны (дебаркадера, рампы и т.п.) торгового объекта.

Менеджер по приему товара — должностное лицо торгового объекта, осуществляющее прием товара, возврат товара поставщику.

Руководитель службы безопасности торговой компании – топ-менеджер торговой компании, возглавляющий подразделение по решению вопросов обеспечения безопасности и минимизации потерь.

Руководитель службы безопасности торгового объекта – представитель администрации торгового объекта, занимающийся вопросами обеспечения безопасности и минимизации потерь, либо начальник охраны объекта частного охранного предприятия.

Старший смены – сотрудник, отвечающий за организацию работы сменного наряда штатных сотрудников, непосредственно обеспечивающих охрану и безопасность торгового объекта либо руководитель сменного наряда сотрудников охраны частного охранного предприятия.

Сотрудник службы безопасности – штатный сотрудник подразделения службы безопасности торгового объекта либо сотрудник частного охранного предприятия.

Торговая система — компьютерная система учета товара (в которой отражаются все операции с товаром, начиная с его заказа и заканчивая реализацией или возвратом поставщику), используемая в торговой организации. Операции, упоминаемые в настоящей статье, применимы к торговой системе «Супермаг­2000», соответственно, это необходимо учитывать, адаптируя положения статьи к иной торговой системе.

Прежде чем непосредственно перейти к раскрытию вопросов, являющихся предметом рассмотрения настоящей статьи, хотелось бы обратить внимание на некоторые моменты, которые представляются весьма значимыми в рамках применения рекомендуемых положений на практике.

Несмотря на то, что большинство положений статьи приведено на примере процедуры учета товародвижения и иных смежных бизнес-процессов в рамках отдельной сети торговых объектов, они вполне актуальны для торговых объектов практически любого формата – магазинов «у дома», дискаунтеров, минимаркетов, супермаркетов и т.д. Потери магазинов более мелкого формата, чем супер- и гипермаркеты, от нарушений и ошибок в ходе учета товародвижения в процентном отношении могут быть даже более значительными.

В свете сказанного, используя рекомендации статьи применительно к торговым компаниям небольшого формата, следует это учитывать. Так, в подобных магазинах функции должностных лиц, которых мы определили как категорийных менеджеров, заведующих и заместителей заведующих секциями, менеджеров по дебаркадеру и по приему товаров, зачастую выполняют одни и те же сотрудники: менеджеры торгового зала, заместители управляющих магазинами и т.д. (наименования должностей могут быть самыми разными, однако сути это не меняет). Соответственно, могут быть упрощены в целом и схемы учета товародвижения, вплоть до исключения некоторых, рассмотренных в настоящей статье этапов (например, прием товара от транспортной компании). Важно, чтобы соблюдались основные принципы и подходы к осуществлению этих процедур.

Оформление договорных документов

Договор на поставку товара

Товар может поставляться в торговую сеть только после заключения договора с поставщиком. Условия договора определяет категорийный менеджер, юрист торговой организации проверяет договор на соответствие законам Российской Федерации и интересам предприятия, подписывает договор на поставку продукции сам индивидуальный предприниматель либо лицо, имеющее доверенность на право подписи договоров (часто таким лицом является финансовый директор). В договоре поставки товара должны быть обозначены условия поставки, возврата и оплаты продукции.

Контракт на закупку

После заключения договора на поставку категорийный менеджер в торговой системе составляет контракт на закупку. В нем необходимо указывать:

  • номер контракта;
  • дату контракта (при изменении контракта его первоначальная дата меняется на дату изменения контракта);
  • срок действия контракта (с … по …);
  • место поставки (указываются конкретные торговые объекты);
  • наименование поставщика;
  • дни недели, в которые возможна заявка; дни недели, в которые возможна поставка;
  • спецификацию (артикулы и наименования), по которой поставщик будет поставлять товар;
  • закупочные цены на товар;
  • количество товара в транспортной упаковке.

Для работы с контрактом он должен иметь статус «принят», при запрете работы с контрактом необходимо присвоить ему статус «заблокирован». При завершении срока действия контракта его необходимо либо продлить, либо заблокировать. При создании и любом изменении контракта его нужно разослать в периферийные базы магазинов, в которые возможна поставка товара по данному договору.

