Top.Mail.Ru
Вопрос
Как все-таки по новому ГОСТ правильно оформить адресование письма в структурное подразделение?
Отвечает

Видимо, вопрос возник в процессе изучения изменений требований к оформлению организационно-распорядительных документов в связи со сменой старого ГОСТ Р 6.30-2003 новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Но напомним вам, что вступление в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 отложено с 1 июля 2017 на 1 июля 2018 года, потому:

  • пока продолжаем руководствоваться старым ГОСТ Р 6.30-2003;
  • времени на изучение обновленных правил у нас прибавилось, более того новый ГОСТ может быть официально переиздан, поэтому правила еще могут измениться;
  • на данный момент ГОСТ Р 7.0.97-2016 ввел только несколько заметных изменений в оформлении адресата на письме:
    • инициалы нужно будет располагать после фамилии и у должностного, и у частного лица (по ГОСТ Р 6.30-2003 у должностного лица их принято располагать перед, а у физлица - после фамилии);
    • вводится употребление условных сокращений «г-ну» (господину), «г-же» (госпоже);
    • элементы многострочного реквизита «адресат», т.е. его атрибуты, предлагается отделять друг от друга двумя межстрочными интервалами (хотя это пожалуй многовато - будем отделять одним межстрочным интервалом).

И действующий ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.15), и грядущий ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.15) устанавливают, что письмо может быть адресовано в структурное подразделение организации.

Смысл оформления реквизита «адресат» в том, чтобы на письме было максимально конкретно указано его место в системе управления организацией (не просто организация, а подразделение, либо должностное лицо, либо ответственный сотрудник). Правильное указание места в системе управления позволяет организации-получателю направлять входящие документы на исполнение непосредственно в день получения, предварительного рассмотрения и регистрации (в один и тот же день).

Реквизит «адресат» необходимо оформлять в правой верхней части рабочего поля документа. При адресовании письма в подразделение это стоит делать следующим образом:

  • если известны наименование должности, фамилия и инициалы руководителя структурного подразделения:
Пример 1. Адресование письма руководителю подразделения
class='dash'
  • если известны наименование должности, фамилия и инициалы конкретного ответственного сотрудника структурного подразделения:
  • Пример 2. Адресование письма сотруднику подразделения
    class='dash'
  • когда известно только наименование структурного подразделения:
  • Оценить вопрос
    s
    В избранное

    Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

    Комментарии 0

    Рекомендовано для вас

    Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

    Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

    Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

    Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

    Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

    В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

    Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

    Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

    Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

    Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

    Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

    Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

    В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

    В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

    Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

    Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?