Особенности принятия расходов в УСН: служебные командировки и разъездной характер работы

Мы продолжаем публикацию статей, посвященных расходам для целей применения упрощенной системы налогообложения. Индивидуальные предприниматели, применяющие «упрощенку» с объектом налогообложения «доходы минус расходы», вправе уменьшить полученные доходы на сумму командировочных расходов (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Рассмотрим порядок принятия в учете указанных затрат подробнее.

Служебные командировки

Что такое служебная командировка?

Лица, применяющие УСН с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов, вправе при определении налоговой базы учесть командировочные расходы. Главное условие – данные поездки должны быть оформлены как служебные командировки (письмо Минфина России от 01.04.2011 № 03-11-06/3/41).

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 утверждено «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее – Положение о командировках).

Имейте в виду, что в командировку могут быть направлены только те работники, которые состоят с работодателем в трудовых отношениях (п. 2 Положения о командировках). Соответственно, не получится отправить в командировку гражданина, трудящегося по гражданско-правовому договору.

Также не могут быть направлены в служебную командировку беременные женщины (ст. 259 ТК РФ), работники в период действия ученического договора (ст. 203 ТК РФ), лица в возрасте до восемнадцати лет¹ (ст. 268 ТК РФ).

Некоторые сотрудники могут быть командированы только с их письменного согласия (ст. 259 ТК РФ). Речь здесь идет о следующих лицах:

• женщинах, имеющих детей в возрасте до трех лет;
• матерях и отцах, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
• имеющих детей-инвалидов;
• осуществляющих уход за больными членами их семей.

При направлении работника в командировку оформляются следующие документы:

• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по унифицированной форме № Т-10а;
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по унифицированным формам № Т-9 или № Т-9а;
• командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10.

Формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Отметим, что направление работника в командировку за пределы территории России производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения. Исключение составляют случаи командирования в государства СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении границы (п. 15 Положения о командировках).

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения о командировках):

• авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К отчету прилагают командировочное удостоверение и документы о произведенных расходах;
• отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Унифицированная форма авансового отчета (форма № АО-1) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.

Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» утверждены:

• порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (далее – Порядок);
• форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации;
• форма журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Командировочные расходы

В целях применения «упрощенки» к расходам на командировки, в частности, относятся (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ):

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• суточные или полевое довольствие;
• оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Минфин России в письме от 17.08.2009 № 03-11-09/283 отметил, что указанные расходы следует принимать в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций статьей 264 НК РФ.

Отметим, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая дни нахождения в пути и нерабочие дни (п. 11 Положения о командировках). При направлении сотрудника за границу суточные выплачиваются (п. 17, 18 и 20 Положения о командировках):

• при проезде по территории России – в порядке и размерах, определяемых для командировок в пределах территории РФ;
• при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, определяемых для командировок на территории иностранных государств;
• при следовании работника с территории России дата пересечения границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;
• при следовании на территорию России дата пересечения границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях;
• при направлении работника на территории нескольких иностранных государств суточные за день пересечения границы между странами выплачиваются в валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется сотрудник;
• работнику, выехавшему за границу и возвратившемуся в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% от нормы, определяемой для командировок на территории иностранных государств.

Обращаем внимание, что с 2009 года нормирование суточных отменено. Таким образом, индивидуальный предприниматель вправе выплачивать командированным сотрудникам суточные в любых размерах, предусмотренных коллективным договором или локальными нормативными актами. При этом Минфин России в письме от 01.04.2010 № 03-03-06/1/206 отметил, что представления чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется. Расходы в виде суточных могут...