Кто подпишет счет-фактуру?

Оформляем доверенность

Рассмотрим правила оформления доверенностей на предоставление права подписи счетов-фактур за руководителя или главного бухгалтера.

Доверенность, как и приказ, выдается от имени организации, а не отдельных должностных лиц (руководителя организации и / или главного бухгалтера).

Необходимо помнить, что лицо, которому выдана доверенность, должно совершать те действия, на которые оно уполномочено, лично. Либо оно может передоверить их совершение другому лицу, но только если такая возможность прямо указана в полученной им доверенности.

Исключение составляют случаи, когда передоверие стало следствием непредвиденных обстоятельств и имело целью охрану интересов выдавшего доверенность. Данное правило зафиксировано в Гражданском кодексе РФ (п. 1 ст. 187).

Однако это общее правило в нашей ситуации действовать не будет. Специально предупреждаем вас об этом. Причина в том, что Налоговый кодекс РФ в пункте 6 статьи 169 содержит четкое указание на необходимость оформления доверенности от имени организации. Ведь при передоверии доверенность уже выдается лицом, которому была выдана первоначальная доверенность, а не организацией, которой выставляется счет-фактура.

Итак, рекомендуем оформлять доверенность от имени организации на конкретное лицо без права передоверия.

Доверенность от имени организации может оформляться на бланке организации. Она обязательно должна содержать подпись руководителя и оттиск печати организации.

Текст доверенности составляется в произвольной форме, в нем должны быть отражены:

• дата выдачи доверенности;
• наименование организации, выдающей доверенность (в соответствии с учредительными документами);
• информация о том, кто подписал доверенность:
  • наименование должности руководителя организации (или иного соответствующим образом уполномоченного лица),
  • его Ф.И.О. и
  • основания полномочий действовать от имени данной организации (например, устав компании);
• чье право подписывать счета-фактуры делегируется:
  • наименование должности руководителя организации (в учредительных документах он может именоваться генеральным директором, директором, президентом и т.п.) или главного бухгалтера;
• на кого возлагается подписание счетов-фактур:
  • наименование должности (если доверенность выдается физическому лицу, состоящему в трудовых отношениях с организацией),
  • Ф.И.О. и
  • паспортные данные.

Обратите внимание: одной доверенностью можно оформить делегирование права подписи и руководителя, и главбуха. Единой доверенностью можно поручить подписывать этот документ не одному уполномоченному лицу, а сразу нескольким.

Можно также порекомендовать поместить в доверенность образец подписи лица, которому делегируется право ставить подпись в счетах-фактурах.

В практике встречаются доверенности без регистрационного номера. Причем не только те, что выдают физические лица, но и те, что выданы организациями. Это не является основанием признания доверенности недействительной. Но правильный документооборот предприятия подразумевает регистрацию таких важных документов и, соответственно, наличие номера документа на доверенности.

Теперь поясним период действия доверенности. Желательно его прямо указать в этом документе. Если это не сделано, то она сохранит свою силу в течение 1 года со дня выдачи, после чего автоматически прекратит дейст­вие. Доверенность, предназначенная для совершения действия за границей и не содержащая указания о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.

Организация, выдавшая доверенность, имеет право в любое время отменить доверенность, а лицо, которому доверенность выдана, – отказаться от нее. При прекращении доверенности лицо, которому она выдана, обязано ее вернуть.

В зависимости от содержания и объема передаваемых полномочий различают три вида доверенностей:

• генеральные (общие) доверенности, выдаваемые для совершения разнообразных сделок и иных юридических действий в течение определенного периода времени (образец такой доверенности приведен в Примере 4);
• специальные доверенности, которые выдаются на совершение ряда однородных сделок или иных юридических действий (образец доверенности работнику организации приведен в Примере 5, а физическому лицу, не состоящему в трудовых отношениях с организацией, – в Примере 6);
• разовые доверенности, выдаваемые для совершения одной строго определенной сделки или иного юридического действия ­(используются редко – образец приведен в Примере 7).

Текст доверенности, как и любого другого документа, должен писаться с соблюдением правил русского языка, в т.ч. касающихся оформления абзацев (см. Пример 4). Но в практику работы уже устойчиво вошла иная структура текста доверенности, когда одно предложение разбивается на несколько абзацев, в каждом из которых излагается отдельный смысловой блок (см. Примеры 5, 6 и 7). Это делается для удобства восприятия информации. Каким способом вы будете оформлять свои доверенности, решать вам.

Выдавать ли копии?

Попытаемся ответить на вопрос, который волнует многих руководителей и бухгалтеров: обязательно ли представлять копии доверенностей и приказов (иных распорядительных документов) по организации налоговым органам и контрагентам для подтверждения полномочий доверенных лиц?

Формально подходя к данному вопросу, можно отметить, что в п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ говорится лишь, что счет-фактура может подписываться «иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации». О том, что доверенность должна прилагаться непосредственно к счету-фактуре, в данной норме не говорится.

