• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2017

Как все-таки по новому ГОСТ правильно оформить адресование письма в структурное подразделение?

  • 0 комментариев
  • 209 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ


Видимо, вопрос возник в процессе изучения изменений требований к оформлению организационно-распорядительных документов в связи со сменой старого ГОСТ Р 6.30-2003 новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Но напомним вам, что вступление в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 отложено с 1 июля 2017 на 1 июля 2018 года, потому:

  • пока продолжаем руководствоваться старым ГОСТ Р 6.30-2003;
  • времени на изучение обновленных правил у нас прибавилось, более того новый ГОСТ может быть официально переиздан, поэтому правила еще могут измениться;
  • на данный момент ГОСТ Р 7.0.97-2016 ввел только несколько заметных изменений в оформлении адресата на письме:
    • инициалы нужно будет располагать после фамилии и у должностного, и у частного лица (по ГОСТ Р 6.30-2003 у должностного лица их принято располагать перед, а у физлица - после фамилии);
    • вводится употребление условных сокращений «г-ну» (господину), «г-же» (госпоже);
    • элементы многострочного реквизита «адресат», т.е. его атрибуты, предлагается отделять друг от друга двумя межстрочными интервалами (хотя это пожалуй многовато - будем отделять одним межстрочным интервалом).

И действующий ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.15), и грядущий ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.15) устанавливают, что письмо может быть адресовано в структурное подразделение организации.

Смысл оформления реквизита «адресат» в том, чтобы на письме было максимально конкретно указано его место в системе управления организацией (не просто организация, а подразделение, либо должностное лицо, либо ответственный сотрудник). Правильное указание места в системе управления позволяет организации-получателю направлять входящие документы на исполнение непосредственно в день получения, предварительного рассмотрения и регистрации (в один и тот же день).

Реквизит «адресат» необходимо оформлять в правой верхней части рабочего поля документа. При адресовании письма в подразделение это стоит делать следующим образом:

  • если известны наименование должности, фамилия и инициалы руководителя структурного подразделения:
    Пример 1

    Адресование письма руководителю подразделения

    СвернутьПоказать
    Адресование письма руководителю подразделения
  • если известны наименование должности, фамилия и инициалы конкретного ответственного сотрудника структурного подразделения:
    Пример 2

    Адресование письма сотруднику подразделения

    СвернутьПоказать
    Адресование письма сотруднику подразделения
  • когда известно только наименование структурного подразделения:
    Пример 3

    Адресование письма в подразделение

    СвернутьПоказать
    Адресование письма в подразделение
Из-за каких ошибок вступление в силу нового ГОСТ на оформление организационно-распорядительных документов в последний момент отложили на год, мы рассказали в статье «Введение в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 откладывается»
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Тематика:

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.