Предлагаемая автором структура документа и формулировки уже отработаны на большом количестве разнообразных организаций как в Российской Федерации, так и в ближнем зарубежье. А чтобы вам стало еще интереснее, все аспекты рассматриваются в статье на примере подразделения, в зону ответственности которого входят процессы общего документооборота и делопроизводства. Опубликован образец готового положения.
В прошлом месяце мы говорили о методике разработки и эксплуатации внутренних нормативных документов организации. Сейчас же предлагаем вам перейти к разработке конкретного документа, а именно – положения о структурном подразделении. Сделаем мы это на примере подразделения, в зону ответственности которого входят процессы общего документооборота и делопроизводства – так будет интереснее. Недаром говорят: «Своя рубашка ближе к телу».
Порядок разработки документа
Документы этого типа разрабатываются по направлению снизу вверх (по оргструктуре). Это означает, что при регламентации деятельности большого подразделения, состоящего из нескольких меньших, целесообразно начинать разработку с малых подразделений, переходя к более крупным. К примеру, начать с отделов, перейти к департаменту или начать с бюро, перейти к отделам.
Практика показывает, что разработка проекта одного такого документа возможна в среднем за 1–7 рабочих дней. Здесь многое будет зависеть от наличия образцов аналогичных документов, опыта составителя, объема собранной информации и степени ее структурированности.
Очень важно провести опрос среди профильных специалистов и управленцев подразделения с письменной фиксацией полученной информации. Здесь вам могут пригодиться опросные листы (см. Пример 1).
Затем этих же специалистов целесообразно будет привлечь к «публичному обсуждению» разработанного проекта нормативного документа. И здесь важно перевести его в конструктивное русло. Для этого подскажем вам один нюанс. Объявите, что к рассмотрению будут приниматься только правки текста в виде окончательно выверенных формулировок (а не пожеланий и идей) с аргументацией, почему первоначальная формулировка в разработанном проекте документа данного специалиста или управленца не устроила. Если люди поймут, что им придется выполнять положения принятого нормативного документа, им станет небезразлично, по каким правилам придется работать. В этом случае вы получите много действительно ценных предложений и дополнений, а возможно, и исправлений.
Подчеркнем, что круг участников «публичного обсуждения» должен быть шире узкой группы должностных лиц, согласующих проект документа. Однако «задирать планку» не стоит, так как при большом количестве сотрудников, привлекаемых к обсуждению, увеличатся и временные затраты на разработку документа, а вы рискуете оказаться «заваленными» различными рацпредложениями. Оптимальным будет обсуждение только с грамотными, заинтересованными в результате специалистами.
Содержание документа
С общими требованиями к разработке и жизнеобеспечению внутренних нормативных документов мы разобрались в предыдущем номере журнала. А вот особенности составления каждого из разделов положения о подразделении мы рассмотрим прямо сейчас. После этого покажем вам пример такого документа.
Предлагаемая в статье структура положения не является жесткой, но она уже отработана на большом количестве разнообразных организаций как в Российской Федерации, так и в ближнем зарубежье. Поэтому ее с уверенностью можно назвать логичной и оптимальной. Таким образом, взяв нашу модель себе на вооружение, вы в значительной степени сможете повысить эффективность разработки не просто единичного документа, а всей структуры аналогичных документов вашей...
