• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2018

Оригиналы кадровых документов, поручений и отчетов об их исполнении из системы электронного документооборота

  • 0 комментариев
  • 82 просмотра
  • Храмцовская Наталья | к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов


В настоящее время во многих организациях активно используется электронный документооборот. Работодатели по трудовым спорам в суды представляют в т.ч. и электронные оригиналы. Однако не все из них суды признают надлежащими, особенно в том случае, когда создание документов соответствующего вида регламентировано Трудовым кодексом РФ. Например, сейчас там около 150 раз употребляются термины «в письменной форме» и «с письменного согласия»; а термин «под роспись», когда на работодателя возлагается обязанность ознакомить с тем или иным документом работника, используется 15 раз в 14 статьях.

В апелляционном определении Пермского краевого суда от 29.05.2017 по делу № 33-6173/2017 ключевым вопросом стала правомочность использования системы электронного документооборота для истребования от работника письменных объяснений при наложении на него дисциплинарных взысканий.

В Пермском МУП «Городское коммунальное и тепловое хозяйство» использовалась «Интегрированная система электронного документооборота, архива и управления потоками работ» (ИСЭД ПК).

В этой организации начальником юридического отдела работал гражданин, которому:

  • в сентябре 2016 года было объявлено замечание (с оформлением соответствующего приказа) за непроведение правовой экспертизы и отсутствие контроля за подготовкой мотивированного ответа на претензию клиента;
  • а в октябре 2016 года – выговор (тоже с оформлением приказа) за ненадлежащее исполнение поручения заместителя директора, которое было выдано через ИСЭД по протоколу от 22.08.2016 – ему было поручено уточнить порядок применения законодательства при заключении договоров с естественными монополиями.

16.11.2016 на основании п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ он был уволен в связи с неоднократным неисполнением без уважительных причин трудовых обязанностей при наличии у него дисциплинарного взыскания. Именно это он и стал оспаривать в суде.

Практически все документы и данные из ИСЭД ПК суд совершенно спокойно принял в качестве надлежащих доказательств (в т.ч. скриншоты переписки, уведомлений), кроме ключевого документа.

При помощи ИСЭД ПК сотруднику было направлено и требование о предоставлении письменных объяснений, связанное с процедурой привлечения работника к дисциплинарной ответственности. В данном случае суд однозначно посчитал, что такой документ должен был быть оформлен на бумажном носителе с личными подписями, потому что:

  • статья 193 ТК РФ устанавливает, что «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении 2 рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт»;
  • нормы действующего трудового законодательства не предусматривают возможность истребования от работника объяснений через ИСЭД ПК, поскольку невозможно достоверно определить, когда и кем оно получено и прочтено, получено ли оно вообще лицом, которому адресовано.

Суд сделал вывод, что сфера применения системы электронного документооборота на предприятии не может распространяться на кадровый документооборот и не может нарушать общие требования Трудового кодекса РФ!

Так что пока это надо иметь в виду. Но перспективы выглядят иначе. В программе «Цифровая экономика Российской Федерации» (утв. распоряжением Правительства РФ от 28.07.2017 № 1632-р) предусмотрено, что в «проект концепции первоочередных мер по совершенствованию правового регулирования с целью развития цифровой экономики» должны быть включены «особенности оформления трудовых отношений в цифровой экономике, в т.ч. в части перехода на безбумажное взаимодействие работников и работодателей (введение электронного формата заключения трудового договора, оптимизация иных “бумажных” обязанностей работодателя)».

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.