При исключении какого-либо товара из контракта необходимо в карточке торговой системы данного товара убрать признак «прием разрешен». Все карточки с признаком «прием разрешен» должны присутствовать в одном из действующих контрактов. Исключать товар из контракта можно только после выполнения поставщиком всех заказов, содержащих данную позицию.

При изменении контрактов категорийный менеджер обязан внести изменение в номенклатуру торгового объекта в торговой системе. При запрете реализации и заказа из номенклатуры соответствующего торгового объекта артикул необходимо изъять, а при внесении в контракт или разрешении на реализацию в номенклатуру соответствующего торгового объекта — добавить его.

Все решения и действия по изменению параметров артикула, а также все изменения в документе «контракт на закупку» производит только категорийный менеджер.

Процедура оформления заказа на поставку товара

Планирование заказов

Заказ поставщику формируется только согласно графику заказов. В графике заказов должны быть указаны дни недели, когда поставщик принимает заказ, и дни недели, когда осуществляется поставка товара.

Формирование заказа поставщику

Заказ товара может сделать заведующий секцией торгового объекта, заместитель заведующего секцией либо категорийный менеджер. Заказ может быть сделан только на основании контракта.

Для формирования заказа поставщику необходимо использовать отчет торговой системы «Бланк-заказ».

В отчете «Бланк-заказ» необходимо указать:

  • период реализации;
  • номера контрактов на закупку;
  • место хранения (магазин);
  • при необходимости выбрать группу товаров, по которой формируется заказ.

В отчете «Бланк-заказ» показываются следующие данные:

  • номер контракта;
  • артикул и его наименование;
  • даты последнего прихода и последней продажи;
  • розничная цена;
  • реализация в количестве последних трех месяцев и дни реализации;
  • реализация в этом же месяце год назад;
  • реализация за выбранный период;
  • текущий остаток;
  • на сколько дней хватит данного текущего остатка;
  • количество уже заказанного товара;
  • количество товара в транспортной упаковке.

В графе «заказ» следует указать количество товара, необходимого для заказа. Заказ нужно формировать кратно числу, указанному в графе «количество товара в транспортной упаковке».

Оформление заказа поставщику

Для передачи заказа поставщику его необходимо разместить в торговой системе. В заказе поставщику нужно указывать:

  • номер заказа;
  • название поставщика, которому делается заказ;
  • место поставки (торговый объект, для которого предназначена поставка по заказу);
  • дату заявки (когда сделана заявка);
  • дату поставки (когда товар будет доставлен в торговый объект);
  • спецификацию заказа (артикул и наименование товара, заказываемого поставщику);
  • закупочные цены;
  • количество заказываемого товара в штуках (килограммах);
  • внешние штрих-коды заказываемого товара и количество в транспортных упаковках.

Присваивать заказу статус «размещен» нужно только в день, указанный в «Графике заказов и поставок».

Редактирование заказа после присвоения ему статуса «размещен» запрещено.

Оформленный заказ необходимо передать представителю поставщика либо отправить его поставщику по электронной почте или факсу до 14:003 дня, в который сделан заказ.

Если заказ сформирован категорийным менеджером, его необходимо разослать в периферийные базы торговых объектов по электронным каналам торговой системы до 17:00 этого же дня.

Контроль выполнения заказов

Ежедневно заведующий секцией торгового объекта должен проверять выполнение заказов за предыдущий день. В торговой системе необходимо отобрать заказы в статусе «размещен» с датой поставки предыдущего дня. Список невыполненных заказов необходимо отправить по электронной почте в адрес категорийного менеджера, ведущего соответствующую группу товаров.

Выполнение заказов контролируется еженедельно отчетом «Анализ заказов поартикульно».

В отчете «Анализ заказов поартикульно» показываются следующие данные:

  • номер заказа;
  • дата заказа;
  • поставщик;
  • дата поставки и номер накладной (если поставка произведена);
  • артикулы и наименования товаров, участвующих в заказе;
  • количество заказанного товара;
  • количество поставленного товара;
  • процент выполнения заказа по количеству;
  • сумма заказанного товара;
  • сумма поставленного товара;
  • сумма недоставки;
  • процент выполнения заказа по сумме.

