Когда сдавать в архив локальные нормативные акты?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2017

Вопрос

До 2016 года в нашей организации локальные нормативные акты (ЛНА) хранились отдельно от распорядительных документов и не в канцелярии. С 2016 года канцелярия начала хранить ЛНА вместе с приказами об их утверждении, и подразделение, ранее хранившее ЛНА, готовит их к передаче в архив. Руководитель того подразделения не хочет сдавать в архив ЛНА, которые еще актуальны. У него сотрудник все подготовил, сложил в хронологическом порядке, пронумеровал листы, подготовил внутренние описи, обложки и т.п. И вдруг – актуальные ЛНА сдаваться не будут! Разве так можно? Надо ли: – сейчас сдать половину ЛНА (только утратившие силу); – а затем ждать, когда утратят силу действующие ЛНА, и потом их сдать или подшить утратившие силу ЛНА в те дела, которые уже сданы в архив?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Руководитель подразделения прав. Если локальный нормативный акт организации продолжает действовать, его нельзя относить к «законченным в делопроизводстве» документам и готовить к передаче в архив с оформлением соответствующих сдаточных описей структурного подразделения. Включать в 1 дело для сдачи в архив действующие и утратившие силу документы недопустимо.

В процессе ведения нормативной базы организации подразделение и его руководитель должны были в плановом порядке ежегодно, постепенно, по графику, составленному архивом, готовить дела с прекратившими свое действие ЛНА, у которых срок хранения не истек, к передаче на архивное хранение. Одновременно должны были быть выделены к уничтожению утратившие силу ЛНА, у которых предписанный им срок хранения уже истек. Организация экспертизы ценности и систематизация ЛНА по срокам хранения находится в зоне ответственности руководителя подразделения-«хранителя».

Если в 2016 году ответственность за хранение действующих ЛНА перетекла из другого подразделения в канцелярию, то передачу таких документов надо оформить актом приема-передачи дел. Это не поздно сделать и сейчас, особенно если ответственным сотрудником они уже как-то упорядочены, надеюсь, что данных документов не очень много. А вот утратившие силу ЛНА, подлежащие архивному хранению, должно передать в архив прежнее подразделение-«хранитель» по сдаточным описям, подписанным руководителем того структурного подразделения. Одновременно с описями подразделению необходимо подготовить и проект акта о выделении к уничтожению ЛНА с истекшими сроками хранения.

Ответственность за хранение документов системы ЛНА организации и переданные вам действующие ЛНА рекомендуем отразить в номенклатуре дел канцелярии на 2018 год, сформулировав конкретные заголовки дел в соответствии с предметно-вопросным признаком и сроками хранения. При необходимости можно внести изменения в Положение о канцелярии, включив в раздел «Функции» пункт об осуществлении централизованного хранения ЛНА организации. Начальнику канцелярии рекомендуем подготовить внесение необходимых изменений в Инструкцию по делопроизводству, чтобы предотвратить ситуации, подобные возникшей.