Новый кассовый порядок

1 января 2012 года вступило в силу Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, далее – Положение). Оно заменило собой прежний порядок, действовавший с 1993 года. Документ затрагивает большой круг вопросов соблюдения кассовой дисциплины. Он неизбежно отразится на работе всех компаний. Положение повышает роль руководителя компании в соблюдении кассовой дисциплины. Помимо этого, Центральный банк вспомнил, что у компании могут быть обособленные подразделения. Разберемся, к каким новшествам следует приготовиться и в какой мере они облегчат работу компании.

Право определять порядок ведения кассовых операций принадлежит только Банку России (ст. 34 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»). Принимая Положение, он преследовал четкую цель – установить правила работы наличностью – банкнотами и монетами.

Кассовая дисциплина – для всех

Одно из принципиальных положений документа заключается в том, что все юридические лица и предприниматели обязаны соблюдать правила ведения кассовых операций в работе с наличными деньгами. Понятие «кассовая операция» подразумевает:

• прием наличности;
• пересчет;
• регистрацию в памяти кассовой машины;
• выдачу наличности;
• оформление кассовых документов (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость).

В Положении особо отмечено (п. 1.1), что оно распространяется на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет, и в том числе применяющих упрощенную систему налогообложения. Напомним, что НК РФ (п. 4 ст. 346.11) обязывает компании на «упрощенке» руководствоваться установленным порядком ведения кассовых операций.

Компании, применяющие ЕНВД, тоже обязаны соблюдать установленный порядок ведения расчетных и кассовых операций (в наличной и безналичной формах). На это прямо указывает п. 5 ст. 346.26 НК РФ.

Лимит кассы

Первое, что должен предпринять руководитель для правильного ведения кассовых операций, – установить максимально допустимую сумму наличности, которая может храниться в кассе (п. 1.2 Положения). Это так называемый лимит остатка кассы, или просто лимит кассы. Сообразно ему в кассовой книге на конец каждого рабочего дня нужно выводить остаток наличности, который образовался по факту.

Установление лимита кассы компания оформляет отдельным распорядительным документом руководителя (приказ, распоряжение). Порядок хранения этого документа тоже определяет руководитель компании. Если лимит не установить, то он автоматически равен нулю. То есть к концу рабочего дня возможности иметь в кассе наличность не будет.

Важно, что лимит кассы компания теперь определяет сама, без какого-либо согласования с обслуживающим банком. Уведомлять банк тоже, скорее всего, не потребуется.

Если у компании есть обособленные подразделения (филиалы, представительства и пр.) с открытыми счетами в банке, то лимит кассы по каждому подразделению нужно установить отдельный. При этом правила определения лимита одинаковы для головного офиса и таких обособленных подразделений (п. 1.2 Положения) (см. формулы ниже). Если есть подразделения, которым не открыт отдельный счет в банке, лимит остатка кассы компания определяет по головному офису и обязательно с учетом факта существования таких подразделений (п. 1.3 Положения).

Наличие либо отсутствие кассового аппарата не влияет на необходимость установить лимит кассы. Важно, что его компания определяет не наобум, а согласно специальному порядку, который приведен в приложении к Положению.

Лимит кассы по поступлениям

При определении лимита кассы компания берет за основу объем поступлений наличных денег за проданные товары (работы, услуги). Если же организация только приступает к ведению деятельности, за основу берется ожидаемый объем поступлений.

Формула расчета лимита кассы выглядит следующим образом:

где:

L – лимит остатка наличных денег (руб.);

V – поступление наличных денег за проданные товары (работы, услуги) за расчетный период (руб.) с учетом обособленных подразделений, которым не открыт счет в банке;

Р – расчетный период (раб. дни). Компания определяет его с учетом особенностей своего бизнеса, но не более 92 рабочих дней. При этом можно учитывать:

– периоды пиковых объемов поступлений наличности (праздники, сезонность и т. п.);

– динамику поступлений за аналогичные периоды прошлых лет;

Nc – период времени между днями сдачи в банк поступившей наличности (раб. дни), но не более семи рабочих дней. Если в населенном пункте, где компания ведет свою деятельность, нет банка, – не более 14 рабочих дней. В крайнем случае этот период можно установить постфактум (например, в случае какого-либо чрезвычайного обстоятельства). Принцип простой: если, например, сдача наличных денег в банк происходит один раз в три дня, то Nc, соответственно, равен трем рабочим дням. При определении этого показателя можно учитывать:

• местонахождение бизнеса;
• организационную структуру (наличие филиалов, представительств, иных обособленных подразделений);
• специфику деятельности (сезонность работы, режим рабочего времени и пр.).