В отчете «Анализ заказов поартикульно» необходимо указать:

  • номера или диапазон дат, необходимых для контроля заказов;
  • место хранения (магазин);
  • поставщика, по которому проводится контроль выполнения заказов;
  • при необходимости — группу товаров, по которой проводится контроль выполнения заказов.

По отчету «Анализ заказов поартикульно» проводится анализ поставок. Именно полнота поставок является определяющим фактором при выполнении плана продаж торгового объекта, так как реализация зависит от наличия товара в магазине. При обнаружении невыполнения заказа поставщиком более чем на 20% необходимо сообщить заместителю директора торгового объекта и категорийному менеджеру для принятия мер к обеспечению торгового объекта необходимым товаром.

На данной стадии обеспечения товародвижения могут допускаться нарушения, влекущие большие потери для торговой организации: ошибки в ходе формирования заказа товаров поставщику (некорректный заказ). Следует иметь в виду, что причинение прямого ущерба предприятию некорректным заказом зависит от договорных условий с тем или иным поставщиком, а именно — от условий по возврату товара. Предусмотрен ли возврат вообще, на каких условиях он возможен (100-процентный возврат; возврат в размере определенного процента от суммы поставки товара; причины возврата — истечение сроков годности, утеря товарного вида, товар без движения и т.п.) и других обстоятельств. Каким образом некорректный заказ может привести к прямым потерям?

Пример 1
СвернутьПоказать

При формировании заказа конкретной товарной позиции ответственный менеджер (руководитель секции, отдела, товарного направления, заместитель директора, управляющий и т.п.) не проводит анализ товарных остатков, не анализирует среднесуточную реализацию, периодичность поставок, иные объективные обстоятельства, влияющие на снижение или повышение покупательского спроса на данный товар (будни или выходные дни, предпраздничные продажи и т.д.). В результате заказывается и поступает такое количество товара, из которого реализовать в пределах срока его годности возможно лишь половину. В случае невозможности возврата нереализованного товара поставщику весь такой товар подлежит списанию и утилизации. Соответственно, его стоимость полностью включается в потери торгового предприятия. Выявляются такие ошибки, как правило, в процессе списания. Руководитель службы безопасности, как и руководитель торгового объекта, визирующий акт списания, должны задаваться вопросом о количестве списываемого товара, причинах и виновности соответствующих должностных лиц в больших объемах списываемого товара.

Прием товара

Планирование приема товара

Ежедневно в 18.00 заместитель директора торгового объекта распечатывает реестр заказов в статусе «размещен» с датой поставки, соответствующей дню, следующему после дня распечатки реестра. Заместитель директора торгового объекта подписывает данный реестр и передает его менеджеру по дебаркадеру не позднее 19:00. Копию реестра заказов заместитель директора торгового объекта передает старшему смены подразделения службы безопасности для организации учета прибытия автотранспорта в торговый объект.

Менеджер по дебаркадеру по реестру распределяет работу персонала грузовой зоны. В реестре заказов менеджер по дебаркадеру отмечает номера накладных на перемещение товаров с виртуального склада возврата, подготовленных на возврат. Данные о подготовленных возвратах менеджер по дебаркадеру берет из «журнала учета возвратов поставщику».

Регистрация прибытия поставщика

При прибытии автотранспорта поставщика с товаром сотрудник службы безопасности на посту «Дебаркадер» регистрирует время прибытия автотранспорта в журнале учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием (см. Таблицу), предварительно проверив наличие данного поставщика в реестре заказов. При соответствии данных сотрудник службы безопасности вносит данные в «журнал учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием» и сообщает о прибытии поставщика менеджеру по приему товара. Если поставщик отсутствует в реестре заказов, сотрудник службы безопасности связывается с менеджером по дебаркадеру.

Менеджер по дебаркадеру ставит об этом в известность заместителя директора торгового объекта. Заместитель директора торгового объекта, проанализировав ситуацию, принимает решение о целесообразности приема товара. В случае принятия решения о приеме товара от поставщика, не зарегистрированного в реестре заказов, заместитель директора торгового объекта вносит данного поставщика в реестр заказов, удостоверив такое решение своей подписью.

