Top.Mail.Ru

Проблемы применения нового перечня типовых управленческих архивных документов

Что затрудняет использование нового Перечня типовых архивных документов со сроками хранения? Мы постарались ответить на данный вопрос, предупредив о скрытых проблемах, а еще разобрали некоторые конкретные статьи Перечня, которые противоречат действующему законодательству.
Что мешает использовать новый Перечень типовых архивных документов со сроками хранения (или, по крайней мере существенно усложняет этот процесс)? Мы постарались ответить на данный вопрос, предупредив о скрытых проблемах, а также разобрали некоторые конкретные статьи Перечня, которые противоречат действующему законодательству.

Как показали осенние конференции 2010 года, вопросов, которые поставил перед специалистами новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 1, оказалось гораздо больше, чем решенных им проблем. А ведь выхода этого Перечня ждали давно, работа над ним продолжалась почти пять лет.

Уже само название документа ставит два важных вопроса, на которые рано или поздно Росархиву и ВНИИДАД придется дать конкретные и четкие ответы:

  • Когда «просто» документ становится архивным документом?
  • Какие документы относятся к типовым и чем они отличаются от нетиповых?

Очень важно также определиться с тем, какие задачи подобные перечни могут и должны решать в современных условиях и чем они на самом деле являются – основными нормативными документами или все-таки методическими рекомендациями.

Задачи, решаемые Перечнем в современных условиях

В утвержденном Перечне отсутствуют традиционные «Указания по применению перечня», хотя в проекте такой раздел имелся. Официальных объяснений этому не было, но можно с большой вероятностью предположить, что «Указания» были убраны по требованию Министерства юстиции. Как мне кажется, это было правильное решение, поскольку именно «Указания» содержали целый ряд спорных, а то и прямо противоречащих законодательству положений.

В то же время из проекта «Указаний» можно выяснить, какие цели и задачи, по мнению разработчиков, должен решать Перечень:

Справка

«Указания по применению перечня» (Проект)
(Согласовано решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15.09.2009 г.)

1.3. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих архивных документов.

Стоит еще раз обратить внимание на то, что данное утверждение не соответствует существующему законодательству – в первую очередь, п. 1 ст. 17 закона об архивном деле, – и сроки хранения у нас могут быть установлены и законами, и подзаконными нормативными актами. Да, Перечень – единственный нормативный документ, который разрабатывается специально для обобщения информации по срокам хранения документов, но это не ставит его выше законов и ведомственных нормативных актов. Всегда существует риск того, что сроки хранения отдельных видов документов, указанные в Перечне, могут не соответствовать срокам хранения, установленным законодательством РФ.

Я считаю, что основная функция Перечня – дать в руки специалисту ДОУ среднего уровня, не имеющему опыта работы с законодательно-нормативными актами, простой и понятный общепризнанный инструмент, используя который он не сделает слишком много серьезных ошибок. Однако, если опираться только на Перечень, ошибки неизбежно будут, тем более что законодательство в последнее время стремительно меняется: только за 2009 год нормативными актами были установлены или изменены сроки хранения нескольких сот видов документов!

Откровенно говоря, Перечень в целом представляет собой документ типа стандарта, не претендующий на истину в последней инстанции и не способный оперативно отслеживать изменения в законодательстве. Никакие ссылки на Перечень в суде не помогут, если нарушены требования законодательства.

Хочется предупредить пользователей Перечня о наиболее распространенных ошибках при установлении сроков хранения. К ним, в частности, относятся следующие:

  • Перечень, как правило, отражает потребность в документах нашего государства. Самой организации для защиты своих интересов документы могут быть нужны дольше, и здесь нужно всегда принимать во внимание потребности собственной деловой деятельности, сроки исковой давности, а также историческую ценность документов для организации и общества (эта тема в Перечне вообще отсутствует!). В некоторых случаях следует учесть потребность в документах третьих сторон и даже международное и зарубежное законодательство и обычаи деловой практики.
  • Много дорогостоящих ошибок связано с тем, что пользователи Перечня не понимают, а составители не объясняют, что указанные в нем сроки хранения относятся к первичной функции документов. Сейчас достаточно часто (особенно при общении с налоговыми органами) документы используются в своей вторичной функции, например, для подтверждения права на налоговые вычеты. В этом случае, наряду с первоначальным, де-факто устанавливается еще один срок хранения, определяемый уже по другой статье, и документы нужно сохранять до истечения всех сроков.
  • Если документы имеют отношение к незаконченному расследованию, судебному спору и т.д., их уничтожение должно быть как минимум приостановлено до завершения расследования или спора. Этот...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.