Top.Mail.Ru

Как формировать в дела переписку при внедрении СЭД?

Вопрос
В соответствии с формулировками «Перечня типовых управленческих архивных документов...» (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) дела, в которых формируются письма от сторонних организаций и ответы на них, следует называть «Переписка по вопросам...». С внедрением СЭД отпала необходимость передавать письмо с резолюцией руководителя исполнителю. Таким образом, у секретаря руководителя остается большая часть как входящих, так и исходящих документов. При этом секретарю нецелесообразно формировать их по тематике, т.к. этим занимается исполнитель. Как можно назвать дело, в которое мы помещаем только входящие документы с резолюцией руководителя, и дело, в котором только исходящие документы? Стоит ли в номенклатуру дел включать эти дела, т.к. документы, которые сформировал в дела секретарь, будут повторяться и у исполнителя?
Отвечает

Сначала отметим, что ваша организация совершенно правильно начала руководствоваться п. 19 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 4771).

При применении СЭД исполнитель получает доступ к электронной копии документа, который в форме сканированного файла включен в соответствующую регистрационную форму. Только этот сканированный файл необходимо удостоверять как копию, поскольку понятие «электронный образ» из Правил делопроизводства исключено. Делать это допустимо простой электронной подписью сотрудника службы делопроизводства (секретаря), которую поддерживает СЭД.

При этом оригинал полученного документа остается в службе делопроизводства (в малых организациях все ее функции может выполнять секретарь).

Документы, подписанные руководителем и предназначенные для отправки (так называемые «исходящие») также проходят через службу делопроизводства, которая их регистрирует и отправляет (п. 20-24 Правил делопроизводства). Таким образом, копия отправленного документа также остается в службе делопроизводства, которой удобно в зависимости от вопроса и в соответствии с номенклатурой дел формировать дела с перепиской по принципу: запрос+ответ, причем письмо-ответ помещается за документом-запросом. Для описания переписки в заголовке дела применяется определенная модель: переписка - корреспондент (с кем?) - территория (факультативный элемент) - содержание (о чем?). Например:

  • «Переписка с подведомственными территориальными органами по Южному федеральному округу о повышении квалификации и обучении сотрудников»;
  • «Переписка с клиентами - физическими лицами по исполнению претензий».

Новый порядок обработки документопотока поступающих документов, который складывается благодаря применению СЭД, необходимо регламентировать в Инструкции по делопроизводству. Конечно, в вашей ситуации у секретаря прибавляется нагрузка, повышается ответственность за формирование дел, их хранение. Соответствующие изменения технологии и ответственности следует своевременно отразить в должностной инструкции секретаря и использовать это для повышения его статуса. А исполнители тогда освобождаются от передачи, ксерокопирования, хранения копий бумажных документов и части работ по формированию дел, потому что документы не должны «дублироваться» - повторяться и у секретаря, и у исполнителя. Соответственно количество дел с перепиской в номенклатуре дел на рабочем месте секретаря постепенно будет несколько увеличиваться, а в номенклатурах дел структурных подразделений - сокращаться. Секретарь небольшой организации будет выполнять все функции службы делопроизводства и централизованно управлять документами, составляющими переписку по самым важным направлениям деятельности.

Заметим, что правила формирования дел и формулирования их заголовков устанавливают не перечни документов со сроками хранения, а:

  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);
  • п. 3.5.2 и Приложение № 21 к данному пункту Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

В заключение придется сделать замечание, что грубейшей ошибкой (!) является формирование дел с перепиской раздельно по документопотокам поступающих и отправляемых документов без учета значимости вопросов и корреспондентов (например, только дел с заголовками «Входящая переписка» и «Исходящая переписка»), потому что сроки хранения документов диктуются важностью их содержания - они навряд ли окажутся одинаковыми у всей переписки организации.

Сноски 1

  1. Далее - Правила делопроизводства. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?