На поставщиков, поставляющих товар в торговый объект чаще одного раза в день или имеющих такую возможность (например, местные производители и поставщики фруктов), правило приема по реестру заказов не распространяется. В каждом торговом объекте у менеджера по дебаркадеру должен быть список таких поставщиков, утвержденный директором торгового объекта. Указанные в списке поставщики принимаются без реестра заказов при наличии заказа с датой поставки, соответствующей текущей дате.

Таблица

Форма журнала учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием

СвернутьПоказать
Форма журнала учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием

Прием товара

Сопроводительную документацию представитель поставщика передает менеджеру по приему товара. Менеджер по приему товара проверяет комплектность и правильность оформления сопроводительных документов (товарно-транспортной накладной, счета-фактуры, сертификата, удостоверения качества и т.д.). Менеджер по приему товара начинает приемку только при наличии полного комплекта правильно оформленных документов.

Если документация предоставлена не в полном объеме или неправильно оформлена, менеджер по приему товара ставит в известность заведующего секцией. Заведующий секцией, проанализировав ситуацию, принимает решение о целесообразности приема товара. Если заведующий секцией принимает решение об отказе в приеме товара, то он обязан сообщить о своем решении категорийному менеджеру по телефону. Категорийный менеджер может принять решение о приеме товара у поставщика, выслав на адрес заведующего секцией электронное письмо с соответствующим указанием и гарантией о предоставлении соответствующей документации либо о принятии на себя ответственности за решение спорного вопроса.

Менеджер по приему товара сообщает оператору базы данных номер «заказа поставщику» из реестра заказов для загрузки соответствующего заказа в терминал сбора данных и передает оператору базы данных один экземпляр товарно-транспортной накладной для проверки соответствия цен в накладной ценам в заказе. Оператор базы данных создает в торговой системе приходную накладную на основании соответствующего заказа поставщику. Спецификацию и цены оператор базы данных заполняет автоматически из соответствующего заказа поставщику. При обнаружении превышения цены поставленного товара оператор базы данных аккуратно вычеркивает цену позиции в товарно-транспортной накладной и рядом вписывает цену из заказа поставщику.

Приходной накладной в данном случае оператор базы данных присваивает статус «принят на складе». Подпись и штамп о приеме товара ставятся на товарно-транспортную накладную только после предоставления поставщиком исправленных (или полного пакета) документов. Статус «принят полностью» приходной накладной присваивается только после предоставления поставщиком исправленных документов.

При обнаружении цены в товарно-транспортной накладной ниже, чем в заказе поставщику, в соответствующую строку спецификации вводится цена из товарно-транспортной накладной.

Второй экземпляр товарно-транспортной накладной передается менеджеру по приему товара для приема товара по количеству и качеству. Терминал сбора данных с заказом менеджер по приему товара получает у оператора ввода данных.

Менеджер по приему товара в ходе приема товара проверяет:

  • количество поставленных товаров (товар принимается кратно упаковке);
  • целостность и качество доставленных товаров и упаковки. При приемке товаров, нуждающихся в проверке качества (фрукты, овощи), менеджер по дебаркадеру вызывает заместителя заведующего секцией, ответственность за качество принимаемого товара из данного перечня несет заместитель заведующего секцией;
  • наличие и читаемость штрих-кода, при этом весь штучный товар необходимо сканировать в отдельности, товар без штрих-кода не принимается;
  • соответствие штрих-кода наименованию товара;
  • весовой товар, который необходимо взвешивать при приемке, принимается в количестве, указанном в распечатанном заказе. Допускается прием товара с превышением веса, указанного в заказе, не более чем на 20%;
  • срок годности товара, товар с длительными сроками реализации, у которого оставшийся срок годности менее 1/3 от срока реализации, не принимается; товар со сроком реализации до 1 месяца не принимается, если оставшийся срок годности менее 2/3 от срока реализации. Если оставшийся срок годности менее 1/3 (2/3 со сроком реализации до 1 месяца), менеджер по приему товара ставит в известность заведующего секцией. Заведующий секцией, проанализировав ситуацию, принимает решение о целесообразности приема товара.

Принимаемый товар полетируется по видам товара (соответственно секциям) на дебаркадере в соответствии с предпочтениями заместителя заведующего секцией.

Товар, не принятый по одной из вышеуказанных причин, аккуратно вычеркивается менеджером по приему товара из накладной. Если позиция не принята по количеству, то зачеркивается только количество позиций, указанных в товарно-транспортной накладной, и рядом аккуратно вписывается фактически принятое количество.

