Как подтвердить полномочия руководителя, если у компании один акционер

На практике возникли вопросы: каким документом оформляется назначение / избрание единоличного исполнительного органа акционерного общества, 100% акций которого принадлежит другому акционерному обществу? Как подтвердить перед контрагентами свои полномочия генеральному директору компании? Каким образом кредиторы, должники, контрагенты и партнеры организации могут убедиться в том, что лицо, именующее себя генеральным директором, действительно является таковым?

Нередко решение о назначении генерального директора (директора, председателя правления) хозяйственного общества, состоящего из одного лица (one man company), фиксируется протоколом общего собрания ­акционеров дочернего общества. Для примера приведем судебную практику.

Кто принимает решение о назначении директора?

Рассматривая пример, необходимо обратить внимание, что решение общего собрания акционеров дочернего общества об образовании единоличного исполнительного органа и решение материнской компании о назначении генерального директора дочернего общества — это различные документы разных лиц. Единоличное решение акционера не может содержать таких реквизитов, как росчерки подписей («парафы») председателя и секретаря общего собрания, сведения о кворуме и других реквизитов, характерных для документов, принимаемых коллегиальными органами (собраниями, советами директоров, правлениями). Другими словами, представленную копию протокола общего собрания акционеров нельзя считать копией решения единственного акционера.

В дочернем обществе, 100 процентов акций которого принадлежат материнской компании, общее собрание акционеров не функционирует вплоть до отчуждения части акций третьему лицу, а все решения, отнесенные акционерным законодательством или уставом общества к компетенции общего собрания акционеров, принимаются материнской компанией единолично.

Согласно пункту 3 статьи 47 закона от 26.12.1995 г. № 208 -ФЗ «Об акционерных обществах» в АО, все голосующие акции которого принадлежат одному акционеру, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания акционеров, принимаются этим акционером единолично и оформляются письменно. При этом положения, определяющие порядок и сроки подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров, не применяются, за исключением положений, касающихся сроков ­проведения годового общего собрания акционеров. Из этой нормы следует, что:

• единственный акционер обязан принимать те решения, которые относятся к компетенции годового общего собрания акционеров в сроки, установленные законом;
•  в акционерном обществе «одного лица», т.н. one man company, общее собрание акционеров не созывается, а все решения, относящиеся к компетенции общего собрания, принимаются единственным ­акционером от своего имени, но не от имени акционерного общества.

Подобную позицию подтверждает и корпоративная практика. Как правило, в уставе материнской компании прописывается, что принятие решений об участии общества в других организациях (создание, ликвидация, участие, приобретение, отчуждение акций (долей) и т.п.); определение лиц, представляющих интересы общества в органах управления других ­организаций, относится к исключительной компетенции совета директоров.

В рассматриваемой нами ситуации, в полном соответствии с уставом, поверенному и была выдана доверенность на представление интересов общества на общем собрании акционеров one man company. Исполнять полномочия, предусмотренные доверенностью, поверенный может в случае отчуждения третьему лицу хотя бы одной акции. До тех пор, пока в дочернем обществе не может быть созвано общее собрание акционеров, представитель материнской компании не вправе принимать каких-либо решений от имени дочернего общества, относящихся к компетенции общего собрания акционеров. Такие решения — дело материнской компании, а доверенность не содержит полномочий на принятие решений от имени владельца 100-процентного пакета акций общества.

Более того, такие полномочия не могут предусматриваться и доверенностью, поскольку относятся к компетенции коллегиального органа — совета директоров владельца one man company. Согласно ранее действовавшей редакции устава материнской компании президент — генеральный директор единолично принимает решения от имени корпорации по всем вопросам, относящимся к компетенции общего собрания акционеров (участников) в обществах, все голосующие акции (доли) которых принадлежат компании. Такая формулировка не предполагает делегирования кому-либо права принимать на работу и увольнять с работы директоров дочерних обществ.

