• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2017

Как ввести в действие новую Инструкцию по делопроизводству?

  • 0 комментариев
  • 1820 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Утверждена новая Инструкция по делопроизводству в организации. Каковы этапы внедрения новой Инструкции в процессы делопроизводства? Их надо отражать в приказе о введении в действие, как это лучше сделать? Когда и как ознакомить с новым документом?

Действительно, лет 10 назад считалось, что сначала необходимо утвердить Инструкцию по делопроизводству (первый пункт соответствующего приказа), а потом в том же приказе перечислить мероприятия по ее введению в действие с указанием сроков и ответственных за исполнение. А иногда в подобном приказе Инструкция по делопроизводству утверждалась одновременно с утверждением плана мероприятий по ее внедрению.

Например, в приказе фиксировались следующие действия:

  • утвердить Инструкцию по делопроизводству (подобная формулировка приказа фактически означает, что Инструкция считается утвержденной с даты приказа);
  • организовать ведение делопроизводства в соответствии с утвержденной Инструкцией (эту работу должна была выполнять служба делопроизводства);
  • обеспечить методическую помощь структурным подразделениям в процессе внедрения Инструкции по делопроизводству (обычно назначался ответственным руководитель службы делопроизводства);
  • организовать обучение сотрудников правилам составления и оформления документов, контроля исполнения и формирования дел в соответствии с требованиями утвержденной Инструкции (служба делопроизводства и отдел кадров назначались ответственными);
  • изготовить бланки и штампы, необходимые для составления документов и ведения делопроизводства в соответствии с утвержденными требованиями (ответственные – служба делопроизводства и хозяйственный отдел);
  • обеспечить настройки соответствующего программного обеспечения (шаблонов и классификаторов в СЭД) для работы с документами (ответственный – ИТ-отдел);
  • ознакомить сотрудников организации с требованиями утвержденной Инструкции по делопроизводству под подпись (этим занимались отдел кадров и служба делопроизводства).

И такой порядок означал, что с момента своего утверждения Инструкция по делопроизводству фактически не вступала в силу, не начинала применяться. Ведь обучение не было проведено, настройки в СЭД не сделаны, необходимые бланки не заказаны и т.п.

В настоящее время все функции службы делопроизводства должны планироваться (по месячным, квартальным и годовым планам) и согласовываться с планами иных подразделений. Разработку новой Инструкции по делопроизводству или внесение изменений в действующую служба делопроизводства осуществляет в рамках закрепленных за ней функций и в плановом порядке. И все подготовительные мероприятия, необходимые для обеспечения работы с документами в соответствии с новой Инструкцией, заранее готовятся и поэтапно осуществляются. Например, совместно с отделом кадров и ИТ-подразделением служба делопроизводства:

  • проводит обучение ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. В тестовом режиме эти сотрудники работают в заранее настроенных шаблонах, карточках, базах данных и представлениях СЭД в соответствии с правами доступа.
    В должностные инструкции ответственных в подразделениях могут вноситься изменения в части обязанностей, прав и ответственности по отношению к требованиям Инструкции по делопроизводству. С новыми версиями должностных инструкций сотрудники знакомятся под подпись после утверждения и введения в действие Инструкции по делопроизводству (день в день или через 1-2 дня);
  • обучение руководителей структурных подразделений, которые отвечают за документальные и архивные фонды своих подразделений и должны передавать дела и документы возглавляемых ими подразделений по акту приема-передачи в случае своего увольнения или долговременного отсутствия (более 30 дней). Руководителей обучают применению простых и усиленных квалифицированных электронных подписей, процедурам согласования в информационной системе и т.п.
    В их должностные инструкции / положения о должности вносятся соответствующие пункты, с которыми руководителей тоже знакомят под подпись.

Таким образом, для введения в действие новой Инструкции по делопроизводству (или соответствующего ей комплекса конкретных регламентов, правил, порядков и т.п. локальных нормативных актов) заранее осуществляются все необходимые мероприятия:

  • готовятся бланки, штампы, электронные шаблоны, настраиваются программно-аппаратное обеспечение и права доступа в информационных системах;
  • проводится обучение сотрудников работе по новым правилам;
  • вносятся необходимые изменения в должностные инструкции и регламентные документы по делопроизводству.

И в этом случае приказ (по основной деятельности с постоянным сроком хранения) фактически будет распорядительным документом, в котором утверждается Инструкция по делопроизводству, и с даты, установленной приказом, она реально вступит в силу, т.е. будет фактически действующим документом. Кроме того, в подобном приказе рекомендуется отразить уровни управленческого контроля за соблюдением ее требований (см. пункт 4 приказа из Примера 1).

Пример 1

Приказ об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству

СвернутьПоказать
Приказ об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству

Если же вы вносите изменения, то рекомендуем поддерживать версионность документа, т.е. в заголовке приказа можно отразить: «Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству (версия 1.1)».

Если СЭД для публикации и трансляции документов не применяется, то можно использовать какую-то из следующих формулировок:

  • «Опубликовать утвержденную Инструкцию на внутреннем корпоративном портале Общества Intraweb...» или
  • «Довести утвержденную Инструкцию до сведения всех сотрудников Общества по электронной почте...».
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.