• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2016

Если на предприятии сократили несколько отделов, то в номенклатуре дел изменятся порядковые номера оставшихся?

Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Если на предприятии сократили несколько отделов, то в номенклатуре дел изменятся порядковые номера оставшихся отделов, а индексы дел будут прежними? Например, служба логистики теперь имеет индекс 3, а раньше был 5; ­индекс в номенклатуре дел у этой службы будет 03 или останется 05?

Вы столкнулись с проблемой, которая часто возникает, когда в организации разрабатывается номенклатура дел структурного типа (для индексации ее разделов используются те индексы, которые уже присвоены кадровой службой и закреплены в схеме оргструктуры или в организационных документах: структура и штатная численность или штатное расписание организации), т.е. главная таблица номенклатуры дел как классификатора специально не разрабатывается, а в ее качестве просто ­используется схема оргструктуры.

Но при любом изменении схемы оргструктуры служба делопроизводства и архив не должны сразу же перерабатывать номенклатуру дел и систему индексации. Обычно в течение года ее действия служба делопроизводства «ведет» номенклатуру дел, поддерживает ее в актуальном состоянии, фиксирует в рабочем экземпляре номенклатуры дел (ручкой или даже карандашом при частых изменениях) все изменения, включая изменения в заголовках и индексах дел. К моменту разработки и утверждения номенклатуры дел на следующий год этот рабочий экземпляр, отражающий все изменения и дополнения, сделанные в течение года, станет основой для закрепления актуальной систематизации документов и дел в следующем году.

Актуальность номенклатуры дел может быть обеспечена за счет создания справочных таблиц, которые называются таблицами соответствия. В связи с каждым изменением структуры организации и индексов подразделений рекомендуем составлять таблицу соответствия индексов на дату внесения изменения:

Пример 1
СвернутьПоказать
таблица соответствия индексов

Таблицы соответствия обычно подписываются руководителем службы делопроизводства, который подписывает и саму номенклатуру дел. Таблицы помогают правильно оформлять номера дел и томов в процессе подготовки документов к сдаче в архив ­организации после окончания соответствующего делопроизводственного года.

А теперь обратимся к вопросам методики разработки номенклатуры дел. Опыт «лучших практик» коммерческих организаций показывает, что в главной таблице (а значит, и в названиях разделов номенклатуры дел) гораздо удобнее отражать основные направления деятельности или функции, т.е. разрабатывать ­номенклатуры дел двух других типов: производственно-отраслевую или функциональную.

Но даже если в качестве названий разделов номенклатуры дел в процессе ее разработки используются названия структурных подразделений организации (номенклатура дел структурного типа), то это не означает, что в ней механически повторяются названия и индексы, установленные штатным расписанием или схемой оргструктуры. Главная таблица номенклатуры дел вполне может существовать самостоятельно, и индексы, присвоенные ее разделам в этом случае не должны совпадать с индексами структурных подразделений, которые закрепляются за ними в других документах (штатное расписание, классификатор подразделений финансового планирования и т.п.). Поскольку номенклатура дел служит инструментом систематизации документального фонда организации, то в ней как в совершенно самостоятельном классификаторе должны быть закреплены документальные фонды подразделений, функциональные документные комплексы, дела (первичные комплексы) и документы, расположенные по степени их значимости и во взаимосвязи.

Пример 2
СвернутьПоказать

В штатном расписании закрепляются структурные единицы с определенными индексами, но для номенклатуры дел на их основе и с учетом установленных названий подразделений разрабатывается собственная главная таблица, в которой подразделения располагаются по степени значимости и соответствующим образом индексируются. Причем служба делопроизводства, которая «обслуживает» деятельность руководителей организации (генеральный директор и его заместители), в главной таблице ­номенклатуры дел структурного типа всегда располагается первой и имеет индекс 01. Сравните 2 классификатора:

штатное расписание и номенклатура дел

К правильно разработанной главной таблице номенклатуры дел проще составлять таблицы соответствия при изменении названий и индексов структурных подразделений и индексов дел.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.