В последнее время в нашу редакцию стали поступать вопросы, связанные с оформлением командировки сотрудников. При ответе на них у нас получилась целая статья, которую мы и представляем вашему вниманию. В материале вы найдете не только образцы заполнения документов, необходимых командированному работнику, но и узнаете, что делать, если при их оформлении допущены ошибки. Помимо этого автор рассказала про основные правовые особенности, связанные с направлением работников в служебные поездки, а также с выплатой суточных.
Кого можно направить?
Согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
И вот созрела производственная необходимость, и кого-то из сотрудников вашего предприятия решено отправить в командировку. Сразу встает вопрос: а любому ли сотруднику можно дать такое поручение? Речь идет, конечно же, не о компетенции работника, а о соответствии трудовому законодательству. Действительно, Трудовой кодекс содержит определенные ограничения. Категорически нельзя направлять в командировку беременных женщин (статья 259 ТК РФ), сотрудника в период действия ученического договора, если только командировка не связана с ученичеством (статья 203 ТК РФ), и несовершеннолетних сотрудников, которые не являются творческими работниками (артистов, журналистов оправлять в служебную поездку можно) (статья 268 ТК РФ).
Женщину, имеющую детей в возрасте до 3 лет, можно направить в командировку только с ее письменного согласия и в случае, если отсутствуют какие-либо медицинские противопоказания. В обязательном порядке ее письменно уведомляют о том, что она вправе отказаться от поездки. Это же правило распространяется и на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (статья 264 ТК РФ).
Учтите: существуют категории работников, которые по долгу службы постоянно находятся в разъездах (бортпроводники, водители и т.д.). Им командировки не положены! У них работа такая.
...и надолго ли?
Теперь определимся со сроками командировки. В Трудовом кодексе каких-либо указаний по этому вопросу нет. Однако это не единственный документ, регламентирующий рабочие процессы. Существует и, самое главное, действует (в части, не противоречащей ТК РФ) такой нормативный правовой акт, как Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 г. № 62 (далее – Инструкция № 62). В пункте 4 сказано, что срок командировки определяется руководителем предприятия, но не может превышать 40 дней. Исключение – командировки с целью выполнения монтажных, наладочных и строительных работ. Максимальная продолжительность таких командировок – один год.
А минимальная? Она нигде не определена, поэтому может составлять хоть несколько часов.
Разводим бюрократию
Предположим, что подходящий сотрудник найден, прикинуто количество дней, требующееся ему для выполнения поручения. Пора действовать, то есть оформлять соответствующую документацию. А действовать будем в соответствии со следующим алгоритмом:
Для каждого шага нашего алгоритма нужно использовать соответствующие унифицированные формы:
- № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
- № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
- № Т-10 «Командировочное удостоверение»;
- № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
- № АО-1 «Авансовый отчет».
Первые четыре документа утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1, авансовый отчет – постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88.
Первый документ, который должен быть заполнен (частично), – форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Понятно, что часть, «посвященную» отчету о выполнении, заполнять пока рано.
На основании «Служебного задания…» издается приказ по форме № Т-9 или № Т-9а. Из названия этих документов ясно, в каком случае следует использовать ту или иную форму – в зависимости от того, один или несколько сотрудников направляются в командировку.
На основании приказа заполняется (опять же частично) форма № Т-10 «Командировочное удостоверение» (Документ 3), с которым сотрудник и уезжает в служебную поездку, предварительно получив документы (билеты, ваучеры) и денежные средства. Кстати, при получении денег здесь не обойтись без заполнения еще одной унифицированной формы – № КО-2 «Расходный кассовый ордер».
По возвращении из командировки сотрудник сдает командировочное удостоверение с отметками «принимающих сторон», заполняет вторую часть формы № Т-10а (тот самый отчет о выполнении служебного задания) и отчитывается в потраченных средствах (здесь ему и понадобится форма № АО-1 «Авансовый отчет»). Если потрачены не все деньги, выданные сотруднику перед поездкой, то при сдаче излишка в кассу будет заполняться еще одна унифицированная форма № КО-1 – «Приходный кассовый ордер», квитанцию к которому сотрудник получит «на долгую память» и во избежание недоразумений («все сдал, никому ничего не должен»).
Итак, при самом грубом подсчете мы получаем 6 документов, без которых не обойтись при отправлении сотрудника в командировку. А ведь есть еще и путевые листы (если, к примеру, сотрудник едет в поездку на служебном или личном автомобиле), накладные и счета-фактуры (если он сопровождает груз) и т.д.
Кадровый отдел имеет непосредственное отношение к трем документам. На его «совести» приказ, служебное задание и командировочное удостоверение. Ими и займемся.
Но подождите! Неужели все эти документы в обязательном порядке должны заполняться в каждом случае направления сотрудника в командировку? Спешим обрадовать – нет! Так, в случае загранкомандировки командировочное удостоверение оформлять не нужно – этот документ действует только на территории Российской Федерации. Нет необходимости в его заполнении и при...
