Сведения о среднесписочной численности работников: заполняем без ошибок

Форма, по которой предприниматель должен передать сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий календарный год (далее – Сведения), утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@ «Об утверждении формы сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год». Рекомендации по ее заполнению приведены в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.

Среднесписочная численность работников

Среднесписочную численность работников по состоянию на установленную дату определяют в соответствии с Указаниями по заполнению формы федерального статистического наблюдения № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников», утвержденными приказом Росстата от 13.10.2008 № 258 (далее – Указания).

Кого следует считать

Согласно п. 9 Указаний среднесписочную численность работников рассчитывают на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату, например, на последнее число отчетного периода.

В списочную численность, в свою очередь, включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации.

При этом следует учитывать как фактически работающих сотрудников, так и отсутствующих по каким-либо причинам. В частности, в среднесписочную численность целыми единицами включаются работники (п. 9.1–9.25 Указаний):

• находящиеся в служебных командировках;
• не явившиеся на работу по болезни;
• надомники;
• направленные в образовательные учреждения для повышения квалификации, если за ними сохраняется заработная плата;
• студенты и учащиеся образовательных учреждений в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности);
• обучающиеся в образовательных учреждениях, аспирантурах, находящиеся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;
• находящиеся в ежегодных и дополнительных отпусках;
• имевшие выходной день согласно графику работы, а также за переработку при суммированном учете рабочего времени;
• получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;
• находящиеся с разрешения администрации в отпуске без сохранения заработной платы по уважительным причинам;
• совершившие прогулы и т.д.

В то же время не включаются в среднесписочную численность следующие работники (п. 10.1 – 10.10 и п. 11.1 Указаний):

• внешние совместители;
• выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера;
• женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением ребенка, а также в отпуске по уходу за ребенком;
• направленные на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций;
• лица, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендии;
• работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов и т.д.

Отметим, что по некоторым категориям работников среднесписочную численность следует определять с учетом установленных особенностей. К примеру, работника, получающего в одной организации две, полторы или менее одной ставки или оформленного в качестве внутреннего совместителя, следует учитывать в списочной численности как одного человека (примечание к п. 10.1 Указаний).

Расчет среднесписочной численности

Среднесписочную численность работников за год определяют путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12 (п. 11.5 Указаний):

Среднесписочную численность работников за месяц исчисляют путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца (п. 8 Указаний):

Отметим, что численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимают равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных либо праздничных (нерабочих) дней подряд численность за каждый из этих дней принимают равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников.

Особенности работы на условиях неполного рабочего времени

По соглашению между работником и работодателем могут устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии неполный рабочий день (смена) либо неполная рабочая неделя (ст. 93 ТК РФ).

В соответствии с п. 11.3 Указаний лиц, работавших неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности учитывают пропорционально отработанному времени.

Расчет средней численности данной категории работников производится в следующем порядке:

1. исчисляют общее количество человеко-дней, отработанных указанными работниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня, исходя из продолжительности рабочей недели, например:
   40 часов – на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе);
   36 часов – на 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 6 часов (при шестидневной рабочей неделе);
   24 часа – на 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 4 часа (при шестидневной рабочей неделе);
2. 2) определяют среднюю численность данных работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Итак, месячную среднесписочную численность не полностью занятых работников можно рассчитать следующим образом:

Следует иметь в виду, что работники, которым в соответствии с законодательством установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, в среднесписочной численности учитываются как целые единицы (п. 11.3 Указаний). К примеру, сокращенная продолжительность рабочего времени должна быть установлена для следующих лиц: в возрасте до восемнадцати лет; инвалидов I и II группы; для работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда и т.д.

Отметим, что лица, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без письменного согласия работника), учитываются в среднесписочной численности работников как целые единицы (примечание к п. 11.3 Указаний).

Порядок заполнения Сведений

Сведения заполняются налогоплательщиком, кроме раздела «Заполняется работником налогового органа».

При заполнении показателей отчета нужно учитывать следующее:

• в строке «Представляется в» отражают полное наименование налогового органа, в который представляются Сведения, и код налогового органа;
• в строке «Организация (индивидуальный предприниматель)» указывают фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
• в строке «ИНН/КПП» отражают ИНН;
• в строке «Среднесписочная численность по состоянию на» отражают среднесписочную численность работников индивидуального предпринимателя по состоянию на 1 января текущего года, за предшествующий календарный год (в нашем случае – на 01.01.2012);
• в строке «Достоверность и полноту представленных сведений подтверждаю» ставится подпись индивидуального предпринимателя и проставляется дата подписания.

При подтверждении достоверности и полноты показателей, указанных в Сведениях, представителем индивидуального предпринимателя следует отразить полное наименование организации либо фамилию, имя и отчество физического лица. Если представителем является организация, то ставится подпись ее руководителя, которая заверяется печатью. Также указывают наименование документа, подтверждающего полномочия представителя. При этом к Сведениям прилагается копия данного документа.

Образец заполнения Сведений приведен в Примере 2.