Лимит кассы по выдаче

Отдельный порядок расчета лимита кассы предусмотрен для обратной ситуации, когда поступления наличности в кассу отсутствуют. В этом случае за основу берется уже выдача наличных денег (для вновь созданных юридических лиц – ожидаемый объем выдачи). Исключение составляют деньги, зарезервированные на выплаты работникам (заработная плата, стипендии и др.).

Формула расчета лимита кассы выглядит следующим образом:

где:

L – лимит остатка наличных денег (руб.);

R – выдача наличных денег за расчетный период (руб.) с учетом хранящейся «налички» в обособленных подразделениях, которым не открыт счет в банке;

Р – расчетный период (раб. дни). Компания определяет его с учетом особенностей своего бизнеса, но не более 92 рабочих дней. При этом тоже можно учитывать:

• периоды пиковых объемов выдач наличности;
• динамику объемов выдач за аналогичные периоды прошлых лет;

Nn – период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличности, но не более семи рабочих дней (раб. дни). Здесь опять же не берутся во внимание «зарплатные» и т.п. деньги. Если же в населенном пункте, где компания ведет свою деятельность, нет банка, – не более 14 рабочих дней.

Копить «наличку» нельзя

По общему правилу наличные деньги сверх установленного лимита (свободная наличность) компания обязана хранить на своих банковских счетах. Накопление в кассе «налички» сверх установленного лимита недопустимо. Но для некоторых дней есть исключения (п. 1.4 Положения). Это:

• дни выплаты заработной платы, стипендий и иных выплат, включенных по методологии Росстата в фонд заработной платы (оплата отработанного и неотработанного времени, едино­временные поощрительные и другие выплаты, оплата питания и проживания, имеющая систематический характер) и выплаты социального характера (выходные пособия, оплата путевок, стоимость подарков и билетов, оплата стоимости проездных документов и др.), в том числе день получения этих денег со счета (подробный перечень выплат приведен в п. 85 и 90 приказа Росстата от 24.10.2011 № 435);
• выходные и нерабочие праздничные дни (если компания в эти дни ведет кассовые операции).

Уполномоченному представителю компании, как правило, бухгалтеру, не обязательно ехать и вносить деньги напрямую в банк. Это можно сделать через специализированную организацию, занимающуюся перевозкой, инкассацией, приемом и обработкой наличных денег. Либо через отделение почты, которое переведет (зачислит) деньги на счет в банке (п. 1.5 Положения).

Если у компании есть обособленные подразделения, то руководству вместе с центральной бухгалтерией и юридической службой целесообразно в форме локального акта закрепить порядок, в котором уполномоченный представитель обособленного подразделения может вносить наличные деньги в общую кассу компании либо в банк и пр. Установленный порядок может распространяться не на все обособленные подразделения. С учетом специфики оборота наличности в отдельных подразделениях может действовать иной порядок сдачи наличности.

Кассовые документы

Кассовые операции ведет кассовый или иной работник, назначенный руководством компании, либо непосредственно сам директор (п. 1.6 Положения).

Если в компании несколько кассиров, один из них обязательно выполняет функции старшего кассира.

Имейте в виду: непосредственно кассовая техника может и не быть у компании в собственности (п. 1.10 Положения).

Кассовые документы от имени компании вправе оформить:

• главный бухгалтер;
• бухгалтер или иной работник (в т.ч. кассир), которого определит руководитель своим приказом, согласовав назначение с главбухом;
• руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

В кассовом документе в обязательном порядке должно быть указано:

• основание оформления;
• перечень приложенных подтверждающих документов (расчетно-платежные ведомости (ф. 0301009), платежные ведомости (ф. 0301011), заявления, счета и др.).

Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Проводимые кассовые операции оформляют специальными документами – приходными (ф. 0310001) и расходными (ф. 0310002) кассовыми ордерами. Цифровые коды форм этих и остальных документов введены Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299).

«Приходник» подписывает главный бухгалтер или просто бухгалтер. Если таковых нет, то сам руководитель компании, кассир. А «расходник» – руководитель плюс главный бухгалтер (бухгалтер). При отсутствии последнего – руководитель компании, кассир.

Кассиру нужно предоставить (п. 2.3 Положения):

• печать (штамп) с реквизитами, которые подтверждают проведение кассовой операции;
• образцы подписей лиц, которые вправе подписывать кассовые документы.

