Практический каждый из бизнесменов в своей деятельности использует автотранспорт. Для того, чтобы затраты по его обслуживанию можно было учесть в расходах, нужно соблюсти определенные правила. О них мы и поговорим.
Бизнесмены для обоснования затрат на используемые в предпринимательской деятельности автомобили используют путевые листы. Неправильно заполненные путевые листы либо их отсутствие могут привести к доначислению налогов. При этом вопросов возникает много. К примеру такие: какую форму листа можно применять, какие реквизиты в нем обязательны, на какой период его оформляют, как быть, если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, правомерен ли маршрут «по городу»? Эти проблемы мы и обсудим.
Форма путевого листа
Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. На это указано в ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее – Устав).
Существуют унифицированные формы путевых листов для различных типов автомобилей (легкового, грузового, специализированного, строительного, автобуса), утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 (далее – Постановление № 78).
Тем не менее индивидуальные предприниматели вправе разработать свою форму путевого листа (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Данный вывод подтверждают также письма Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51, от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327 и УФНС РФ по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2.
Согласно ч. 1 ст. 6 Устава при разработке собственной формы путевого листа следует учитывать обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (далее – Порядок), установленные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, может являться документом, подтверждающим расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 и УФНС РФ по г. Москве от 13.10.2009 № 16-15/107268).
Порядок заполнения путевых листов обязателен для индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих автомобили. Данный вывод прозвучал в постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.04.2014 по делу № А33-12312/2013 (определение ВС РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529) и Дальневосточного округа от 18.03.2014 № Ф03-336/2014 (определение ВАС РФ от 16.07.2014 № ВАС-8820/14).
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок (п. 9 Порядка). Собственники транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Порядка). Форму указанного листа предприниматель разрабатывает самостоятельно или может использовать унифицированную, утвержденную Постановлением № 78.
Путевой лист необходимо выписывать в одном экземпляре, и находиться во время работы он должен у водителя.
Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет (п. 18 Порядка).
Иногда арбитры приходят к выводу о необязательности заполнения путевых листов.
К примеру, в постановлении ФАС Московского округа от 25.10.2012 по делу № А40-13623/12-75-66 (определение ВАС РФ от 21.02.2013 № ВАС-1181/13) прозвучало, что доводы налогового органа об установлении пробега по путевому листу неправомерны. Дело в том, что указанные в листе данные не влияют на применяемый порядок расчета стоимости израсходованного бензина. Списание расходов происходило на основании специально утвержденных налогоплательщиком отчетов.
В другом случае суд решил, что составление путевого листа носит обязательный характер только для автотранспортных предприятий (постановление ФАС Московского округа от 18.09.2013 по делу № А40-19421/13-99-60).
Отметим, что указанные решения носят единичный характер и данная позиция однозначно приведет в суд.