• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» апрель 2011
  • Рубрика Современное делопроизводство

Новые требования Минфина к страховым организациям по обеспечению сохранности документов

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 21488 просмотров
Вступил в силу новый «Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности таких документов». Чем «осчастливили» руководителей страховых компаний? Какие документы, сколько и как теперь нужно хранить и уничтожать страховщикам? Как увязать требования, предъявляемые к страховым организациям, с требованиями, предъявляемыми к ООО и АО? Кроме того, изменился госорган, который станет осуществлять надзор за выполнением новых требований.


Данная тема была добавлена в наш мартовский семинар в ночь перед его проведением, уже на следующий день после появления нового приказа Минфина в открытом доступе в системе «КонсультантПлюс» и еще до его официальной публикации в «Российской газете». Участники семинара «Ужесточение требований законодательства к управлению документами коммерческих организаций», среди которых были и представители страховых организаций, по достоинству оценили оперативность автора и были благодарны за то, что при проведении семинара специально для них учли специфику их сферы деятельности.
Новый Перечень документов для страховщиков на момент получения вами этого номера журнала уже вступит в силу (через 10 дней после его официального опубликования в «Российской газете» 23.03.2011).
Среди наших подписчиков достаточно страховых компаний. И нам важно тоже вовремя предупредить вас о принятых нововведениях.

СвернутьПоказать

Совершенствование законодательно-нормативной базы для документирования деятельности коммерческих организаций, как правило, начинается с корректировки законов, а уже позже появляются подзаконные нормативные акты, устанавливающие конкретные требования к работе с документами.

В апреле 2010 года среди изменений, внесенных в законодательство в области страхового дела, практически незамеченным прошло дополнение статьи 6 закона от 27.11.1992 № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации», пунктом 2.1 в котором сказано следующее:

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Закон РФ от 27.11.1992 № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации». Статья 6 «Страховщики»

2.1. Страховщики1 должны создать условия для обеспечения сохранности документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере страховой деятельности (далее – орган страхового регулирования).




1 Страховщики – юридические лица, созданные для осуществления страхования, перестрахования, взаимного страхования и получившие лицензии в установленном настоящим Законом порядке.

Это положение уже вступило в силу с 1 января 2011 года.

СвернутьПоказать

Приказом Министерства финансов от 29.12.2010 № 193н был утвержден «Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности таких документов» (далее – Перечень Минфина). Документ только 10 марта 2011 года прошел регистрацию в Минюсте и вступит в силу с 3 апреля 2011 года (по истечении 10 дней после дня его официального опубликования в «Российской газете» 23.03.2011).

Практически одновременно Указом Президента РФ от 04.03.2011 № 270 «О мерах по совершенствованию государственного регулирования в сфере финансового рынка Российской Федерации» Федеральная служба страхового надзора была присоединена к Федеральной службе по финансовым рынкам (ФСФР), которой переданы все функции в сфере страхового надзора. Так что теперь контролировать выполнение требований по обеспечению сохранности документов страховщиков будет ФСФР.

Страховщики теперь обязаны обеспечить сохранность перечисленных в Перечне Минфина документов, образующихся в процессе их деятельности, в соответствии с требованиями и в порядке, установленными законодательством Российской Федерации для юридических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность, в том числе в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 2) и иными нормативными документами.

Новость для руководителя компании!

В Перечне, утвержденном Минфином, есть весьма неприятный для руководителей страховых компаний пункт. При смене руководителя страховщика (или руководителя филиала) находившиеся в его распоряжении документы из числа упомянутых в Перечне должны передаваться по описи вновь назначенному руководителю (п. 16). Учитывая, что объем документации в страховых организациях значителен, процедура передачи документов от прежнего руководителя к новому может оказаться непростой: не будет же руководитель организации собственноручно сверять наличие всех документов в архиве организации! Поэтому имеет смысл заранее продумать и закрепить во внутренних нормативных актах порядок передачи документов при смене руководства.

