В прошлом номере журнала мы показали, для каких целей какие виды диаграмм лучше использовать. Сейчас мы предлагаем вам подробный алгоритм создания диаграммы из табличных данных. Его логика объясняется на конкретных примерах (с изображением экранных окон программы Excel и устанавливаемыми параметрами).
Алгоритм создания диаграммы
Какие данные могут лечь в основу построения диаграммы?
Диаграммы создаются на основе данных (текста и чисел), расположенных на рабочих листах Excel. Нужные для построения диаграммы данные сначала выделяют. Как правило, используются данные одного листа.
Это могут быть данные диапазонов как смежных, так и не смежных ячеек.
Если нам нужно выделить рядом стоящие ячейки, то, встав «мышкой» на крайнюю из них и удерживая нажатой левую клавишу, мы ведем ее в ту сторону, где располагается последняя ячейка:
- вниз или вверх для выделения ячеек одного столбца,
- влево или вправо для выделения нескольких ячеек подряд в одной строке,
- по диагонали для выделения ячеек нескольких столбцов и нескольких строк, образующих цельный прямоугольник.
Если же нам нужно использовать значения несмежных ячеек таблицы, то действовать нужно иначе. Сначала выделяем, например, ячейки 1-го столбца привычным способом. Затем, удерживая клавишу «Ctrl», выделяем другие столбцы. Клавиша «Ctrl» в этом случае позволит нам выделить не только соседние с 1-м столбцы, но и ячейки, например, 4-го столбца. Подчеркнем, что выделенные нами ячейки должны образовывать прямоугольник, т.е. если в 1-м столбце мы выделили строки с 5-й по 10-ю, то и в 4-м столбце это тоже должны быть строки с 5-й по 10-ю.
На Рисунке 9 представлена таблица, по данным которой мы хотели бы построить кольцевую диаграмму, отражающую доли ведущих компаний – поставщиков персональных компьютеров в двух временных периодах. Для этого по описанному выше алгоритму мы сначала выделили диапазон ячеек первого и второго столбцов с 5-й по 10-ю строки. Затем при нажатой клавише «Ctrl» выделили ячейки 4-го столбца тех же строк (с 5-й по 10-ю). Нетрудно заметить, что выделенный диапазон ячеек является прямоугольным.
Напомним, что Excel предлагает несколько способов указания адреса конкретной ячейки в таблице. Координаты ячеек определяются путем задания их позиции по вертикали (в столбцах) и по горизонтали (в строках). Столбцы по умолчанию обозначаются буквами латинского алфавита (сначала одной буквой от A, B, C до Z, далее в виде двух букв от AA, AB, AC до AZ, от BA, BB до ВZ и т.д.), а строки – числами натурального ряда. Так, D14 обозначает ячейку, находящуюся на пересечении столбца D и строки 14, а CD99 – ячейку, находящуюся на пересечении столбца CD и строки 99. Имена столбцов всегда отображаются в верхней строке рабочего листа, а номера строк – на его левой границе.
Существует возможность установить обозначение столбцов таблицы числами натурального ряда, подобно обозначению строк. Для реализации числового обозначения столбцов в меню программы Excel «Сервис» – «Параметры» на вкладке «Общие» нужно поставить «галочку» в поле «Стиль ссылок R1C1» (см. Рисунок 10). Это приведет к появлению на рабочем листе вместо имен столбцов их номеров. В стиле ссылок R1C1 Excel указывает положение ячейки буквой «R», за которой идет номер строки (от англ. Row – строка), и буквой «C», за которой идет номер столбца (от англ. Column – столбец). Так, ячейка D14 будет обозначена как R14C4.
Стиль ссылок R1C1 используется в макропрограммировании, для обычной работы с табличным процессором более удобен первый вариант адресации ячеек. Именно такая буквенно-числовая адресация ячеек и используется нами в примерах данной статьи.
Рисунок 10. Диалоговое окно команды «Параметры» с включенным стилем ссылок R1C1
При построении диаграмм пользователь обычно работает с диапазоном ячеек. Диапазон – это любой набор ячеек рабочего листа. Ячейки могут быть как смежные, так и нет. Адрес диапазона прямоугольного вида записывается следующим образом: указывается адрес левой верхней ячейки и правой нижней. Эти два адреса друг от друга отделяются двоеточием.
Кроме того, диапазон может быть образован и несмежными ячейками; в этом случае он обозначается как последовательность входящих в него прямоугольных диапазонов. Сначала мы записываем первый диапазон, затем ставим точку с запятой и записываем следующий диапазон. Так для выделенного диапазона на Рисунке 9 получаем обозначение А5:В10;D5:D10. Несмежные ячейки для построения диаграммы должны образовывать прямоугольник.
Воспользуемся услугами «Мастера диаграмм»
Для создания диаграммы в Excel имеется специальная панель инструментов «Диаграммы», изображение которой приведено на Рисунке 11. Однако начинающим пользователям рекомендуем использовать специальную процедуру – построение с помощью «Мастера диаграмм»1.
Рисунок 11. Панель инструментов «Диаграммы» с активным выбором типа диаграммы
