Top.Mail.Ru

Новый французский закон об архивах: России есть чему поучиться

После революции Франция осознала ценность своих документов. И в 1794 году были созданы Национальные Архивы Франции. Сейчас архивное законодательство этой страны признано одним из передовых. Но в июле 2008 года был принят новый закон, призванный еще более актуализировать существующую систему. Предлагаем вам ознакомиться с тем, куда движутся «передовые эшелоны» и что мы могли бы позаимствовать у них. Какой подход возможен к определению архивного документа? Как можно классифицировать весь архивный фонд, чтобы реализовать дифференцированный подход к хранению и распоряжению им? Как государство может влиять на владельцев частных архивов (наказывать и вознаграждать)? Какие условия выставляются собственникам частных архивов, которые хотят вывезти их за пределы страны? Как изменились сроки ограничения доступа к архивным документам?

Архивы являются частью культурного наследия любой страны, наряду с историческими памятниками и произведениями искусства, и решают три основные задачи в жизни общества – они:

  • сохраняют коллективную память,
  • обеспечивают непрерывность деятельности государственного аппарата и
  • дают возможность гражданам и организациям отстаивать свои права, предоставляя им доступ к интересующим их документам.

Открытость архивов способствует прозрачности демократического государства. Государство выступает в качестве гаранта сохранности этого исторического наследия. Основные правила деятельности архивов в большинстве стран мира регулируются специальным архивным законодательством.

Одно из старейших и наиболее развитых архивных законодательств существует во Франции. Национальные Архивы Франции были созданы в 1794 году. После революции Франция очень серьезно отнеслась к архивам. Каждому гражданину было предоставлено право доступа к государственным архивным документам, была также организована подготовка профессиональных архивистов и реализовано централизованное управление архивным делом, благодаря которому на всей территории страны была создана сеть архивов, обеспечено компетентное и согласованное управление архивным делом. Эта политика помогла организовать архивное дело, регламентировать его и избежать массовых потерь исторических документов.

Французский закон об архивах был принят в 1979 году и стал составной частью Кодекса об историческом наследии. Этим законом были сведены во едино и упрощены правила, ранее разбросанные по другим разделам законодательства, в том числе был упрощен доступ к архивам. Многие годы положения французского законодательства служили образцом для других стран. Однако, по мнению специалистов в области архивного дела, к началу нового тысячелетия положения законодательства устарели, особенно это проявлялось в установленных законом сроках ограничения доступа к архивным документам.

Проекты общего закона об архивах и закона об архивах Конституционного совета французское правительство внесло в Сенат в августе 2006 года. Работа над проектом заняла почти два года, и в июле Национальная Ассамблея Франции приняла наконец закон, который вступит в силу с 1 января 2009 года, – это Закон об архивах № 2008-696 от 15 июля 2008 года (Loi no. 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives). Этим документом в Кодекс об историческом наследии вносится много новых норм.

Анализируя содержание нового закона, можно выделить несколько главных вопросов, которые были затронуты новым законодательством:

  • расширение сферы действия архивного законодательства, которое направлено на обеспечение большей защищенности как государст венных, так и частных архивов;
  • ужесточение наказаний за нарушения законодательства;
  • уменьшение периода ограничения доступа к архивам;
  • электронные архивы.

Расширение сферы действия архивного законодательства

Новый французский закон расширяет сферу действия архивного законодательства за счет изменения определения понятия «архив» – в уже существовавшее определение добавлено уточнение, согласно которому архивом признаются архивные документы, независимо от места их хранения. Фактически законом зафиксировано, что понятие архива связано с природой документов, а не с их возрастом или системой организации хранения. Кроме того, из определения также было исключено упоминание о том, что носитель может быть только «материальным». Фактически определение, данное во французском законодательстве, относит к архиву любые документы, которые были созданы или получены организацией в ходе деловой деятельности.

Фрагмент документа

Кодекс об историческом наследии Франции

Art. L. 211-1. Архив – это совокупность документов, независимо от даты их создания, места хранения, формы и носителя, созданных или полученных любым физическим или юридическим лицом, любой службой, государственной или частной организацией в ходе их деятельности.

Art. L. 211-2. Сохранение архивов организуется в интересах общества, как для нужд управления и для обоснования прав физических или юридических, общественных или частных лиц, так и для исторического документирования исследований.