Если у поставщика имеется возвратная тара, то менеджер по приему товара отдает ее в обязательном порядке, при этом подтверждая возврат тары и ее количество, поставив соответствующий штамп и подпись на двух экземплярах накладных.

Фактическое количество товара, полученное во время подсчета, вносится в терминал сбора данных. Терминал сбора данных с внесенными данными менеджер по приему товара передает оператору ввода данных для формирования приходной накладной и получает у оператора ввода данных первый экземпляр накладной с проверенными ценами и отсутствием позиций с превышением цены. Менеджер по приему товара производит вычеркивание позиций в обоих экземплярах товарно-транспортной накладной и по количеству, и по цене. Все вычеркнутые позиции необходимо заверить подписью экспедитора поставщика напротив каждого вычерка.

Менеджер по приему товара регистрирует прием товара в журнале учета приема товара, подписывает товарно-транспортную накладную и передает один экземпляр на пост сотрудников службы безопасности дебаркадера.

Второй экземпляр товарно-транспортной накладной менеджер по приему товара передает оператору ввода данных для окончательной проверки корректности внесенных данных в торговой системе. После проверки товарно-транспортная накладная и счет-фактура передаются старшему оператору (бухгалтеру торгового объекта) для сверки соответствия данных, подшивки документов и ведения бухгалтерского учета.

На посту «Дебаркадер» сотрудник службы безопасности отмечает время убытия и делает отметку в журнале учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием.

Менеджер по дебаркадеру сообщает заместителю заведующего секцией о завершении приема товара. Заместитель заведующего секцией в контакте с менеджером по дебаркадеру организует транспортировку принятого товара в торговый зал.

К сведению
СвернутьПоказать

В ходе приема товара могут допускаться ошибки как со стороны менеджеров по приему товара, так и со стороны операторов по вводу данных. И те и другие ошибки могут причинить значительный ущерб торговой организации.

Невнимательность менеджера по приему товара может привести к тому, что приходуется товар, фактически не поставленный в торговый объект. На практике приходилось сталкиваться с ситуацией, когда товар принимался (то есть ставились подписи на приходных накладных) на основании данных заказа поставщику, фактически же товар не пересчитывался. В результате «принималось» количество товара в два раза меньше, чем поставлялось фактически.

Ошибки в ходе оформления приходных документов

Данные ошибки совершаются операторами ввода данных. Даже если в ходе приема товара никаких нарушений не было и товар при­нимал­ся по факту, в процессе оприходования товара, оператор может не учесть вычерки, который делал менеджер по приему товара, и поставить на приход товар, фактически отсутствующий (непринятый).

Это могут быть механические ошибки. Например, вместо 10 единиц товара на приход ставится 100 единиц. Соответственно, 90 единиц товара, которые, естественно, не будут обнаружены во время проведения инвентаризации, поскольку их и не было, будут являться прямыми убытками торгового предприятия. В практике встречаются и более замысловатые ошибки. Например, однажды оператор в графу «количество» забила штрих-код товара. Такие ошибки выявляются в ходе постсобытийной проверки, путем сравнения заказа товара на тот или иной день со сведениями о его оприходовании в программе учета товародвижения и анализом непосредственно первичной документации о приходе товара.

Прием товара от транспортной компании

При поступлении от поставщиков товара, поставка которого осуществляется транспортной компанией (автотранспортом, оплачиваемым торговой организацией), необходимо принимать его в следующем порядке:

