Когда уничтожать согласия клиентов на обработку их персональных данных?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2017

Вопрос

Помогите определить судьбу согласий на обработку персональных данных. Но не работника, а клиента. Стоит ли их уничтожать по истечении срока обработки (указанного в самом согласии) вместе с персональными данными или же хранить? По ПТУД подходит статья 666, но юридический отдел настаивает на том, что она относится только к согласиям работников. Однако я полагаю, что все же согласия клиента тоже можно хранить по этой статье, т.к. в п. 1.4 общих положений к ПТУД сказано: «Перечень не содержит в статьях конкретных наименований документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа».

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)

Данная статья находится в разделе 8.1 «Прием, перемещение (перевод), увольнение работников» ПТУД, поэтому она применяется только в отношении документов работников. Уведомление работника работодателем о том, что его персональные данные будут обрабатываться и защищаться в соответствии с целями обработки в рамках трудовых отношений, и согласие работника на обработку его персональных данных в настоящее время рекомендуется хранить в составе личного дела работника. Но уведомление и согласие в процессе подготовки личных дел к передаче в архив организации практически всегда выделяются к уничтожению.

Персональные данные клиентов обрабатываются и защищаются в совершенно других управленческих процессах - клиентская, договорная работа и т.п. В Политике организации в области обработки и защиты персональных данных (ЛНА) должно быть закреплено, что это другие цели обработки¹, ответственность иных сотрудников, иной участок обработки и т.п.

Когда завершится обработка персональных данных клиента, которую организация осуществляет с конкретной целью, тогда сроки хранения «основных» документов, содержащих персональные данные, распространятся:

и на уведомление клиента об их обработке в рамках конкретного процесса и с конкретной целью,
и на согласие клиента на такую обработку.

Необходимо признать, что юристы вашей организации в данном случае оказались правы.

Сноски 1

Например, постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» предусматривает раздельную обработку и раздельное хранение персональных данных (материальных носителеи?), обработка которых осуществляется в различных целях. Вернуться назад