Если же все кассовые дела компании ведет руководитель, то, соответственно, он единолично подписывает кассовые документы и проставляет печать (штамп). В этом случае образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, оформлять не нужно (п. 2.2 и 2.3 Положения).

Компания обязана обеспечить сохранность кассовых и других документов, оформляемых в процессе кассовых операций, как минимум пять лет.

Книга движения «налички» и кассовая книга

Кассовые документы, кассовая книга (ф. 0310004), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005) могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств. По общему правилу их нужно распечатывать (п. 2.5 Положения). Одновременно нужно предпринимать соответствующие меры, чтобы данные надежно хранились на электронных носителях и не было возможности изменить их.

В случае, когда в компании есть старший кассир, он отражает передачу «налички» кассирам в течение рабочего дня в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Причем в момент передачи денег и с проставлением личных подписей, электронных подписей, иного аналога собственноручной подписи. Если книга ведется в электронном виде, то вид подписи зависит от того, как решит руководство – распечатывать отдельные листы книги по каждой передаче «налички» либо нет. А вот лист кассовой книги обязательно нужно распечатывать в двух экземплярах в конце каждого рабочего дня.

Распечатанные листы кассовой книги и книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств собирают в хронологической последовательности и брошюруют по мере надобности, но не реже одного раза в календарном году.

Заверительную надпись о количестве листов кассовой книги и книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств проставляет руководитель и главный бухгалтер, а при отсутствии последнего – только руководитель. Одновременно проставляется печать компании.

Общий контроль за ведением этих книг осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель (п. 2.6 Положения).

Записи в кассовой книге должны быть по каждому кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. Кассир сверяет данные этой книги с цифрами, указанными в кассовых документах. Затем в конце каждого рабочего дня выводит в кассовой книге остаток «налички» и удостоверяет этот факт подписью. А уже записи кассира в книге с данными документов сверяет главный бухгалтер (бухгалтер), а при его отсутствии – руководитель.

Если же в течение рабочего дня кассовые операции вообще не проводились и, соответственно, в кассовой книге нет записей, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма, выведенная в последний рабочий день, когда велись кассовые операции. Ее нужно просто продублировать.

Каждому подразделению – по своей книге

Прежний документ Банка России по кассовой дисциплине предусматривал, что на предприятии может быть только одна кассовая книга (п. 23 письма Банка России от 04.10.1993 № 18). Поэтому возникал логичный вопрос о том, как же вести документооборот по кассе обособленным подразделениям компании. Новое Положение урегулировало этот вопрос. Теперь у компании может быть несколько кассовых книг (их количество не ограничено). Соответственно, в каждом обособленном подразделении должна вестись своя кассовая книга. Деньги через кассу обособленного подразделения идут по приходным и расходным кассовым ордерам (п. 5.6 Положения).

Механизм таков: обособленное подразделение выводит в кассовой книге остаток наличности на конец рабочего дня и передает лист книги за этот рабочий день в головной офис компании. Срок – не позднее следующего рабочего дня. Если книга ведется на бумаге, передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги. Если в электронной форме – распечатанный второй экземпляр листа книги. Порядок передачи по «электронке» листов кассовой книги должно разработать и утвердить руководство компании.

Прием «налички»

Порядку приема наличных денег посвящена гл. 3 Положения. Она касается денег не только от клиентов (третьих лиц), но и от работников компании.

Так, при получении приходного кассового ордера кассир должен проверить его на соответствие формальным требованиям – наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии – подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу. Одновременно проверяются:

• соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме, проставленной прописью;
• наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном ордере.

Далее следует пересчет денег, причем в присутствии лица, которое их внесло (п. 3.2 Положения). После приема наличности кассир сверяет сумму по приходному кассовому ордеру с фактически принятой. Если все в порядке, он подписывает «приходник», квитанцию к нему и проставляет на ней штамп, подтверждающий проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег выдается квитанция к приходному ордеру.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир:

• предлагает довнести недостающую сумму;
• возвращает излишне вносимую сумму.

В случае отказа довнести недостающую сумму кассир возвращает лицу все вносимые деньги. «Приходник» перечеркивается и передается главному бухгалтеру (бухгалтеру), а при их отсутствии – руководителю для оформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму.

При ведении кассовых операций с применением ККТ по их окончании приходный кассовый ордер оформляется на общую сумму принятых наличных денег на основании изъятой контрольной ленты.

Принятие наличности от уполномоченного представителя обособленного подразделения происходит тоже по «приходнику» и в порядке, определенном компанией (п. 3.5 Положения).

