Исполнение банком запросов налоговых органов

Имеем ли право?

Конечно, кредитная организация должна гарантировать банковскую тайну. Это зафиксировано в законе о банках и банковской деятельности.

Но если прочитать внимательно процитированную нами статью «Банковская тайна», то мы заметим одну примечательную фразу: «если это не противоречит федеральному закону». Именно так выражается законодатель, если хочет дать возможность иным федеральным законам устанавливать конкретные случаи, когда банковскую тайну «допустимо нарушать». Теперь посмотрим, где и как это будет «нарушаться».

Например, Налоговый кодекс РФ (пункт 2 статьи 86) обязал кредитные организации выдавать налоговым органам справки о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписки по операциям на счетах организаций (индивидуальных предпринимателей)¹. Далее Федеральная налоговая служба установила определенный порядок² направления налоговым органом запросов в банк, а также типовые формы таких запросов. Данным порядком устанавливается, что мотивированный запрос на бумажном носителе, представленный налоговым органом в банк, должен быть напечатан на бланке налогового органа, подписан руководителем или его заместителем и заверен печатью налогового органа.

Позже был утвержден другой документ³, который уже регулировал «ответное поведение банка» на подобные запросы. В соответствии с ним банки обязаны представлять в налоговые органы следующую информацию по установленным типовым формам:

• справки о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах налогоплательщиков – клиентов банка;
• справки об операциях на счетах налогоплательщиков – клиентов банка;
• выписки о движении денежных средств на счетах клиентов.

В какие сроки необходимо уложиться?

Срок исполнения мотивированных запросов налоговых органов установлен пунктом 2 статьи 86 Налогового кодекса РФ: банки обязаны выдавать налоговым органам справки и выписки по операциям на счетах клиентов в течение пяти дней со дня получения мотивированного запроса налогового органа.

Но тут возникает следующий вопрос: с какого момента начинается исчисление срока исполнения? Ответ на него дает сама Федеральная налоговая служба (далее по тексту – ФНС):

Как видите, установлены весьма сжатые сроки исполнения запросов налоговых органов. А чтобы дисциплинировать банки, к этому добавили еще и штраф в размере 10 000 руб. за каждый документ (надлежащую справку или выписку) по операциям и счетам клиентов, не предоставленный банком в установленный законом срок (пункт 2 статьи 86 Налогового кодекса РФ).

Необходимо обратить ваше внимание на то, что в связи с внедрением в аппарате ФНС автоматизированной системы делопроизводства, налоговые органы значительно усилили контроль сроков исполнения своих запросов: строго фиксируется дата получения запроса банком и дата отправки ­ответного документа, указанная на конверте почтового отправления.

Как организовать оперативное исполнение запросов и избежать штрафов?

Во-первых, необходимо разработать Порядок исполнения запросов, в котором подробно описать права и ответственность должностных лиц банка, участвующих в процессе исполнения запроса:

• Какому должностному лицу предоставлено право получать запрос?
• На какое структурное подразделение (должностное лицо) возлагается обязанность регистрации запросов, в какой форме?
• Какому должностному лицу предоставляется право проверки запроса на предмет его соответствия законодательству?
• Каким должностным лицам рассылается запрос для сведения ­и в какой форме?
• Какому должностному лицу предоставлено право принимать ­управленческое решение об исполнении запроса?
• Какое структурное подразделение формирует ­из автоматизированной системы и печатает выписки и справки?
• На какое должностное лицо возлагается ответственность составления и оформления сопроводительных писем?
• Какому должностному лицу предоставлено право подписывать ­выписки и справки?
• На какое должностное лицо возлагается обязанность сшивать выписки?
• Какому должностному лицу предоставляется право заверять сшивы?
• На какое структурное подразделение возлагается обязанность регистрации направляемых в налоговые органы документов?

Все этапы исполнения запроса должны быть выстроены в хронологической последовательности, и на исполнение каждого этапа должно быть выделено определенное количество дней, а может быть, и часов!

Важным моментом работы над Порядком является предоставление права подписи документов: выписок и сшивов. Например, в нашем банке в связи с постоянным ростом запросов мы прошли несколько этапов делегирования права подписи таких документов:

• Первоначально все справки, выписки и сопроводительные письма подписывались первым лицом банка.
• Затем в связи с увеличением количества поступающих запросов право подписи таких документов было предоставлено главному бухгалтеру, затем – заместителю главного бухгалтера.
• В настоящее время право подписи справок и выписок по счетам клиентов предоставлено сотруднику Операционного управления (т.е. должностному лицу, формирующему в автоматическом режиме данные документы), право заверения сшивов предоставлено лицу, выполняющему данную операцию. Тем самым мы значительно сократили сроки исполнения запросов, что очень важно в связи с постоянным увеличением их количества.

