В банковском сообществе активно обсуждается вопрос о переходе с бумажного документооборота на электронный юридически значимый документооборот.
Несмотря на принятое в ноябре 2009 года Центральным Банком РФ указание № 2346У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета» (далее – Указание ЦБ РФ), данная проблема остается нерешенной.
В чем же, собственно, суть проблемы? В условиях принятых в нашей стране правил все операции, проводимые кредитными организациями, должны иметь «законное» основание, т.е. любая банковская проводка должна сопровождаться оформлением специальных документов на бумажном носителе с проставлением на нем соответствующих подписей, печатей и штампов.
Сегодня, в условиях широкого использования средств вычислительной техники и электронных каналов связи, расчетнокассовые и другие услуги, оказываемые в банковском секторе, осуществляются с применением таких систем отдаленного доступа, как «БанкКлиент», «ИнтернетКлиент», «КлинтБанк», с фиксацией всех проводимых операций в автоматизированных банковских системах; при этом все действия участников процесса удостоверяются всевозможными электронноцифровыми подписями, сертификатами, паролями, ключами и т.д. Таким образом, предполагается, что кредитные организации, опережая страну на два шага, прочно перешли на рельсы электронного юридически значимого документооборота.
А что же мы получаем в реальности? Кредитные организации, с целью обеспечения собственной защиты от всевозможных «незаконных» действий, продолжают хранить большую часть обрабатываемых ими документов в бумажном виде.
Предположим, клиент кредитной организации, заключивший с ней договор об «удаленном обслуживании», осуществляет расчеты со своими контрагентами с помощью электронных средств, т.е. создает, удостоверяет и передает информацию в электронном виде. Кредитная организация, в свою очередь, используя определенные информационные технологии, обеспечивает защиту поступающей информации от несанкционированного доступа и возможность идентификации составителя документа.
Итак, если ранее, в «доинтернетовскую» эпоху, клиент печатал платежные поручения в офисе, собственноручно их подписывал, проставлял на них «синюю фирменную» печать и относил их в банк для дальнейшей обработки, то сейчас все эти операции клиент может осуществлять, не выходя из своего офиса или даже из дома: поручение, направленное клиентом, принято банком, его личность идентифицирована, проводка проведена и, что важно, – все совершенные операции зафиксированы и запротоколированы в автоматизированной банковский системе (далее – АБС).
Но как же нам в случае необходимости подтвердить законность (легитимность) проведенных платежей и какую «бумажку» можно будет представить в суде в качестве доказательства? Что предоставим? «Запись» проводки из АБС? И какойнибудь крючкотвор задаст ехидный вопрос: «А где же подписи и печати?» Как вы докажете: первое, что платеж поступил именно от этого клиента, и второе, что данная операция действительно была проведена банком в полном объеме?
Естественно, реализуя обозначенную установку, наши многоуважаемые кредитные организации оформляют на бумаге (распечатывают, собирают ряд подписей и печатей) все проведенные ими операции в виде соответствующих документов: платежных поручений, мемориальных ордеров и так далее. А затем, после сверки и закрытия операционного дня, все юридически значимые документы на бумажных носителях будут мирно подшиты в папки, в так называемые «Документы операционного дня», с целью организации их дальнейшего хранения.
И печатают «монстроподобные» принтеры без остановки, поглощая свою добычу – убитый нами лес. Невольно вспомнились советские времена, когда о хорошей финской бумаге приходилось мечтать и сотрудники государственных офисов старались экономно относиться к каждому листу: вторые экземпляры печатали на бумаге второго сорта, широко применялись бланки формата А5. А сейчас? Не жалко, печатай, принтер, – все оплачено. С таким аппетитом современных печатающих устройств нам не то что архивов, лесов не хватит!
О чем мы задумываемся, складывая тонны макулатуры на архивные полки? О том, что документ на бумажном носителе, оформленный в соответствии с требованиями правил бухгалтерского учета, безусловно, имеет юридическую силу и может служить доказательством в судебных и других инстанциях.
Поэтому, прежде чем переходить на хранение исключительно в электронном виде документов бухгалтерского учета, кредитная организация должна ответить на несколько вопросов:
-
Какие виды документов кредитной организации можно хранить в электронном виде?
Центральным Банком установлен перечень документов, хранение которых может осуществляться в электронном виде. Их конкретный состав каждый банк уточняет для себя по собственному усмотрению.