  1. Информацию о дате прибытия товара от таких поставщиков обязан предоставить категорийный менеджер посредством направления электронного письма на электронный адрес заведующего секцией, с копией заместителям директора торгового объекта в день, предыдущий дате поставки. Письмо должно содержать информацию о дате поставки товара в торговый объект, наименовании поставщика и номера заказа, если он сформирован категорийным менеджером.
  2. Заместитель директора торгового объекта должен внести данные о заказе поставщику в реестр заказов следующего дня, проверив наличие размещенного заказа в торговой системе.
  3. Разгрузку арендованного автотранспорта необходимо осуществлять без очереди, не более одного часа, со времени его регистрации в «журнале учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием».
  4. Принять по количеству паллет (тюков, коробок) и подписать транспортные документы о доставке груза в торговый объект.
  5. Прием товара по количеству и качеству осуществлять только при наличии в торговой системе размещенного заказа на эту продукцию.
  6. Каждому эпизоду транзита товара должно предшествовать информационное письмо от менеджера по логистике на адрес заместителя директора торгового объекта с разъяснением действий по обеспечению сохранности и отправки товара в торговые объекты, для которых предназначен товар.
  7. Прием товара по количеству и качеству осуществлять в одностороннем порядке, по заказу, в тот же день. При обнаружении внутритарной недостачи или брака при приеме товара в накладной необходимо оформить вычерк и закрепить его подписью менеджера по приему товара. Брак и излишек сфотографировать на месте приемки, составить акт о выявленных расхождениях. Данные нужно внести в торговую систему в установленном порядке.
  8. Отсканированную накладную, фотографии и копии акта в тот же день по каналам электронной связи (допустима отправка факсом) отправить поставщику и категорийному менеджеру для предоставления исправленных накладных (с копией в адреса заведующего секцией либо заместителя директора торгового объекта).
  9. Окончательно оформленную товарно-транспортную накладную с подписью и штампом торгового объекта (без вычерков) старший оператор (бухгалтер) торгового объекта должен отправить менеджеру по логистике в центральный офис торговой организации, с пометкой «отправить поставщику».
  10. Менеджер по логистике должен организовать отправку полученной из торгового объекта документации поставщику по почте.
  11. При наличии вычерков в накладной поставщик, получив по электронной почте или факсом документы, должен обратно отправить по почте исправленные варианты документов. При отсутствии исправленных документов в течение 7 рабочих дней со дня отправки категорийный менеджер должен провести переговоры с поставщиком и принять решение по замене документов.
  12. Полученные по почте исправленные документы (товарно-транспортные накладные и счет-фактуры) офис-менеджер центрального офиса торговой организации отправляет в соответствующий торговый объект.

Прием товара по штрих-коду

Во всех торговых объектах прием товара осуществляется только по штрих-кодам4 на поставляемой продукции.

Без штрих-кода разрешено принимать только следующие виды продукции:

  1. весовой товар;
  2. товары, реализуемые по короткому штрих-коду согласно утвержденному списку;
  3. упаковочную тару (подложки, пакеты, тару под салаты), которую торговый объект не реализует в розницу. Данная продукция принимается без заказа;
  4. продукцию, поставляемую для подразделения собственного производства;
  5. одноразовую посуду.

При приеме товара на каждую транспортную упаковку (коробку) обязательно приклеивается местный штрих-код, распечатанный на термотрансферном принтере этикеток (Datamax, Zebra, Citizen, Godex, Argox, Proton и др.), при фасовке сканируется приклеенный на транспортную упаковку штрих-код и распечатывается необходимое количество штрих-кодов на аппарате «Datamax».

Запрещено принимать товар, у которого:

  1. нет штрих-кода, за исключением случаев, указанных выше;
  2. при приеме товара штрих-код не считывается сканером и не определяется при ручном вводе в терминал сбора данных;
  3. имеется несколько штрих-кодов на одном экземпляре товара и ни один из них не идентифицируется с данной позицией;
  4. штрих-код определяется в торговой системе под другим наименованием, например, фактически принимается позиция «полка верхняя», а при сканировании высвечивается «рыба горбуша без головы свежемороженая».

Прием товара осуществлять только на основании заказа.

Весь штучный товар сканируется в обязательном порядке.

Проверка работы сотрудников грузовой зоны

Товары, входящие в группу риска (товары, по которым имеются наиболее значительные потери, выявленные в ходе текущих и итоговых инвентаризаций) и обозначенные в списке, согласованном с руководителем службы безопасности торговой организации и утвержденном заместителем руководителя (руководителем торговой организации), принимаются только в присутствии сотрудников службы безопасности и сопровождаются ими до момента выкладки в торговый зал.

Сотрудник службы безопасности должен проверять фургоны автомашин с доставленным товаром, чтобы убедиться в том, что весь товар выгружен. Если автомашина одним рейсом осуществляет доставку грузов на несколько торговых объектов сети, то сотруднику службы безопасности необходимо убедиться в наличии накладных на товар, оставшийся в фургоне автомашины после его выгрузки в торговый объект, который, по утверждению представителя поставщика, предназначен для другого места доставки.