Перечень хранимых документов

В Перечне Минфина приведен список документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики (раздел II). Документы разделены на три группы:

  • документы, явившиеся основанием для выдачи лицензии, и иные связанные с созданием страховщика документы (п. 3) – 20 групп и видов документов;
  • документы, подтверждающие право на осуществление страховой деятельности, а также связанные с осуществлением страхового надзора за деятельностью страховщика (п. 4) – 9 групп и видов документов;
  • документы, подтверждающие принятие и исполнение обязательств по договорам страхования, взаимного страхования, сострахования и перестрахования (п. 5) – 17 групп и видов документов.

Послабления в плане обязанностей по обеспечению сохранности документов предусмотрены:

  • для субъектов страхового дела, имеющих лицензию только на осуществление перестрахования (п. 6);
  • для субъектов страхового дела, имеющих лицензию только на осуществление взаимного страхования (п. 7).

Такие организации могут не хранить ряд документов, обязательных для всех остальных.

Обеспечение сохранности документов

Раздел III «Требования к обеспечению сохранности документов» устанавливает меры, которые страховщики обязаны реализовать. Эти «меры должны быть направлены на исключение возможности уничтожения, порчи или исчезновения документов по причине преднамеренных и/или случайных событий природного и техногенного характера, противоправных действий третьих лиц, пожара и залива водой» (п. 8).

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности таких документов (утв. приказом Министерства финансов РФ от 29.12.2010 № 193н)

9. Обязательными для страховщиков мерами, обеспечивающими сохранность документов…, являются:

  1. ведение учета документов;
  2. разработка и утверждение номенклатуры дел;
  3. создание архива для хранения дел;
  4. создание оптимальных условий хранения документов, обеспечивающих их сохранность и оперативность получения;
  5. соблюдение порядка выдачи дел из архива;
  6. проверка наличия дел в соответствии с их номенклатурой;
  7. обеспечение физико-химической сохранности документов;
  8. утверждение инструкции по делопроизводству.

В данном пункте вперемешку перечислены совершенно различные вещи. С одной стороны, закреплены требования по разработке внутренних нормативных документов страховой организации: номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, порядка выдачи документов из архива. С другой стороны, организационные меры предусматривают создание архива для хранения дел, регулярную проверку наличия дел.

Пункт об обеспечении надлежащих условий хранения содержит определенную «ловушку». Если для документов на бумажных носителях в нашей стране существуют требования, уже проверенные временем, то для электронных документов нормативно-методическая база пока только начинает складываться. Вполне возможно, что страховым организациям придется самостоятельно определять в своих внутренних нормативных документах, что именно следует понимать под оптимальными условиями для хранения электронных документов.

Сроки хранения документов страховщиков

Министерство финансов не стало себя утруждать разработкой каких-то собственных сроков хранения документов. Все сроки хранения установлены на основе «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558):

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности таких документов (утв. приказом Министерства финансов РФ от 29.12.2010 № 193н)

10. Хранение документов, указанных в пунктах 3–5 настоящего Перечня, осуществляется в течение сроков, установленных Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

11. По договорам страхования и страховых полисов по договорам личного страхования, договорам страхования финансовых и предпринимательских рисков, договорам страхования ответственности по договору, договорам страхования по страхованию имущества, за исключением страхования зданий, сооружений, срок хранения соответствует сроку хранения документов, указанных в статье 447 «Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности» раздела II Перечня типовых архивных документов.

12. Срок хранения документов, предусмотренных подпунктами 10, 12, 13, 14 пункта 5, соответствует сроку хранения документов, указанных в статье 358 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам» раздела II Перечня типовых архивных документов.

Пункт 11 Перечня Минфина (отсылая к статье 447 Перечня Минкультуры) устанавливает для большинства договоров страхования срок хранения 5 лет по истечении срока действия договора. Исключение составляют договоры «страхования зданий, сооружений», для которых срок хранения не установлен – возможно, предполагалось установить для них более длительный срок.

