Данные виды документов относятся к подсистеме документов корпоративного управления, обеспечивающих управление стоимостью организации, ее активами, акциями и иными ценными бумагами. В рамках системы внутреннего контроля в акционерных обществах создаются служба комплаенс и служба управления рисками, которые осуществляют специализированные виды предупредительного контроля, направленного на предотвращение конфликта интересов и рисков принятия решений по основным направлениям деятельности. Как правило, кодексы корпоративного поведения и кодексы профессиональной этики должны иметь организации, которые осуществляют свою деятельность на рынке ценных бумаг и для которых мегарегулятором в настоящее время является Банк России, – банки, брокерские, страховые компании и др.
В соответствии с действующим Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс) срок хранения внутренних документов акционерных обществ определяется в соответствии с перечнем типовых управленческих документов. Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Федеральной архивной службой в 2000 году, утратил силу. А в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – ПТУД) основные документы корпоративного управления упоминаются в разделе 1 «Организация системы управления».
Кодексы профессиональной этики имеют постоянный срок хранения по месту разработки и / или утверждения в соответствии со статьей 81 а) ПТУД. К данному сроку хранения сделана отметка ** (две звездочки), которая фактически означает постоянный срок хранения до ликвидации организации. Заметьте, что кодекс профессиональной этики подлежит пересмотру и утверждению 1 раз в 5 лет, формируется в переходящее дело и включается в номенклатуру дел корпоративного секретаря.
Служба комплаенс, которая разрабатывает проект данного документа и представляет его на утверждение советом директоров, работает с утвержденной копией, которая в номенклатуре дел службы может иметь срок хранения «До замены новым» по статье 81 б) ПТУД.
Статья 82 ПТУД устанавливает 5-летний срок хранения отчетов о соблюдении кодекса профессиональной этики. Отчеты составляются как годовые сводные документы на основе первичных журналов, актов, служебных записок или отчетов структурных подразделений или ответственных руководителей, выявивших факты конфликта интересов и нарушения профессиональной этики. Срок хранения этих первичных документов может установить экспертная комиссия организации (не менее 1 года после утверждения отчета в статусе годового сводного документа комплаенс, что закрепляется в протоколе заседания ЭК) по представлению руководителя службы комплаенс и на основе его мотивированного профессионального заключения.
