Выдаем доверенности: соблюдаем все требования и правила

Журнал «Налоговый учет для бухгалтера» № 7 / 2010

Мария Смольянинова

главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»

Из продолжения статьи о доверенностях, оформляемых в организации, вы сможете узнать о том, какой порядок составления, регистрации и учета доверенностей является оптимальным. Автор подробно рассматривает факторы, от которых зависит степень регламентации бизнес-процесса, связанного с подготовкой, выдачей и учетом доверенностей. Описываемые этапы оформления и выдачи доверенностей окажут вам помощь в подготовке внутренних документов компании, регулирующих данные процедуры.

Из предыдущих публикаций вы смогли узнать полезную информацию о том, как грамотно и в соответствии с законом составить текст доверенности, определить уполномоченное на ее подписание лицо, отследить момент прекращения срока ее действия. Однако для того, чтобы организовать, контролировать и/или осуществлять работу по оформлению доверенностей в компании на высоком профессиональном уровне, вам понадобится также знание ключевых аспектов бизнес-процесса, связанного с подготовкой, выдачей и учетом доверенностей. Помочь в этом может предлагаемая вашему вниманию публикация, являющаяся продолжением комплексного исследования вопросов, связанных с доверенностями, используемыми в деятельности практически каждой организации на современном этапе.

Порядок составления, регистрации и учета доверенностей

В крупных компаниях, в которых выдается много доверенностей, целесообразно регламентировать порядок составления, регистрации и учета доверенностей на локальном уровне. Сделать это можно путем утверждения специального локального нормативного акта, который позволит унифицировать процедуру выдачи доверенностей, установить механизм отслеживания сроков действия доверенностей и обеспечить учет выданных и отмененных доверенностей, а также установить ответственных лиц, вовлеченных в каждую из стадий регламентированной процедуры. На практике такие локальные нормативные акты называются по-разному. Вот лишь несколько возможных наименований документов: Регламент взаимодействия внутренних структурных подразделений и отдельных должностных лиц при оформлении, выдаче и учете доверенностей; Положение о доверенностях; Инструкция по оформлению и выдаче доверенностей; Порядок подготовки, выдачи и отмены доверенностей.

Факторы, оказывающие влияние на регламентацию оформления, выдачи и учета доверенностей

Степень регламентации бизнес-процесса, связанного с оформлением, выдачей и учетом доверенностей, и выделение отдельных этапов процедуры в каждой организации могут быть различными и зависят, как правило, от следующих факторов:

Видов доверенностей, оформляемых в организации. Например, процедура подготовки и выдачи генеральных доверенностей может отличаться от процедуры, установленной в отношении доверенностей разовых или специальных, а ответственными за подготовку доверенностей на получение/выдачу товарно-материальных ценностей и, скажем, доверенностей на представление интересов организации в судебных органах могут быть разные лица (соответственно, работники юридического подразделения и бухгалтерии). Таким образом, когда различия носят существенный характер, имеет смысл подумать и о принятии отдельных локальных нормативных актов, регламентирующих бизнес-процессы в отношении каждой разновидности выдаваемых доверенностей.
Организационной структуры юридического лица, закрепленного разграничения полномочий и матрицы ответственности должностных лиц за осуществление тех или иных процедур, их вовлеченность в процесс визирования различных документов. Так, в небольших организациях проекты доверенностей, независимо от их вида и содержания предоставляемых полномочий, часто оформляются одним и тем же лицом – юристом или бухгалтером. Однако и в этом случае представляется важным организовать надлежащий учет выданных и отозванных доверенностей для пресечения злоупотреблений со стороны лиц, полномочия которых прекращены (например, вследствие увольнения из организации), а также обеспечения контроля своевременного оформления новых доверенностей взамен доверенностей с истекшим сроком действия. Или другой пример: организация со сложной внутренней структурой, включающей обособленные структурные подразделения (филиалы, представительства и иные обособленные структурные подразделения, признаваемые таковыми в силу ГК РФ и НК РФ), в наибольшей степени нуждается в отлаженном учете выданных руководителям таких обособленных подразделений доверенностях и доверенностях, оформленных в порядке передоверия.
Имеющейся у организации практики взаимоотношений с территориальными органами государственной власти и управления,...