Пункт 12 Перечня Минфина устанавливает постоянный срок хранения (поскольку ст. 358 Перечня Минкультуры 2010 года предусматривает именно такой срок) для следующих видов документов:

  • журнал учета страховых полисов и иных документов (бланков) строгой отчетности (подп. 10 п. 5);
  • журналы учета договоров страхования, сострахования, журналы учета убытков и досрочно прекращенных договоров страхования, сострахования, журналы учета договоров, принятых в перестрахование, и журналы учета убытков по договорам, принятым в перестрахование, – по страхованию иному, чем страхование жизни (подп. 12 п. 5);
  • журналы учета договоров страхования и страховых выплат – по страхованию жизни (подп. 13 п. 5);
  • расчеты страховых резервов в соответствии с положением о формировании страховых резервов и документы, содержащие данные, необходимые для расчета страховых резервов (подп. 14 п. 5).
О сроках хранения договоров купли-продажи читайте статью Елены Юсиповой «Сроки хранения договоров купли-продажи по новому перечню» в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 4’ 2011

Не совсем понятно, зачем было привязывать сроки хранения данных видов документов именно к этой статье «Перечня типовых архивных управленческих документов». Перечисленные выше документы не имеют никакого отношения к международной финансовой отчетности, о которой идет речь в ст. 358 (да и сам срок хранения международной финансовой отчетности в Перечне Минкультуры, с моей точки зрения, установлен «с перепугу» – это уникальное изобретение Росархива, не основывающееся ни на требованиях закона, ни на деловой необходимости).

Часть документов, согласно Перечню, «подлежит хранению в бумажном, а также электронном виде» (п. 15), и таких документов довольно много:

  • сведения о лицах, замещающих должности (исполнявших функции) единоличного исполнительного органа, руководителей коллегиального исполнительного органа, главного бухгалтера, руководителя ревизионной комиссии (ревизора), в том числе копии документов, подтверждающих их соответствие требованиям Закона о страховании (подп. 9 п. 3);
  • сведения о страховых актуариях, в том числе копии документов, подтверждающих их соответствие требованиям Закона о страховании (подп. 10 п. 3);
  • сведения о лицах, замещающих должности (исполняющих функции) руководителей и главных бухгалтеров в представительствах и филиалах страховщика (подп. 11 п. 3);
  • положения о филиалах и представительствах страховщика (подп. 12 п. 3);
  • правила страхования по видам страхования, предусмотренным Законом о страховании, и образцы используемых документов (подп. 15 п. 3);
  • расчеты страховых тарифов с приложением используемой методики актуарных расчетов и указанием источника исходных данных, а также структуры тарифных ставок (подп. 16 п. 3);
  • положения о формировании страховых резервов с момента получения лицензии страховщика (подп. 17 п. 3);
  • экономическое обоснование осуществления видов страхования (подп. 18 п. 3);
  • журнал учета страховых полисов и иных документов (бланков) строгой отчетности (подп. 10 п. 5);
  • статистическая, бухгалтерская отчетность и отчетность в порядке надзора, предоставленная страховщиком в органы государственной власти и профессиональные объединения, аудиторские и актуарные заключения (подп. 11 п. 5);
  • журналы учета договоров страхования, сострахования, журналы учета убытков и досрочно прекращенных договоров страхования, сострахования, журналы учета договоров, принятых в перестрахование, и журналы учета убытков по договорам, принятым в перестрахование, – по страхованию иному, чем страхование жизни (подп. 12 п. 5);
  • журналы учета договоров страхования и страховых выплат – по страхованию жизни (подп. 13 п. 5);
  • расчеты страховых резервов в соответствии с положением о формировании страховых резервов и документы, содержащие данные, необходимые для расчета страховых резервов (подп. 14 п. 5).

Напомню, что наши суды сейчас очень четко различают формулировки, содержащие союз «или», и те, в которых используются союзы «и» и «а также» (см. п. 15 Перечня Минфина). Возможно, данные положения будут трактоваться как обязывающие организации хранить перечисленные виды документов одновременно и в бумажной, и электронной форме.

Место хранения документов

Место и способ хранения страховая организация должна определить самостоятельно при условии, что доступ к документам по запросам органов государственной власти будет обеспечен в течение 3–7 рабочих дней.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности таких документов (утв. приказом Министерства финансов РФ от 29.12.2010 № 193н)

14. Место и способ хранения определяется страховщиком самостоятельно, при этом должно быть обеспечено условие возможности предоставления документов по запросу органов государственной власти в срок не более:

1) 3 рабочих дней для документов, хранящихся не более 2 лет до даты запроса;

2) 7 рабочих дней для документов, хранящихся более 2 лет до даты запроса.

