Top.Mail.Ru

Разработка отечественных перечней документов с указанием сроков хранения: проблемы и решения

Сейчас активно ведется разработка «Перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения». Уникальность этого процесса заключается в том, что проект документа сначала разрабатывался только силами сотрудников Росархива, а сейчас к этой задаче подключились специалисты кредитных организаций. Новые люди – новый подход. Как относиться к Перечню – как к обязательному для исполнения нормативному документу или же как к методическим рекомендациям? Допустимо ли устанавливать постоянные сроки хранения для документов, которые государственные архивы не собираются принимать на хранение? Нужно ли в статьях Перечня подробнейшим образом перечислять виды документов или лучше использовать функциональный подход? Нужны ли в статьях ссылки на законы и подзаконные акты, которые устанавливают конкретный срок хранения документа? И др.

Постановка вопроса

Среди специалистов в области управления документацией все чаще поднимается вопрос о роли и значении Перечней документов с указанием сроков хранения. Нужны ли они вообще? А если нужны, то кто должен их разрабатывать? Какой статус они должны иметь? Какого рода сроки хранения эти перечни должны устанавливать – минимально допустимые, основанные на общепринятой или наилучшей практике, или какие-то иные, – и для кого?

В настоящее время из всех видов работ, которыми приходится заниматься специалистам в области документационного обеспечения управления (ДОУ), работа по установлению сроков хранения документов является одной из наиболее ответственных. Она требует высокой квалификации и опыта. Для специалистов со стажем, давно работающих в отрасли, подобное утверждение может показаться преувеличением, поскольку еще сравнительно недавно (когда были единые для всех правила делопроизводства, единая государственная собственность на документы) установление сроков хранения документов не представляло особых трудностей. В настоящее время задача установления сроков хранения по ряду причин сильно усложнилась:

  • Сроки хранения сейчас устанавливаются не только и не столько перечнями, сколько законами и нормативными правовыми актами министерств и ведомств. Законодательство с каждым днем становится все сложнее, к тому же оно часто меняется.
  • В связи со вступлением в силу закона о персональных данных сроки хранения впервые в отечественной практике стали ограничиваться не только «снизу», но и «сверху».
  • Постепенно начинает ощущаться то, что каждый из регионов Российской Федерации имеет собственное законодательство. Уже есть, пусть и немногочисленные, случаи, когда при установлении сроков хранения приходится учитывать региональные особенности.
  • Все большее значение для установления сроков хранения приобретают сроки исковой давности или, в ряде случаев, их отсутствие.
  • Кроме требований, предъявляемых государством, организациям приходится учитывать собственные интересы в сохранении ряда документов прежде всего исходя из своих деловых потребностей.
  • При наличии многочисленных противоречивых требований работу по решению судьбы документов приходится все чаще строить на основе анализа рисков, выбирая решения, минимизирующие ожидаемый ущерб.
  • Выход российских компаний на мировые рынки означает, что при установлении сроков хранения документов приходится теперь учитывать требования международного законодательства и законодательства стран-контрагентов.

В результате в прямом и переносном смысле возрастает цена решений по срокам хранения: излишне долгое хранение обходится дорого, а прежде временное уничтожение документов может повлечь значительный материальный ущерб, а порой и уголовное наказание.

Банки впереди планеты всей?

Заинтересованность коммерческих структур, и прежде всего кредитных организаций1, в разработке современного отраслевого документа привела к тому, что 8 декабря 2006 г. Московский банковский союз (МБС) провел совещание по обсуждению проекта «Перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», который уже долгое время разрабатывался силами сотрудников Росархива.

На совещании, в котором приняли участие более 70 представителей московских банков, выступил заместитель начальника Управления Росархива Б.В. Альбрехт, который рассказал о ходе работ по разработке перечня и ответил на многочисленные вопросы собравшихся. По предложению генерального директора МБС и исполнительного директора Ассоциации российских банков (АРБ) В.В. Шипилова была создана рабочая группа, которая должна была помочь агентству в подготовке проекта перечня2.

К весне 2008 года рабочая группа подготовила первую версию проекта такого документа и представила его в Центральную экспертно-проверочную комиссию Росархива (ЦЭПК). Проект был направлен на рецензирование в ряд кредитных организаций, региональных архивных управлений и федеральных государственных архивов. Замечания и предложения от рецензентов поступили к 424 статьям из 549, что составляет 77%. Было предложено 19 новых статей.

Следует отметить, что многие рецензенты не пожалели времени и сил на то, чтобы полностью изучить достаточно объемный проект. Они не только выявили большое количество редакционных и технических ошибок, но и поставили ряд принципиальных вопросов, над которыми рабочей группе еще предстоит поработать. Хочется также отметить конструктивный характер большинства рецензий, когда замечания одновременно сопровождались конкретными предложениями по улучшению текста перечня.

Предварительный анализ поступивших замечаний и предложений позволяет разделить их на несколько основных групп:

  • Первую, наиболее многочисленную группу составляют редакционные и технические замечания, которые рабочая группа полностью приняла и будет устранять.
  • Вторую, относительно небольшую группу составляют те замечания, которые рабочая группа не принимает (как правило, либо из-за того, что они не соответствуют законодательству Российской Федерации, либо причина их возникновения кроется в непонимании технологий работы кредитных организаций).
  • К третьей группе можно отнести замечания, связанные с уточнением конкретных сроков хранения, с наличием отметки «ЭК» и с уточнением комментариев к статьям перечня.

Кроме того, целый ряд замечаний и предложений, полученных рабочей группой в отзывах на первый вариант текста перечня, напрямую затрагивал принципиальные вопросы, от ответа на которые в сильнейшей степени зависят облик, статус и будущая судьба как этого, так и любого другого перечня. По итогам анализа поступивших отзывов можно выделить следующие ключевые вопросы:

  • Что мы разрабатываем – нормативный документ или же методические рекомендации?
  • Какова первостепенная роль, выполняемая перечнем: быть инструментом для отбора документов на архивное хранение или же инструментом для организации уничтожения документов?
  • Из каких соображений определяются сроки хранения? Допустимо ли в перечне устанавливать сроки хранения и иные требования, не опирающиеся на законодательство Российской Федерации? Допустимо ли устанавливать постоянные сроки хранения для документов, которые государственные архивы не собираются принимать на хранение?
  • Нужно ли в статьях перечня подробнейшим образом перечислять виды документов? Не лучше ли использовать функциональный подход, когда под статью перечня подпадают все виды документов, выполняющие указанную в этой статье...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.