Статья ознакомит с принципами и конкретными приемами написания деловых писем. Даже если вы уверены в том, что всегда правильно оформляете деловую корреспонденцию, то можете еще раз проверить себя.
В предыдущей части статьи мы рассмотрели особенности «трудных» писем: претензий, извинений, требований, просьб и отказов. А сейчас давайте обратимся к универсальным принципам создания деловых посланий. Обычно мы создаем письмо, имея общее представление о том, что хотим сказать, и подбирая слова по ходу. Такой подход не совсем удачен, и нередко результат оказывается не таким, как нам хотелось бы. Если вы хотите писать эффективные деловые сообщения, «бьющие точно в цель», и делать это быстро – используйте приемы, предложенные в данной статье.
Цель письма
Как правило, письмо начинают писать с того, что… начинают писать письмо. Это неверно. Прежде чем браться за клавиатуру или ручку, определите самое главное: какова цель вашего сообщения. Или, другими словами, что в идеале должен сделать получатель, прочитав письмо:
- Позвонить вам и заказать предлагаемый товар?
- Подтвердить получение документа?
- Вовремя выплатить кредит?
- Согласиться выступить на конференции?
От грамотной формулировки цели зависит результат. Между «проинформировать клиента о спецпредложении» и «сделать так, чтобы клиент воспользовался спецпредложением» разница весьма велика.
Мнение эксперта
Евгений Екимов, предприниматель
«Целью делового письма может быть и напоминание. Вот совершенно типичная ситуация: человек увидел рекламное сообщение и записался на тренинг, то есть сказал «хочу» и ясно выразил свое намерение. Проходит два или три дня, наступает дата начала, а от него нет никаких известий. Случилось что-то серьезное? Может быть, передумал? Или просто забыл? Вот и приходится писать письма.
Другое дело, что у меня все клиенты – частные лица, и среди них нет «особо важных персон». Поэтому свои деловые письма я пишу обычным языком, близким к разговорному. Конечно, в них не встречаются обороты «как следует из вышесказанного и нижепропущенного». Напротив, я говорю кратко и ясно. Это я могу себе позволить».
Средства также будут зависеть от цели. Представьте, что у вашего ключевого клиента подходит срок расчета за очередную партию товара. Вы беспокоитесь, что оплата может не прийти вовремя, и решаете тактично напомнить о сроках.
Еще одна ситуация: другой клиент, бравший товар в рассрочку, превысил все мыслимые и немыслимые сроки. Вы пишите письмо с очередным требованием рассчитаться за товар. Нетрудно догадаться, что хотя эти два письма будут схожи по форме, тон послания, язык изложения и аргументы будут разными.
Чтобы письмо достигло цели и привело к нужному вам результату, сделайте текст максимально понятным для получателя. Достигается это главным образом за счет логичного построения текста и «правильного» языка. О языке написания деловой корреспонденции мы поговорили в прошлой статье. Сейчас давайте подробнее остановимся на структуре и аргументации.
Мнение эксперта
Наталья Одегова, интернет-тренер по балансу личного и рабочего, автор проекта 1day1step.ru
«Часто просьбы, изложенные в письме, не удовлетворяются не потому, что адресат вас игнорирует, а потому, что человек и рад бы с вами сотрудничать, но из письма не понятно, что конкретно и к какой дате нужно сделать.
Если вам кажется, что вы сформулировали свою просьбу достаточно корректно, попросите кого-то из друзей или коллег прочитать ваше письмо и сказать вам, что конкретно вы просите сделать вашего адресата. Если «тестер» выдает вам верную информацию, это деловое письмо можно отсылать».
Структура письма