Во-вторых, необходимо строго фиксировать дату и время поступления запроса в банк.

В-третьих, маршрут исполнения запроса должен быть максимально коротким. Предлагаем вам алгоритм исполнения мотивированных запросов налоговых органов (см. Схему 1) и комментарий относительно его реализации.

Прием мотивированных запросов налоговых органов

Итак, банк получает мотивированные запросы налоговых органов на бумажном носителе следующими способами:

• непосредственно от представителя налогового органа;
• заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

На практике часто с целью получения оперативной информации налоговые органы направляют в банки запросы средствами электронной связи: по факсимильной связи или е-mail. Однако нужно знать, что в таких случаях срок исполнения запроса рассчитывается от момента получения запроса на бумажном носителе с подписью руководителя налогового органа и заверенного печатью налогового органа.

При получении запроса от представителя налогового органа сотрудник банка, на которого возлагается получение запросов, обязан:

• проверить документы (служебное удостоверение), удостоверяющие личность представителя налогового органа;
• на копии запроса, которая возвращается должностному лицу налогового органа, вручившего запрос, проставить свою фамилию, имя, отчество, должность, личную подпись, а также дату и время получения запроса.

В типовой форме запроса, утвержденной Порядком направления налоговым органом запросов в банк о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, о предоставлении выписок по операциям на счетах организаций (индивидуальных предпринимателей, нотариусов, занимающихся частной практикой, адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты), определено место и перечень реквизитов для оформления отметки о получении документа. В заполненном виде она будет выглядеть следующим образом:

Для указания подобной информации на поступающих документах можно изготовить соответствующий штамп. Приведем пример оформления отметки о получении запроса с его помощью:

Теперь рассмотрим второй вариант – получение запроса из территориального отделения Почты России. Как правило, запросы налоговых органов о предоставлении информации направляются в банки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

На оборотной стороне уведомления о вручении сотрудник банка обязан проставить отметку о получении почтового отправления с указанием времени и даты получения, как уже говорилось выше, целесообразно использовать набор специальных штампов (для указания даты и времени получения, должности):

При приеме запросов необходимо проверить целостность почтового отправления и правильность доставки. Ошибочно доставленные запросы целесообразно возвращать в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указать причину неисполнения запроса. Копию возвращенного без исполнения запроса необходимо оставить в банке.

Регистрируем запрос

Для организации контроля исполнения запросов удобно их регистрацию осуществлять в отдельном «журнале», т.е. выделить для данной группы документов отдельную систему регистрации и присвоить ей специальный индекс (например, – ФНС). Нужно вести журнал регистрации входящих запросов и журнал регистрации исходящих ответов на них. Они могут быть организованы:

• на бумажном носителе;
• с использованием Microsoft Office Excel или Microsoft Office Access;
• с помощью системы электронного документооборота.

В любом случае должен быть организован строгий учет поступающих запросов и сроковый контроль за их исполнением. В связи с тем, что по ходу исполнения запросов часто приходится получать какую-либо справочную информацию о состоянии исполнения, то необходимо, чтобы информация, внесенная в базу данных, была достаточной и доступной (в пределах предоставленных прав) всем участникам исполнения.

При регистрации входящего запроса необходимо в регистрационных материалах проставлять дату и время поступления документа в банк, а также фиксировать время передачи документа от одного исполнителя другому.

Электронные системы документооборота имеют ряд преимуществ:

• возможность рассылки электронной копии документа одновременно нескольким должностным лицам;
• возможность организации быстрого поиска документа;
• возможность организации связок между входящими и исходящими документами;
• возможность протоколирования всех этапов работы с документом (протокол ввода информации в базу данных, журнал передачи документа).

В следующем номере читайте продолжение статьи. Мы расскажем о регистрации запросов налоговых органов в системе электронного документооборота, а также об организации контроля исполнения запросов. Дадим свои рекомендации относительно оформления ответов банка: образцы конкретных документов, правила сшива выписок и др. И завершим тему рекомендациями относительно отправки ответа банка в налоговый орган.