• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2016

Как правильно внести запись в номенклатуру дел напротив дела, которое не было заведено, а заголовок в номенклатуре есть?

  • 0 комментариев
  • 1649 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ


В течение календарного года, действительно, может измениться состав документального фонда организации, который закрепляется номенклатурой дел.

Изменения могут быть существенными, если коренным образом меняются направления деятельности и функции организации, возникают совершенно новые виды документов и дел. В этом случае требуется разработка новой номенклатуры дел и, возможно, даже в середине года. Изменения могут быть текущими и незначительными, которые служба делопроизводства по мере необходимости фиксирует в рабочем экземпляре номенклатуры дел (это – третий или четвертый ее экземпляр, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива), чтобы учесть при разработке номенклатуры дел на следующий календарный год. При появлении в процессе деятельности нового вида или вопроса деятельности служба делопроизводства «занимает» так называемые резервные индексы, т.е. формирует вновь возникшие дела и присваивает им индексы / номера, которые были оставлены свободными и обозначены в номенклатуре дел словом «резерв» специально для подобных случаев.

А если в конце календарного года обнаружилось, что некоторые запланированные номенклатурой дел документы не возникали и в дела формировать было нечего, то в строках соответствующих дел в графе «Примечание»:

  • оформляется простая запись «Дело не заводилось», или «Дело не заведено», или еще короче – «Не заведено»;
  • запись подписывается руководителем службы делопроизводства или руководителями структурных подразделений:
Пример 1

Отметка в графе «Примечание» в любом разделе номенклатуры дел всей организации

СвернутьПоказать
Отметка в графе «Примечание» в любом разделе номенклатуры дел всей организации
Пример 2

Отметка в графе «Примечание» номенклатуры дел структурного подразделения

СвернутьПоказать
Отметка в графе «Примечание» номенклатуры дел структурного подразделения

Отметку о незаведении дела в номенклатуре дел структурного подразделения может подписать его руководитель, который несет ответственность за документальный фонд своего подразделения и подписывал соответствующую номенклатуру дел подразделения на прошедший год.

А аналогичную отметку в сводной номенклатуре дел (и в рабочем, и в первом экземпляре) оформляет руководитель службы делопроизводства, который отвечает за ведение и актуализацию этого документа.

См. ответы на вопросы:
Если номенклатура дел на следующий год не изменится, можно ли использовать предыдущую и как ее переутвердить?
Что нужно оформить на обложке переходящего дела, как описать его в номенклатуре дел прошлого и будущего года?
Дело с бумажными оригиналами отражено в номенклатуре дел, но можно ли в ней указывать местоположение папки с вордовскими «заготовками» этих документов? Как отражать в номенклатуре электронные оригиналы документов (база данных, группа файлов с ЭЦП)?
Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения, читайте в статье «Разработка номенклатуры дел: трудные и особенные случаи»
См. статью «Новые Правила работы архивов о номенклатуре дел»
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.