Правомерно ли подписание договора несколькими лицами с каждой стороны? Может ли договор быть заключен в выходной день? Как быть с договором, при регистрации которого сотрудник службы делопроизводства обнаружил, что место заключения в нем отсутствует? Что делать, если уволился сотрудник, на которого была выписана доверенность от организации? Что делать с договором, возвращенным от контрагента, если на нем обнаружена факсимильная подпись? В какой форме может быть заключен договор?
В марте-апреле редакция нашего журнала организовала цикл семинаров, последний из которых состоялся 22 апреля и был посвящен «Организации документооборота договоров». Данная тема была раскрыта согласно заявленной программе, и большинство уточняющих вопросов аудитории сместилось в сферу оформления договоров. Ответы на наиболее интересные из них мы и публикуем сейчас.
Правомерно ли подписание договора несколькими лицами с каждой стороны?
Как правило, сделки от имени организации подписывает один руководитель. Обращаем внимание на тот факт, что в соответствии с учредительными документами общества сделки могут совершаться одновременно двумя лицами, например, генеральным директором и одним из членов правления. Двойное подписание договоров не редкость в современной договорной практике. Иногда вторая подпись принадлежит главному бухгалтеру, иногда – одному из учредителей (как правило, если он единственный или мажоритарный), иногда – члену коллегиального исполнительного органа или члену совета директоров.
Поэтому подписание договора несколькими лицами с каждой стороны относится к дополнительным требованиям к форме сделки, которые могут быть установлены как соглашением сторон договора, так и учредительными документами одной из сторон.
Может ли договор быть заключен в выходной день?
Один и тот же день для одной организации может являться выходным, а для другой – рабочим днем. Так, для коммерческих структур характерен гибкий график, когда отдых может приходиться на будни. Такой порядок работы разрешен статьями 100 и 111 ТК РФ, в соответствии с которыми подобный режим должен быть закреплен коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации. Для госслужащих характерны выходные в субботу и в воскресенье. Поэтому отвечая на вопрос, может ли договор быть заключен в выходной день, следует учитывать вышеприведенные разъяснения и не рубить с плеча, равняя всех под одну гребенку.
То, что проверяющие органы обращают на это пристальное внимание, доказывает анализ судебной практики.
Пример 1. из судебной практики
Чиновники отказались принять во внимание договоры между организацией и поставщиком, поскольку все они заключены в выходные дни. Фирме отказали в вычете «входного» НДС и доначислили налог. Суд, к счастью, с этим не согласился, отметив, что госслужащие не должны мерить по себе.
(Постановление ФАС Северо-Западного округа от 13.06.2006 по делу № А66-7721/2005).
При регистрации договора сотрудник службы делопроизводства обнаружил, что место заключения этого документа в нем отсутствует. Как быть в данной ситуации?
Сразу поясним, что место заключения договора – это название города или другого населенного пункта. Обычно это то место, где был подписан текст договора или где его участники устно договорились обо всех условиях. В договоре место его заключения указывают на одном уровне с датой заключения. Название города или населенного пункта пишут с заглавной буквы.
От того, в каком месте заключен договор, зависит, по какому законодательству стороны будут его исполнять; в каком суде решать возникшие разногласия (например, в Москве или в Магадане).
Иногда место заключения договора определяет порядок исчисления его цены. Так, если стороны не укажут в договоре цену, то товары, работы или услуги должны быть оплачены по той цене, которая установлена для них в месте заключения договора (п. 3 ст. 424 ГК РФ).
Но кроме всего вышеназванного, место заключения договора может указывать и на его фиктивность.
Пример 2. из судебной практики
Налоговой инспекции удалось доказать, что организация не вправе вычесть «входной» НДС, поскольку она действовала недобросовестно. Один из доводов проверяющих – генеральный директор компании в один и тот же день подписал два договора. В первом указано место заключения г. Новосибирск, а во втором – Москва. Инспекторы, а потом и судьи усомнились в возможности за один день посетить два города, отдаленные друг от друга на тысячи километров. Теоретически это не исключено, но организация не представила документов, подтверждающих командировку сотрудника (билеты, приказ, командировочное удостоверение).
(Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.05.2006 по делу № Ф04-2025/2006(21208-А45-34).
Учитывая важность такого реквизита, как место заключения договора, в случае если вы обнаружите его отсутствие, следует приостановить регистрацию договора и сообщить в юридическую службу предприятия. Но если все-таки получится, что стороны не указали место заключения договора, то он считается заключенным в месте жительства гражданина или в месте нахождения юридического лица, предложившего заключить договор.
Коммерческому директору ООО «Темп» А.В. Сидорову была выдана доверенность на право подписи договоров купли-продажи автотранспортных средств, при этом доверенность была заключена на срок с 11 января 2011 года по 31 декабря 2011 года. 04 марта 2011 года А.В. Сидоров уволился по собственному желанию. Как быть с доверенностью, выданной на его имя?
ГК РФ содержит такое понятие, как «прекращение доверенности». В соответствии со ст. 188 ГК РФ действие доверенности прекращается в том числе путем отмены доверенности лицом, выдавшим ее. В случае увольнения работника, которому была выдана доверенность, ее необходимо отменить, для этого готовится приказ об отмене доверенности с обязательным указанием даты, с которой это производится. Помимо подготовки приказа об отмене доверенности лицо, выдавшее и отменившее впоследствии доверенность, обязано известить об отмене того, кому доверенность выдавалась, а также известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми доверенность была выдана (п. 1 ст. 189 ГК РФ).
В случае прекращения доверенности лицо, которому она выдана, или его правопреемник обязаны немедленно вернуть доверенность. Все вопросы, связанные с отменой доверенности, включая уведомление третьих лиц и лица, которому она была выдана, срок возврата доверенности, отражаются в приказе.
После возвращения отмененной доверенности ее следует хранить в соответствии со сроками, определенными для доверенностей данного вида в Перечне 2010 года.
Более подробно (с примерами оформления необходимых документов и сроками хранения доверенностей) данный вопрос будет рассмотрен в статье, которая сейчас готовится к публикации в ближайших номерах нашего журнала.
На договоре, возвращенном от контрагента, обнаружена факсимильная подпись. Что делать сотруднику службы делопроизводства в этом случае?
В первую очередь необходимо узнать, есть ли соглашение сторон по поводу использования факсимильной подписи, т.к. в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ «использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». При наличии такого соглашения можете смело определять договор в дело.
Если же между сторонами отсутствует соглашение, то суд не примет во внимание договор, подписанный факсимиле – он сочтет его незаключенным. В этом случае можно порекомендовать возвратить договор ответственному исполнителю или поставить об этом в известность юридическую службу предприятия
Пример 3. из судебной практики
Удовлетворяя требование о признании недействительным договора купли-продажи воздушных судов, суд исходил из того, что нормативных актов, устанавливающих порядок и условия применения факсимильного воспроизведения подписи в случаях купли-продажи недвижимого имущества, нет, как нет и соглашения по поводу использования факсимиле между сторонами по спорной сделке. Поэтому суд счел, что форма спорного договора соблюдена не была и он является недействительным.
(Постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 27.01.2010 по делу № А02-413/2009).
В какой форме может быть заключен договор? И в каких случаях договор может быть заключен только в письменной форме?
Договор может быть заключен:
- устно,
- в простой письменной форме, а также
- в форме нотариально удостоверенной или подлежащей государственной регистрации.
При этом в простой письменной форме должны заключаться договоры:
- между юридическими лицами;
- юридических лиц с гражданами;
- между гражданами на сумму свыше 10 МРОТ, если эти сделки не требуют еще и нотариального удостоверения или государственной регистрации.