Ежедневно старший смены подразделения службы безопасности организовывает проверку приемки фруктов и овощей без уведомления работников грузовой зоны. Производится выборочное контрольное взвешивание принятых позиций. При выявлении несоответствий составляется акт, который передается директору торгового объекта для принятия мер. Старший смены по своей инициативе может проводить контрольное взвешивание и подсчет любого принятого товара.

Не реже одного раза в месяц комиссия, которая состоит из руководителя подразделения службы безопасности торгового объекта, менеджера по дебаркадеру и заведующего секцией, проверяет работу каждого менеджера по приему товара. Комиссия пересчитывает количество принятого товара непосредственно после приема товара и сравнивает их с подсчетами менеджера по приему товара. Результаты проверки заносятся в протокол.

Продолжение статьи читайте в следующем номере журнала.

Сноски

СвернутьПоказать
  1. Согласно Федеральному закону от 28.12.2009 № 381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации» (далее — ФЗ № 318-ФЗ) торговая сеть — совокупность двух и более торговых объектов, которые находятся под общим управлением, или совокупность двух и более торговых объектов, которые используются под единым коммерческим обозначением или иным средством индивидуализации (ст. 2). Вернуться назад

  2. Согласно ФЗ № 381-ФЗ торговый объект — здание или часть здания, строение или часть строения, сооружение или часть сооружения, специально оснащенные оборудованием, предназначенным и используемым для выкладки, демонстрации товаров, обслуживания покупателей и проведения денежных расчетов с покупателями при продаже товаров. Вернуться назад

  3. Здесь и далее указано рекомендуемое время. Оно может варьироваться в зависимости от режима работы торгового объекта, графика работы менеджерского состава, работающего с заказами (заведующих секциями, заместителей заведующих секциями, менеджеров по дебаркадеру, категорийных менеджеров и т.д.) В настоящей статье временные рамки указаны исходя из того, что торговые объекты сети работают в режиме с 8:00 до 23:00. Вернуться назад

  4. Обязательность приема товара только по штрих-коду вытекает из сложившейся практики и необходимости минимизации рисков осуществления приема товара пересортом. По сути это является «настоятельной рекомендацией». Вернуться назад

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  5 голосов

1 комментарий
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Сергей, 14 февраля 2015 18:18

заметил 3 момента по которым возникли вопросы и откровенное недоумение
1)под несоответствием цены позиции подразумевается закупочная цена за единицу товара? или суммарная стоимость позиции? (просто уточнение момента) и в этом же моменте нужно ещё уточнить что стоит проверять так же и соответствие позиций заказа и приходной накладной (бывают моменты когда поставщик за отсутствием одного товара может выслать подобный, а то и доукомплектовывает заявку дополнительными позициями и этот момент нужно учитывать, так как подобный товар может стать "мёртвым" грузом

2)Это могут быть механические ошибки. Например, вместо 10 единиц товара на приход ставится 100 единиц. Соответственно, 90 единиц товара, которые, естественно, не будут обнаружены во время проведения инвентаризации, поскольку их и не было, будут являться прямыми убытками торгового предприятия.
Вопрос - вы уверены?? если ты ставишь на приход 100 заместо 10 то убыток предприятие понести не должно искл. только если на основание приходной накладной будет осуществляться оплата товара, и то тут сразу несколько моментов при оплате у поставщика должен возникнуть вопрос а что это вы платите 10 кратную цену за товар, да и возврат этих средств после обнаружения ошибки не должен быть невозможным или через чур затруднительным

3)Разгрузку арендованного автотранспорта необходимо осуществлять без очереди, не более одного часа, со времени его регистрации в «журнале учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием».
В этом пункте стоит делать уточнение: как можно быстрее ЖЕЛАТЕЛЬНО в течение часа (так как далеко не везде и не всегда возможно наличными силами осуществить разгрузку в этот период, в качестве примера приведу разгрузку 2 людьми полностью загруженной фуры, или момент когда поставщик отказывается принимать возврат товара если недостатки были обнаружены в отсутствии незаинтересованных лиц (водителя транспорта))

+0

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.