Обычно учредителями муниципальных архивов являются органы местного самоуправления, как правило, собрание депутатов соответствующего муниципального района. Администрация конкретного муниципального образования (района) осуществляет оперативное управление муниципальным архивом, т.к. данные архивы создаются в основном в организационно-правовой форме «муниципальное учреждение».
Районный центр занятости населения должен быть источником комплектования муниципального архива, образованного в данном районе. Если сотрудники архива (а в архиве назначается куратор для соответствующего источника комплектования) пока не связались с Вами, то совершенно правильно проявить инициативу. На сайте администрации района www.poltav.omskportal.ru можно найти сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которого возложена ответственность в сфере архивного дела (обычно вместе со сферой культуры), а также сведения о муниципальном архиве (все услуги, контактные данные, часы приема, фамилии).
Сведения о системе архивных учреждений в субъекте Российской Федерации необходимо искать на официальном сайте исполнительного органа, уполномоченного в сфере культуры (или культуры и туризма). В Омской области – это сайт министерства культуры Омской области www.mkt.omskportal.ru, на котором имеется представление со всеми контактными данными. Здесь же ищите список муниципальных архивов Омской области. Все необходимые разъяснения необходимо получать в Архивном управлении.
Проекты номенклатур дел и описи дел необходимо согласовывать с ЭПК архива, источником комплектования которого будет являться центр занятости. А самое главное – рекомендуем поддерживать деловые контакты с куратором от архива, который может оказать значительную методическую помощь в организации работы с документами и подготовке дел к их последующей передаче в муниципальный архив.
Нельзя также исключить ситуацию, при которой документы районного центра занятости могут подлежать передаче в ведомственный архив вышестоящей организации – областного управления занятости. Письмо в вышестоящую организацию с просьбой разъяснить вопросы передачи документов на архивное хранение и согласования проектов номенклатур дел и описей дел, сдаваемых в архив, поможет прояснить ситуацию.
