Top.Mail.Ru
Термин «workflow» слышали многие. Но не все понимают, чем обычная СЭД отличается от способной автоматизировать бизнес-процессы (т.е. имеющей функции workflow). Мы объяснили все в теории и на примерах: продемонстрировали, как один и тот же процесс подготовки и регистрации исходящего документа выглядит «в ручном исполнении», с использованием СЭД, имеющей функции workflow и не имеющей их. Еще показали, как управление бизнес-процессами может быть реализовано в конкретной СЭД на примере DocsVision.

Workflow и система управления бизнес-процессами

Любое предприятие можно рассматривать как систему бизнес-процессов – упорядоченную совокупность работ и заданий, выполняемых сотрудниками предприятия и направленных на достижение конкретной бизнес-цели за известное время. Поэтому от того, насколько правильно выстроены и формализованы бизнес-процессы (описаны зоны ответственности, функции сотрудников, схемы работ и сроки исполнения заданий), и от того, как сотрудники исполняют свои обязанности, зависит стабильность работы предприятия. И если первое условие, как правило, успешно выполняется, то второе сильно зависит от человеческого фактора. Исправить положение в данном случае можно добавлением внешней «движущей силы» – внедрением системы управления бизнес-процессами (иными словами – автоматизацией бизнес-процессов предприятия).

Системы управления бизнес-процессами называются workflow-системами. Они представляют собой совокупность средств для описания, создания и управления бизнес-процессами при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание процесса, взаимодействовать с участниками работ (сотрудниками предприятия) и, при необходимости, вызывать соответствующие программные приложения и инструментальные средства. В случае автоматизации бизнес-процессов именно workflow-система будет направлять сотрудникам задания в соответствии с описаниями процессов, контролировать сроки исполнения, рассылать напоминания, предоставлять инструменты и данные, необходимые для исполнения заданий, выполнения работ. Выгоды, получаемые от внедрения workflow-системы, очевидны:

  • Повышение управляемости предприятия и уровня исполнительской дисциплины за счет предоставления средств контроля над исполнением поручений сотрудниками.
  • Существенное повышение эффективности производственной (основной) деятельности предприятия за счет автоматизации работы с информацией – предоставления механизмов для работы и средств оперативного доступа к информации.
  • Обеспечение конфиденциальности при работе с информацией, предоставление сотрудникам оперативного доступа к перечню личных заданий и функциям управления.
  • Сокращение издержек при передаче заданий от одного структурного подразделения к другому.
  • Понимание сотрудниками собственной роли, значения своего подразделения и должности в общем производственном процессе и в системе целей предприятия.

Бизнес-процессы охватывают взаимодействие не только сотрудников, но и различных информационных систем предприятия. И практически любой бизнес-процесс включает в себя обработку документов, а любой документ участвует в каком-то бизнес-процессе. Таким образом, необходимо, чтобы workflow-система предоставляла интерфейс для интеграции с существующими информационными системами предприятия и желательно и даже естественно, чтобы входила в состав корпоративной системы электронного документооборота (СЭД).

СЭД, включающие в себя workflow-систему, позволяют не только эффективно организовать работу с электронными документами, но и обеспечивают выполнение бизнес-процессов, связанных с информационным взаимодействием. Такие СЭД предоставляют возможности не только для регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска документов, они используются для создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Работая в СЭД, каждый сотрудник вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации, а руководитель имеет возможность контролировать процесс и управлять им. Если workflow-система включена в состав СЭД, то интерфейс для взаимодействия с другими информационными системами предприятия предоставляет СЭД, обеспечивая таким образом информационное единство и интеграцию корпоративных систем при выполнении сквозных бизнес-процессов...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России

Какие организации бесплатно получают усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России. Куда за ней обращаться и что с собой взять. Что в результате получите от налоговой. Где можно будет использовать эту электронную подпись. Автор статьи показывает алгоритм действий с учетом изменений, внесенных в 2023 году. Отмечает и проблемы, часть которых его организации удалось разрешить. Данная статья написана по материалам выступления автора на Форуме ЭДО 2023.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.