Электронные документы уже давно стали привычными и массовыми. Но специалисты по управлению документацией сталкиваются с серьезными проблемами из-за отсутствия достаточной нормативной и методической базы по работе с ними. В статье перечислены новые, наиболее значимые документы, вышедшие в 2007 году и призванные выправить ситуацию. Более того, вы увидите, насколько серьезны планы государства по переводу своего документооборота в электронное русло.
Публикация подготовлена по материалам выступления на семинаре, организованном для преподавателей вузов в рамках программы «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!» компанией «Электронные офисные системы» в феврале 2008 года (www.eos.ru, тел.: (495) 589-75-15).
«Лед тронулся, господа присяжные заседатели!»
Сравнивая текущую ситуацию с электронными документами в России с состоянием дел, скажем, пятилетней давности, можно процитировать слова классика: «Лед тронулся!» Уже накоплена критическая масса изменений в области управления информацией и документацией:
- работать без использования современных технологий и без электронных документов становится невозможно;
- несмотря на несовершенство законодательства, электронные документы уже сейчас широко используются в деловой деятельности как государственных, так и коммерческих структур;
- расширяется сфера применения электронной цифровой подписи (ЭЦП);
- суды начали принимать электронные документы в качестве доказательств, в том числе и документы, не снабженные ЭЦП.
С каждым днем электронные документы становятся все более привычными и массовыми. Это, помимо прочего, увеличивает число проблем, которые в ближайшее время придется решать специалистам ДОУ всех организаций страны. А в это время развитие технологий продолжается. Например, появились «гибридные» документы, в которых информация представлена как в аналоговом («человекочитаемом»), так и в цифровом виде («машиночитаемом»). Как специалистам ДОУ работать с ними – пока «терра инкогнита» современного делопроизводства.
Примеры распространенных гибридных документов:
- биометрический паспорт,
- кредитная карта,
- современные денежные купюры, снабженные RFID-радиометками,
- смарт-карты,
- документы со встроенными RFID-радиометками (например, проездные билеты в метро).
В одном только прошлом году произошло несколько важных событий в области делопроизводства и документооборота, которые окажут существенное влияние на дальнейшее развитие ситуации с электронными документами в России.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
Важнейшим событием 2007 года в области управления документами стало утверждение ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», разработанного ВНИИДАД на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001. Специалисты ДОУ впервые за многие годы получили хороший современный стандарт, и теперь нужно научиться эффективно использовать его в свой практической работе.
О значении этого стандарта говорили еще разработчики ISO 15489:
Мнение эксперта
Сюзан Хили, представитель Великобритании в комитете ИСО, разработавшем стандарт
В определенном смысле содержание ISO 15489 менее важно, чем его существование. Возможность работников ДОУ ссылаться на стандарт ISO для их дисциплины может послужить для улучшения образа и статуса делопроизводства в глазах тех, кто в нем понимает мало или совсем ничего. Так что купите и цитируйте его хотя бы по этой причине.
В нашей стране многие, к сожалению, до сих пор не осознали, насколько с переходом России к капитализму изменилась роль документов. Сейчас главное назначение документов – обеспечивать эффективное управление организацией и защищать ее права и интересы в различных спорных ситуациях, в том числе в случае судебных исков. Документы также позволяют доказывать исполнение организацией требований законодательства и контролирующих органов.
Существенно бульшую роль стали играть документы, которые мы до сих пор по привычке пренебрежительно называем «времянкой»1, сущест венно увеличились объемы этой документации. Появились новые виды документов, например, одни только счета-фактуры составляют весьма солидный массив документации.
Роль службы ДОУ стала более значимой – такой вывод можно сделать, прочитав новый стандарт.
В нем указывается, что основными направлениями в деятельности специалистов организации в области управления документами являются:
- обеспечение информационной безопасности организации, обеспечение надежного хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
- создание условий для оперативной деятельности организации, обеспечение соответствующей информационной и документационной поддержки;
- исполнение законодательных и нормативных требований;
- защита имущественных и правовых интересов организации, ее сотрудников и клиентов.
Такой широкий круг задач указан не случайно. В...