В российском законодательстве имеются два отдельных понятия – «документ» и «архивный документ» и, к сожалению, не определены критерии, по которым можно установить, когда документ становится архивным документом. Под «архивом» у нас подразумевается либо структурное подразделение, либо учреждение, занимающиеся хранением документом. В результате документы, хранящиеся в деловых подразделениях организаций, невозможно назвать ни архивом, ни архивными документами.

Фрагмент документа

Федеральный закон № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 3 «Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе»

2) архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

<. .>

9) архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Защищенность архивов

Сохранность архивов обеспечивается во французском законодательстве несколькими способами в зависимости от их ценности и формы собственности:

  • публичный характер архивов, создаваемых как государственными органами, так и организациями, осуществляющими оказание публичных услуг, ставит их под режим защиты, предусмотренный для государственных документов;
  • для частных архивов, если те получили статус исторических архивов, установлены определенные правовые обязательства;
  • в отношении частных архивов, не имеющих статуса исторических, установлены определенные права государства.

Защита государственных архивов

Во Франции государственные архивы делятся на три «возрастные» группы, в зависимости от характера их использования:

  • оперативные архивы (archives courantes),
  • промежуточные архивы (archives interm diaires) и
  • исторические архивы (archives d finitives).

Такое разделение было введено еще в 1979 году.

Фрагмент документа

Указ № 79-1037 от 3 декабря 1979 года о компетенции государственной архивной службы и о сотрудничестве между государственными органами по вопросам сбора, сохранения и использования государственных архивов

Статья 12. К оперативным (текущим) архивам относятся документы, регулярно используемые в деятельности службы, учреждений и организаций, которые их создали или получили.

Сохранность оперативных архивов, под контролем управления архивов Франции, обеспечивают службы, учреждения и организации, которые их создали или получили.

Фрагмент документа

Статья 13.

К промежуточным архивам относятся те документы, которые:

  • а) перестали рассматриваться в качестве оперативных архивов;
  • б) пока что не могут, ввиду интереса, который они представляют для административной деятельности, стать объектом отбора на постоянное хранение и на уничтожение, в соответствии со статьей 16.

Сохранность промежуточных архивов может обеспечиваться за счет использования специальных хранилищ, известных как «центры предархивного хранения», которые находятся в ведении управления архивов Франции или под его контролем.

Если предархивное хранение не используется, то сохранность промежуточных архивов обеспечивается по месту расположения создавшей их службы, учреждения и организации, под контролем управления архивами Франции, или же в соответствующих архивохранилищах, находящихся в ведении управления архивами Франции.

Статья 14. К историческим архивам относятся документы, которые прошли процедуры отбора на постоянное хранение и на уничтожение... и подлежат постоянному хранению.

Сохранение исторических архивов обеспечивается в соответствующих архивохранилищах, находящихся в ведении управления архивов Франции или под его контролем.

Такая классификация архивов более точно отражает сложившуюся практику хранения документов. Она позволяет лучше организовать деятельность в области архивного дела.

В российском архивном законодательстве подобного деления нет, хотя в деловой деятельности организаций и государственных органов существует насущная потребность выделить в отдельную группу «текущие» и «оперативные» архивы. Эта потребность возникает прежде всего потому, что задачи и функции, которые возлагаются на такие архивы, по сравнению с традиционными, хранящими документы длительного и постоянного срока хранения, существенно различаются.

В организациях всех форм собственности все чаще возникает потребность не только обеспечения надежного хранения документов временного срока хранения (до 5 лет), но и эффективного использования документов оперативных архивов в деловой деятельности. Традиционная отечественная технология, предусматривающая хранение документов в подразделениях до передачи их в ведомственный архив или уничтожения, во многих случаях уже не отвечает потребностям организаций.

Новые положения французского законодательства более четко регламентируют условия хранения документов. Ранее об этом в законе говорилось крайне мало (Art. L. 212-4). Теперь требования к условиям хранения различаются в зависимости от того, к какой группе документов они относятся:

  • документы, отобранные на историческое хранение, «передаются государственной архивной службе на...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

В какой архив должны попадать документы филиалов и представительств

Куда должен передаваться архивный фонд филиалов и представительств? Показываем теорию и практику. Поводом для этой статьи стали вопрос читателя и новое уточнение в Правилах архивов организаций 2023 года (объясняем, как оно коррелируется с положениями иных нормативных документов).

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Как получить архивную справку о зарплате?

Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.