Выдача «налички»

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с ведением деятельности, проводится по расходным кассовым ордерам. При этом выплата заработной платы, стипендий и др. проводится также по расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.

Кассир выдает наличность непосредственно получателю, указанному в «расходнике» (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Для этого получатель должен предъявить паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность) либо доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Затем идет стандартная проверка на соответствие расходного кассового ордера формальным требованиям: наличие подписей, их сверка с образцами (с доверенностью), правильность указания сумм и Ф.И.О. получателя, наличие подтверждающих документов. Если же выдача денег происходит по «долгоиграющей» доверенности, делается ее заверенная копия. Далее идет обычная процедура – пересчет денег и подписание «расходника».

Отдельные правила выдачи «налички» на выплату зарплат, стипендий и т.п., а также правила ведения реестра депонированных сумм, приведены в п. 4.6 Положения. Важно, что срок выдачи наличных денег по таким выплатам не может превышать пяти рабочих дней (ранее – 3 рабочих дней), включая день получения денег с банковского счета.

Порядок выдачи наличности обособленному подразделению для ведения кассовых операций компании следует установить отдельно (п. 4.5 Положения).

Под отчет

Для выдачи денег под отчет на расходы, связанные с деятельностью компании, «расходник» оформляется по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме. В нем обязательно должна быть собственноручная надпись руководителя о сумме и сроке, на который выданы наличные деньги, его подпись и дата (п. 4.4 Положения).

Подотчетное лицо не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или со дня выхода на работу должно предъявить главному бухгалтеру (бухгалтеру), а при их отсутствии – руководителю, авансовый отчет с подтверждающими документами. Срок проверки и утверждения бухгалтерией авансового отчета, а также окончательного расчета устанавливает руководитель.

Главное – помнить: выдача наличных денег под отчет возможна только при отсутствии долгов по старым подотчетным суммам.

Интересно, что цели, на которые может выдаваться подотчетная сумма, в Положении не оговорены. В документе приведена самая общая формулировка: «расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица». Следовательно, ограничений практически нет.

Сам себе хозяин

Одно из главных нововведений Положения существенно облегчит работу компаний и избавит руководство от лишней головной боли. Оно заключается в том, что меры по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранению, транспортировке, порядок и сроки проверки фактического наличия денег организация теперь определяет сама (п. 1.11 Положения).

Дело в том, что прежний документ предусматривал неимоверно затратные, сложные и, самое главное, обязательные меры по оборудованию изолированной кассовой комнаты и вообще по обеспечению сохранности денежных средств. Как минимум, был необходим металлический сейф, прикрепленный к полу и стенам. Чтобы исключить свободный доступ сотрудников, нужна была и металлическая входная дверь, открывающаяся наружу. Плюс – много требований охранн-противопожарного характера. В письме Банка России от 04.10.1993 № 18 содержались целые разделы с требованиями, за несоблюдение которых довольно часто штрафовали.

Таким образом, у налоговиков больше нет возможности оштрафовать компанию по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ за использование кассовой техники с нарушением установленных правил (в части охранных и тому подобных мероприятий).

Теперь вести наличные расчеты можно, по сути, где угодно – в бухгалтерии, кабинете руководителя, каком-либо нестационарном объекте. Понятия «кассовая комната/помещение» больше нет.

Если компания – платежный агент

Согласно Федеральным законам от 03.06.2009 № 103-ФЗ «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами» (ст. 2) и от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» компании вправе приобрести статус платежных агентов и принимать различного рода платежи от физических лиц. В силу специфики деятельности установлено особое правило определения лимита остатка наличности такими организациями. При его определении не учитываются наличные деньги, принятые в порядке ведения указанной деятельности, то есть в счет оплаты товаров, работ услуг, последующих расчетов, коммунальных платежей. Во внимание берется только комиссионное вознаграждение.

Вдобавок, в отличие от остальных, платежные агенты после приема наличности оформляют не один, а сразу два приходных кассовых ордера (п. 3.3 Положения). И ведут не одну, а сразу две кассовые книги (п. 5.1 Положения). То есть один документ – для учета общей суммы поступившей наличности, а второй – той ее части, которая относится к деятельности по приему платежей.

Таким образом, новое Положение уточнило для компаний и их обособленных подразделений три большие «кассовые» обязанности:

• вносить в кассовую книгу все записи на основании приходных и расходных кассовых ордеров (полное оприходование в кассу наличности);
• не допускать накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка;
• хранить на счетах в обслуживающем банке свободные денежные средства.