Эти документы налоговые органы вправе потребовать в рамках мероприятий налогового контроля (путем выставления требования о предоставлении документов). Однако, учитывая «привычку» многих налоговых органов отказывать в применении вычета по НДС, не затребовав отдельно конкретные подтверждающие документы, целесообразно сразу прикладывать их копии к счетам-фактурам во избежание необходимости оспаривания необоснованных решений налоговых органов в апелляционном или судебном порядке.

Что же касается контрагентов, то Налоговй кодекс и их не обязывает представлять копии документов, подтверждающих делегирование права подписи счетов-фактур. Однако их отсутствие у контрагента создаст ему очевидные неудобства при возмещении НДС. Поэтому желательно предоставить такие документы. Тем более что многие компании являются вашими постоянными партнерами. А это значит, что копии документов, подтверждающих право подписи, им можно будет направить единожды, а не прилагать к каждому выписанному счету-фактуре.

Оформление счета-фактуры

Теперь предлагаем разобраться, как следует оформлять сам счет-фактуру, подписываемый иными, кроме руководителя организации и главного бухгалтера, лицами.

Типовая форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость». В публикациях многих юристов, аудиторов и иных специалистов в данной сфере, а равно в примерах судебной практики нередко указывается, что использование данной типовой формы не является обязательным, т.к. Налоговый кодекс РФ этого не требует. Получается, что организация вправе модифицировать и утвердить «свою» форму счета-фактуры. Однако данная точка зрения не поддерживается финансовыми и налоговыми органами. Поэтому для избежание конфликтов для организации все-таки оптимальным будет ­использование типовой формы, утвержденной Правительством РФ.

Счет-фактура предусматривает такой реквизит, как «Подпись» ­руководителя организации и главного бухгалтера. Он включает:

• должность,
• личную подпись и
• ее расшифровку (фамилию с инициалами).

С этой связи возникает вопрос: если счет-фактуру подписывает уполномоченное лицо и в расшифровке подписи указывается его фамилия, то чья должность в таком случае должна писаться?

Указание в счете-фактуре должности лица, уполномоченного подписывать счет-фактуру за руководителя организации и/или главного бухгалтера, не предусмотрено ни Налоговым кодексом РФ, ни упомянутым постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914. Данные обстоятельства учитываются ФНС России:

Аналогичная позиция налогового ведомства была изложена и в письме от 20.05.2005 г. № 03-1-03/838/8.

Зачастую при оформлении счетов-фактур в форму, утвержденную постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914, вносят дополнительную информацию (см. Пример 8): указывают должность уполномоченного лица, не удаляя наименования должностей «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер», поскольку они являются формализованными показателями. Известны случаи, когда налоговые органы предъявляли претензии к таким счетам-фактурам в связи с тем, что непосредственно обязательные к заполнению реквизиты «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» оставались незаполненными, в чем проверяющие видели нарушение правил оформления счетов-фактур. К сожалению, внесение дополнительной информации на практике не гарантирует признания налоговыми органами счета-фактуры оформленным надлежащим образом. Это означает, что организации придется отстаивать правомерность своей позиции в суде.

Несмотря на то что судебная практика складывается в пользу налогоплательщиков, мы не рекомендуем оформлять счета-фактуры с указанием дополнительной информации, поскольку остается риск непризнания таких счетов-фактур налоговыми органами.

Если же вы все-таки получили от своего контрагента счет-фактуру с внесенной дополнительной информацией, вы можете при рассмотрении разногласий с налоговым органом сослаться на разъяснения ФНС России, данные в тех же письмах: «…в случае, если счет-фактура подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований пункта 6 статьи 169 Кодекса».

В январе 2008 года вышли в свет разъяснения Минфина России, которые подтверждают ранее изложенную точку зрения ФНС России.

Таким образом, по мнению Минфина России, указание в счете-фактуре должности лица, уполномоченного подписывать счет-фактуру, не обязательно. Подводя итог сказанному, посмотрим, как правильно оформить подписи в счете-фактуре:

В данном случае должности «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» остаются первозданными, а вот личные росчерки и фамилии с инициалами принадлежат уполномоченным лицам.

Конечно, дополнительное указание должностей уполномоченных лиц не возбраняется. Об этом говорит и письмо Минфина России от 21.01.2008 г. № 03-07-09/06. Но оно излишне, поскольку:

• обязательное присутствие такой должности не предусмотрено ни п. 6 ст. 169 НК РФ, ни типовой формой счета-фактуры, ни письмами финансового или налогового ведомств;
• наличие такой должности может привлечь лишнее внимание проверяющих органов;
• сведения о наименовании должности уполномоченного на подписание счета-фактуры лица указываются в приказе и / или доверенности. Копии этих документов предоставляются по первому требованию налоговых органов и контрагентов независимо от того, упомянуты они в счете-фактуре или нет.

Мы подробно рассмотрели порядок делегирования права подписи счетов-фактур, нашли ответы на множество вопросов и подкрепили их ссылками на действующие правовые акты. Теперь вы знаете, как нужно действовать и почему именно так.