Действительно, организация несет юридическую ответственность за полученный документ с даты его получения. По правилам «лучших практик» дата получения документа должна совпадать с датой его регистрации, т.е. документ должен быть зарегистрирован в день его получения, если иное не установлено требованиями нормативных правовых актов или локальных нормативных документов организации. Получившая документ организация не имеет права составлять акты о ненадлежащем оформлении даты документа / регистрации организацией-автором. Поэтому полученное письмо должно быть зарегистрировано в установленном в организации порядке в пределах своего документопотока.
При заполнении в регистрационной форме поля «дата документа» необходимо дату оформить основным способом, установленным в ГОСТе Р 6.30 – 2003, т.е. 27.12.2012, указав дополнительно:
«в письме – 12.27.2012» или «в документе – 12.27.2012».
Т.е. рекомендуем зафиксировать, что именно исполнитель в организации – авторе письма неправильно оформил его дату.
Последовательность при оформлении даты месяц, день, год является американской традицией, применяется в США и странах, которые придерживаются такой традиции. Но знаки в дате при правильном оформлении разделяются не точкой, а косой чертой, например, 12/27/2012.
Рекомендуем в подобных ситуациях в обязательном порядке сохранять и конверты писем с оттисками почтовых штемпелей для подтверждения реальных дат отправки и получения почтового отправления соответствующими отделениями почтовой связи, которые могут служить доказательством в конфликтных ситуациях.
Самое главное в данной ситуации – не регистрация, а вопросы исполнения. Если письмо получено в мае 2013 и сроки исполнения, установленные в нем, соблюсти невозможно, то назначенный руководителем организации исполнитель или служба делопроизводства должны связаться с организацией-автором (по номеру телефона, указанному в бланке, или с конкретным исполнителем, если его фамилия и номер телефона оформлены в письме), прояснить ситуацию и согласовать новые сроки представления сведений, если они еще необходимы, или другие условия исполнения.
Акт с фиксацией факта получения письма с опозданием более чем на 4 месяца с даты его создания / подписания (с обязательным приложением конверта с оттиском почтового штемпеля) необходим, если речь идет о претензии, условиях исполнения заключенного договора, несвоевременной сдаче отчетности, необходимости ее уточнения / изменения, исполнении предписаний контролирующих и регулирующих органов (судебных, следственных, налоговых и других, осуществляющих контрольно-надзорные функции).