Таким образом, решение о назначении единоличного исполнительного органа one man company есть прерогатива либо совета директоров, либо генерального директора или правления материнского акционерного общества, в зависимости от положений его устава. Решение оформляется и подписывается от имени собственника 100% голосующих акций дочернего общества, а не от имени one man company. На наш взгляд, практика назначения директоров решениями общих собраний акционеров 100% «дочек» должна быть изжита, ведь неформализованное должным образом образование единоличного исполнительного органа вызывает у ­контрагентов обоснованные сомнения в его легитимности.

Как директору подтвердить свои полномочия?

Документы о назначении генерального директора направляются в органы, осуществляющие государственную регистрацию юридических лиц (налоговые органы). Лицо, назначенное генеральным директором, представляет контрагентам и партнерам юридического лица копии документов об образовании единоличного исполнительного органа (о своем ­назначении / избрании).

Далеко не всякая копия может быть признана допустимой. Например, не может рассматриваться в качестве документа, подтверждающего образование единоличного исполнительного органа, изготовленная на копировальном аппарате, но никем не засвидетельствованная копия. Такая бумага в лучшем случае может быть лишь ориентиром, источником информации, которую могут подтвердить или опровергнуть документы, содержащиеся в регистрационном деле коммерческой организации, которое ведется налоговым органом, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц.

В Российской Федерации копии документов свидетельствуются в порядке, предусмотренном указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» с изменениями, внесенными законом от 08.12.2003 г. № 169-ФЗ. Согласно названному указу верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Формально действие указа от 04.08.1983 г. распространяется только на копии документов, выдаваемые гражданам. Однако, поскольку отсутствует какой-либо нормативный правовой акт, регламентирующий свидетельствование копий документов, выдаваемых организациям (юридическим лицам), практика распространила действие этого документа также и на них. Во всяком случае арбитражные суды настаивают на том, чтобы копии документов, представляемые лицами, участвующими в деле, были засвидетельствованы данными лицами в соответствии с требованиями этого указа. Таким образом, копия документа об образовании единоличного исполнительного органа юридического лица должна быть засвидетельствована руководителем той организации, которая приняла решение о назначении / избрании директора юридического лица, а также печатью компании.

Образование единоличного исполнительного органа акционерного общества уставом данного АО может быть отнесено либо к компетенции совета директоров общества, либо общего собрания акционеров общества. В любом случае копию решения совета директоров (акционерного собрания) об избрании генерального директора должен засвидетельствовать сам генеральный директор либо лицо (работник), которому генеральный директор предоставил от имени компании полномочие свидетельствовать верность копии документов. Как правило, таковым является заведующий (начальник) канцелярии (секретариата) гендиректора. Вы можете обратить внимание на то, что это не дело директора свидетельствовать верность копий документов, принятых вышестоящими по отношению к нему органами — советом директоров или общим собранием акционеров, тем более эти документы касаются его лично. В связи с этим полагаем необходимым фиксировать в уставе организации правило, согласно которому верность копий решений совета директоров или собрания акционеров (участников) свидетельствует либо председатель совета директоров, либо секретарь совета директоров. Последний при этом может избираться из числа членов совета директоров либо назначаться советом директоров из числа работников общества.

Если общество изначально было создано одним акционером либо все голосующие акции общества были приобретены одним лицом впоследствии, то решение об образовании единоличного исполнительного органа общества принимает не само общество в лице совета директоров или общего собрания (последнего просто не существует, так как «собираться» не с кем), а акционер. Поэтому копия документа о назначении гендиректора дочернего общества свидетельствуется не единоличным исполнительным органом 100% «дочки», а материнской компанией или физическим лицом — единст­венным акционером. В уставе материнской компании рекомендуем закрепить правило о том, что верность копии документа о назначении руководителя дочернего общества свидетельствуется директором компании, если решение о назначении принимает генеральный директор компании, либо председателем или секретарем совета директоров, если решение принимают последние.