При этом необходимо учитывать и требования в отношении порядка хранения документов коммерческих организаций, установленные в действующих законах.

Так, в Федеральном законе «Об акционерных обществах» четко указано, где акционерное общество должно хранить свои документы:

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Федеральный закон от 26.12.1995 № 208 «Об акционерных обществах» Статья 89 «Хранение документов общества»

п. 2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Требования законодательства к хранению документов для ООО несколько иные:

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Статья 50 «Хранение документов общества»

2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.

Так что для страховых организаций – акционерных обществ возможность самостоятельно решать, где и как хранить свои документы, пока ограничена законом «Об акционерных обществах».

Хранение бланков строгой отчетности

Наиболее жесткие, с моей точки зрения, требования, предусмотрены в отношении бланков страховых полисов (свидетельств, сертификатов, квитанций), поскольку они являются бланками строгой отчетности (п. 17). Эти бланки должны храниться в сейфах, установленных в охраняемых помещениях, «оборудованных системой видеонаблюдения и системой пожарной безопасности». Так что на надлежащее оборудование мест хранения стоит обратить внимание.

Учет бланков строгой отчетности страховщик обязан вести как в бумажном, так и в электронном виде (п. 19), причем должна иметься возможность определить принадлежность и движение каждого бланка.

Передача бланков для их использования осуществляется по акту приема-передачи с указанием в нем видов бланков, их серий и номеров (п. 20). Не реже 1 раза в месяц должен составляться отчет об использовании бланков. Порядок и срок предоставления отчетов должен быть установлен внутренними организационно-распорядительными документами страховщика (п. 21). Испорченные бланки должны возвращаться страховщику.

Не менее жесткие требования теперь предъявляются к документированию фактов утраты и / или хищения бланков (п. 18). Сведения об утраченных и похищенных бланках страховщики должны размещать в сети Интернет на сайте страховщика и / или на сайте профессионального объединения страховщиков не позднее чем по истечении 3 рабочих дней после обнаружения утраты.

Транспортировка бланков строгой отчетности страховщиком должна быть обеспечена надлежащей охраной (п. 22).

Уничтожение документов

Согласно требованиям документы страховщика не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения (п. 13).

Уничтожение документов, в том числе банков строгой отчетности, производится специальной комиссией, назначенной руководством страховщика. Регламент работы и состав комиссии определяются страховщиком самостоятельно. При этом составляется опись уничтожаемых документов. Срок хранения описи уничтоженных документов – 3 года ! Уничтожение бланков оформляется актом (п. 13 и п. 24). Для справки:

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс)

2.1.19. Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению – Постоянно.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)

246. Акты... выделения дел и документов к уничтожению – Постоянно.

Во всяком случае я бы не рекомендовала страховщикам торопиться с уничтожением этих описей, чтобы ненароком не навлечь проблемы на свою голову (за исключением, конечно, тех случаев, когда данный 3-годичный срок помогает спрятать концы в воду).

Страховщик должен разработать и утвердить еще один нормативный документ – положение (инструкцию) о порядке учета, хранения, уничтожения и передачи бланков строгой отчетности (п. 25).

Выводы

Введение новых требований к обеспечению сохранности документов по страхованию – очередное проявление «заботы» государственных органов о документационном благополучии коммерческих организаций: предусматривается разработка внутренней нормативной базы, создание надлежащих условий для хранения документов, создание специализированных архивных подразделений в страховых компаниях.

Труднее всего придется страховщикам – акционерным обществам. «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (утв. постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16.07.2003 № 03-33/пс) пока никто не отменял. Да и последняя информация из ФСФР говорит о том, что подготовленный службой проект нового аналогичного нормативного акта практически ничего не меняет в части требований к организации хранения документов. Так что таким организациям придется исполнять требования обоих нормативных документов. Соответственно, увеличиваются риски штрафных санкций и судебных споров.

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  2 голоса

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.