Шалатонова Полина

В последнем квартале каждого года необходимо разработать и утвердить номенклатуру дел на следующий год, которая вводится в действие с 1 января. Статья показывает методику такой работы и приводит наглядные образцы оформления, содержит комментарии случаев из практики. Свои рекомендации по составлению номенклатуры дел на следующий 2013 год дает ведущий специалист Государственного архива Российской Федерации (ГА РФ). Кроме того, опубликованы советы Веры Иритиковой, заведующего отделом документоведения ВНИИДАД.

В прошлом номере журнала мы разобрались, как составлять годовые описи дел постоянного хранения, по личному составу и временного хранения при их передаче из структурных подразделений в архив организации, в т.ч. занимались составлением справочного аппарата к описи. В этом номере журнала мы решили подробно остановиться на составлении исторической справки об организации и ее документальном фонде. Вы узнаете, когда нужно составлять такую справку, какие сведения включить и как оформить.

Показан порядок выделения к уничтожению «ненужных» документов и их фактической ликвидации (кто, когда и что делает), а также как это документируется. Вы получите образцы всех необходимых документов с комментариями относительно того, где практика их оформления может отличаться от «красивой» теории. Вы также узнаете, как потом хранить комплект бумаг, свидетельствующий об уничтожении документов.

В этом номере журнала мы завершаем тему сдачи законченных в делопроизводстве документов в архив, объясняя на примерах, как составить годовые описи дел постоянного хранения, по личному составу и временного хранения. Вы узнаете, как оформить описи структурных подразделений и сводные описи организации, когда оформлять законченную опись, как их все нумеровать. Разберетесь в порядке утверждения и согласования описей для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов. Кроме того, вы поймете, как удобнее организовать эту работу: систематизировать дела и наладить взаимодействие с - подразделениями, сдающими свои документы в архив.