Таким образом, генеральный директор общества, состоящего из одного акционера, в подтверждение своих полномочий предоставляет контрагентам и партнерам общества копии решения о своем назначении, принятого руководителем, советом директоров или общим собранием акционеров материнской компании. А какой конкретно орган материнской организации принимает решение об образовании единоличного исполнительного органа дочернего общества, определяется уставом акционера. Таким образом, генеральный директор дочернего акционерного общества, 100% акций которого принадлежат другому обществу, в подтверждение своих полномочий предоставляет помимо копии решения о назначении и копии устава «своей» организации копию устава материнской компании.

Зачем нужна информация о назначении директора?

Далеко не всегда организации, обращающиеся к нам с деловыми предложениями, просьбами о заключении договоров, письмами и т.п., имеют обыкновение подтверждать полномочия своих руководителей копиями документов об их назначении / избрании, предоставлять копии уставов компаний, в которых они работают, либо организаций, назначивших их на должность в дочерних обществах. Как быть контрагенту организации, в которой появился новый, ранее неизвестный генеральный директор?

Следует отметить, что люди, чьей профессией является руководство имущественными комплексами, трудовыми коллективами, организациями, как правило, хорошо знают друг друга, если проживают в одной местности или работают в одной отрасли экономики (электроэнергетика, строительст­во, добыча угля, финансы и т.п.). Нередко их помимо рабочих отношений связывают и отношения личные, в которых не принято вводить в заблуждение. Поэтому, когда в такой профессиональной среде появляется новый человек, топ-менеджеры банков, промышленных корпораций, а также руководители региональных органов государственной власти и органов местного самоуправления стараются получить информацию о том, является ли новый директор в действительности лицом, принимающим финансовые и производственные решения, обладает ли он возможностями по приему на работу и увольнению работников, прислушиваются ли к его мнению в вышестоящих органах промышленной корпорации (совет директоров, материнская компания), исполняют ли его пожелания, приказы и ­рекомендации формально подчиненные ему работники.

Такое «любопытство» вполне оправдано. Ведь нередко на должность генерального директора совет директоров или материнская организация назначает человека, вообще не имеющего представления о производстве и финансовых операциях. Такой «директор» получает рабочее место в секретариате или канцелярии, а может быть, и в приемной председателя совета директоров или лица, определенного собственником в качестве «смотрящего» за бизнесом, регулярно бывает на работе и просто подписывает все документы (договоры, приказы, платежные поручения, векселя, доверенности) по указанию представителя собственника, формально работающего рядовым менеджером или вообще не работающего в «опекаемой» им корпорации.

Одним из внешних признаков, позволяющих судить о том, будет ли вновь назначенный директор действительно руководителем или же его роль сводится к тому, чтобы «руками водить», является соблюдение надлежащей процедуры образования единоличного исполнительного органа.

Как проверить процедуру назначения руководителя?

Документы о назначении руководителя, а также устав коммерческой организации можно получить в налоговых органах, осуществляющих государст­венную регистрацию юридических лиц. Если хозяйственная организация, легитимность назначения руководителя которой проверяется заинтересованными лицами, является 100% дочерним обществом, то необходим устав не только самой организации, но и устав материнской компании.

В соответствии с пунктом 1 статьи 5 закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» в ЕГРЮЛ содержатся сведения и документы о компании, в том числе фамилия, имя, отчество должность лица, имеющего право без доверенности действовать от ее имени, а также его паспортные данные и ­т.д. Здесь же, в регистрационном деле организации, хранятся подлинники или засвидетельствованные в нотариальном порядке копии учредительных документов юридического лица. Поскольку государственной регистрации подлежит не только само юридическое лицо, но и изменение сведений о нем, в том числе и изменение сведений о его генеральном директоре, то запись о новом руководителе вносится в госреестр на основании ­соответствующих документов.

В действующем законодательстве зафиксирован принцип открытости и общедоступности сведений и документов, содержащихся в госреестрах, за исключением сведений о банковских счетах, паспортных данных индивидуальных предпринимателей, но это ограничение не распространяется на указанные сведения, содержащиеся в учредительных документах, и сведений о месте жительства предпринимателей (п. 1 ст. 6 закона № 129-ФЗ).

