В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. И каждый вариант имеет свои особенности оформления. Вы узнаете, зачем и как в «Адресат» включается почтовый адрес, как адресовать документ нескольким получателям и как составить список рассылки.
Каждое правило оформления, которое объясняется в статье, для наглядности иллюстрируется примером.
Реквизит «Адресат» используется в большинстве организационно-распорядительных документов. Требования к его оформлению мы можем найти в тексте ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Несмотря на наличие положений ГОСТа Р 6.30-2003, при оформлении данного реквизита в документах возникают вопросы. Поэтому и появилась идея написания статьи, которая отразила бы все нюансы оформления реквизита «Адресат».
Итак, в соответствии с пунктом 3.15 ГОСТа Р 6.30-2003 в качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Рассмотрим по отдельности особенности оформления реквизита во всех этих случаях.
Адресат – организация
Документ адресуют организации в том случае, если автору неизвестно, в компетенцию какого структурного подразделения или должностного лица входит решение вопроса, содержащегося в документе.
При этом наименование организации следует указывать в именительном падеже (это требование содержится в ГОСТе Р 6.30-2003). Соответственно, указание наименования организации в дательном или винительном падеже будет являться ошибкой.
Правильное оформление реквизита:
Администрация
городского округа Домодедово
Неправильное оформление реквизита:
Администрации
городского округа Домодедово
или
В Администрацию городского
округа Домодедово
Отметим, что в ГОСТе Р 6.30-2003 не указано, в какой форме должно приводиться наименование организации: в полной или сокращенной. Поэтому можно использовать любой из этих вариантов.
Полное наименование организации:
Федеральное архивное
агентство
Сокращенное наименование организации:
При этом наименование организационно-правовой формы организацииадресата, как правило, указывают в сокращенном варианте.
Адресат – структурное подразделение
Наименование структурного подразделения, так же как и наименование организации, в реквизите «Адресат» следует указывать в именительном падеже.
Кроме того, при адресовании документа в другую организацию над наименованием структурного подразделения необходимо размещать наименование самой организации (о правилах его написания мы рассказали выше). Получается, что в данном случае реквизит «Адресат» будет состоять из нескольких составных частей:
- наименования организации,
- наименования структурного подразделения.
А методические рекомендации по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 комментируют особенности оформления таких реквизитов:
Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД. – М., 2003
Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат» … отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
Реализация этих простых правил (об одинарном межстрочном интервале «внутри», а также о 1,5-2 межстрочном интервале «между» наименованием организации и ее подразделения) продемонстрирована в Примере...
