Рудина Наталья

На сколько детально дробить «похожие» документы по разным делам и томам? Что и когда заполнять на корешках и титульных листах папок? Если вы организуете работу грамотно, то исполнители смогут безошибочно подшивать документы в «правильные» папки, вы будете быстро находить искомое и избежите уничтожения части документов раньше предписанного им срока хранения.

В этом номере журнала мы показываем образцы двух описей дел по личному составу, по которым кадровые документы передаются в архив: для организации с малым числом сотрудников и для крупной компании с хорошо налаженным делопроизводством. На них мы демонстрируем разные варианты систематизации документов. Кроме того, публикуем образцы титульного листа и предисловия к описи с комментариями по их составлению.

В этом номере журнала мы завершаем разговор о создании научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на хранение в государственный или муниципальный архив (показываем образцы составления исторической справки к фонду, списка сокращенных слов и указателя к описи дел по личному составу), а также резюмируем информацию по алгоритму действий ликвидатора.

Каков порядок взаимодействия с архивным учреждением при передаче туда документов ликвидируемой организации? Чем в этом случае будет отличаться порядок подготовки дел от общей процедуры (при их передаче из подразделений в архив организации)? И что обязательно нужно уточнить у государственного / муниципального архива, куда вы нацелились, чтобы по нескольку раз не переделывать эту работу? Как оплатить услуги, если расчетный счет уже закрыт? Кому составлять, подписывать и утверждать документы?

Когда практик с многолетним опытом работы описывает процедуру уничтожения документов в виде алгоритма, она кажется гораздо проще. Вы поймете, как действовать. На какие документы обратить особое внимание при их отборе на уничтожение. Как оформить акт о выделении к уничтожению и как потом на нем шаг за шагом отобразить всю дальнейшую процедуру. Как оформить протокол экспертной комиссии. Какими документами зафиксировать факт физического уничтожения. Как потом хранить весь комплекс документации, подтверждающий соблюдение вами предписанной процедуры уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Отвечаем на 2 глобальных вопроса. Во-первых, куда ликвидируемой организации сдавать оставшиеся документы, что именно и кто возьмет? Во-вторых, как «ныне здравствующей» организации стать источником комплектования государственного или муниципального архива и что это ей даст? Мы рассказываем о процедуре и подводных камнях.