Таким образом, если у вас есть какие-то сомнения относительно подлинности полномочий определенного лица интересующей вас компании, то вы вправе получить в налоговой инспекции сведения о ней, а также копии документов, на основании которых вносятся записи в государственный реестр, за исключением паспортных данных индивидуальных предпринимателей (сведений о номере, о дате выдачи и об органе, выдавшем документ, удостоверяющий личность), сведений о банковских счетах организаций и предпринимателей). Документы о назначении генеральных директоров организаций являются открытыми и общедоступными.

Получается, что достаточно сравнить положения закона об акционерных обществах, устав дочернего акционерного общества и устав материнской компании с решением о назначении генерального директора, и мы можем установить, была ли соблюдена процедура образования единоличного исполнительного органа. Однако на практике не все так просто, как это следует из закона.

Получение копий документов организации

Итак, любое заинтересованное лицо вправе получить в налоговом органе, осуществляющем государственную регистрацию коммерческих организаций, копии документов из регистрационных дел юридического лица.

Весной 2005 года одна из промышленных корпораций — крупнейший потребитель электроэнергии и налогоплательщик одного из субъектов Федерации — обратилось в налоговый орган с заявлением о предоставлении копии разделительного баланса ОАО «Ростовэнерго» (см. Пример 1). В судебном разбирательстве требовалось установить, предъявлен ли иск к надлежащему ответчику, является ли ответчик тем лицом, к которому можно предъявлять требования об исполнении в натуре обязательств по бесперебойному и надежному обеспечению электроэнергией, или же права и обязанности по договору об оказании услуг по передаче электроэнергии перешли к другому лицу.

В Москве все коммерческие организации регистрируются в Межрайонной налоговой инспекции ФНС РФ № 46. Именно этот орган ведет государственный реестр столичных предприятий. Оформить заявление можно следующим образом (см. Пример 2).

Как правило, для получения копий документов из регистрационных дел необходимо подавать заявление для получения отдельной копии. В Москве, например, не следует в одном заявлении просить одновременно о выдаче копии устава юридического лица и о предоставлении сведений из государст­венного реестра в виде выписки о юридическом лице. Действует принцип: один документ — одно заявление. Такое требование не зафиксировано в законодательстве и нормативных правовых актах о государственной регистрации юридических лиц, но, тем не менее, предъявляется сотрудниками налогового органа исходя, вероятно, из соображений удобства ведения делопроизводства.

Предоставление каждого отдельного документа следует также оплачивать отдельным платежным поручением. Несоблюдение этих требований может привести к тому, что заявление в налоговой инспекции просто не примут. В заявлении необходимо указывать основной государственный регистрационный номер юридического лица. Говорят (хотя это и не доказано), что при налоговой инспекции, осуществляющей государственную регистрацию юридических лиц в городе Москве, существует «бюро добрых услуг», сотрудники которого за незначительную плату могут предоставить информацию об основном государственном регистрационном номере. Кроме того, рассказывают, что если выписка из ЕГРЮЛ предоставляется любому обратившемуся лицу, указавшему в заявлении основной государст­венный регистрационный номер юридического лица, то копии документов из регистрационного дела может получить только юридическое лицо,

в отношении которого ведется дело. У многих на устах душещипательная история об участнике коммерческой организации, которому не были выданы копии документов из регистрационного дела принадлежащего ему юридического лица. В иных городах подобной практики не зафиксировано. Документы действительно предоставляются любому заинтересованному лицу, обратившемуся в налоговую инспекцию. При этом указание на основной государст­венный регистрационный номер в заявлении не обязательно, достаточно лишь поименовать в заявлении какой-либо идентифицирующий признак юридического лица, например, фирменное наименование (см. Пример 3).

В заключение следует сказать, что если руководитель организации лично не обращается в налоговую инспекцию, регистрирующую юридические лица, за интересующими его документами, то представитель организации должен иметь два экземпляра доверенности. Один экземпляр доверенности он подает вместе с заявлением о предоставлении копии документа из регистрационного дела юридического лица и платежным поручением, а другой  экземпляр он отдает сотруднику налогового органа вместе с распиской.