Top.Mail.Ru
Для чего нужен документ под названием авансовый отчет и что грозит за его отсутствие? Кому может быть выдан аванс и могут ли поручить сделать покупку без выплаты аванса, восполнив потраченную сумму потом? Как обойти максимальный предел выдаваемой суммы, установленный для одной оплаты наличными в кассу юридического лица? Какой состав документов нужно приложить к авансовому отчету в качестве подтверждения надлежащего расхода средств при покупке в розничном магазине, в оптовой фирме и после командировки? Ведь в каждом случае есть своя специфика. В течение какого срока нужно будет отчитаться о потраченных деньгах? И что будет, если нарушить этот срок? Мы ответили на все эти вопросы и показали пример заполнения авансового отчета подотчетным лицом.
Деньги под отчет может получить любой сотрудник. Ему могут выдать командировочные, деньги на покупку товаров или услуг для организации и др. За полученные деньги нужно отчитаться, и оформляется это авансовым отчетом. В нем все раскладывается по полочкам: сколько получил, на что и сколько потратил, что осталось (нужно ли вернуть остаток в кассу или, наоборот, был перерасход, который вы оплатили из собственных средств и который вам нужно возместить).

Необходимость оформления авансового отчета

Отсутствие должным образом оформленного авансового отчета наказывается штрафом за несоблюдение правил работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (на основании ст. 15.1 КоАП РФ). За это организации привлекаются к административной ответственности в виде штрафа в размере от 40 000 до 50 000 руб., а на ее должностных лиц налагается административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб.

Данный документ составляется по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55 (правда, для бюджетных учреждений предусмотрена иная форма, она утверждена приказом Министерства финансов РФ от 23.09.2005 № 123н – форма 0504049).

Цели выдачи денежных средств работнику могут быть различны:

  • поездка персонала в командировки;
  • приобретение товаров, работ, услуг;
  • для хозяйственных нужд предприятия.

Организация выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды (например, на покупку канцтоваров), на расходы, связанные с командировками своих сотрудников 1 или на оплату услуг нотариуса и т.д.

При выдаче денег из кассы заполняется расходный кассовый ордер. Но предприятие может перечислить средства работнику и безналично: путем перечисления, например, на счет, открытый работнику в банке в рамках «зарплатного проекта». При наличии «зарплатных карт» подотчетные суммы обычно перечисляются на них, по этим суммам нужно будет оформлять авансовый отчет так же, как и при получении наличных. А вот вернуть излишек обратно организации будет удобнее бумажными купюрами в кассу предприятия. Дело в том, что стоимость услуг банка по переводу безналичных денег с лицевого счета гражданина стоит в несколько раз дороже, чем с расчетного счета организации. В каждом банке свои расценки. Но в среднем можете ориентироваться на такие цифры: если одна платежка обойдется организации около 10 рублей, то с физического лица тот же банк может попросить уже 2% от переводимой суммы, но не более 2000 руб. за одну операцию.

Однако в некоторых случаях авансовый отчет не потребуется. Это случаи, когда фактически работник не получает денежные средства, вместо этого они перечисляются в рамках договора непосредственно организации-контрагенту.

Также авансовый отчет не понадобится в случае, если работник получает от организации вместо денежных средств талоны на приобретение продуктов питания, топлива и т.д.

Пример 1

Водитель не получает от организации наличные деньги на приобретение ГСМ, поэтому составлять авансовый отчет ему не надо. Тем более что в конце месяца или иного срока, указанного в договоре, документы все равно предоставит топливная организация (АЗС). Однако это не избавляет от необходимости заполнения иных документов. Так, водителю одновременно со сдачей путевых листов необходимо сдать и чеки АЗС.

Что нужно сделать перед выдачей денег под отчет?

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях. Выдача иным лицам запрещается. Денежные средства под отчет выдаются не всем работникам организации, а лишь тем, кто является подотчетным лицом.

Список таких лиц, как правило, устанавливается приказом или распоряжением руководителя организации. Его обычно готовит финансовая служба. Если из-за большой численности сотрудников, высокой текучести кадров или по другим причинам проблематично закрепить список конкретных сотрудников, в подобном приказе достаточно вместо фамилий работников указать их должности.

В приказе целесообразно предусмотреть срок, на который выдаются подотчетные средства, и порядок представления отчетов об израсходованных суммах. Предельный срок, на который можно выдать деньги под отчет, законодательно не ограничен. Поэтому следует устанавливать просто разумный срок, например, 1 месяц.

В приказе также можно оговорить максимальный размер аванса, однако предельный размер не может превышать 100 000 рублей, что установлено в Указании Банка России от 20.06.2007 № 1843-У. Предельный размер в 100 000 руб. распространяется на одно действие по одному договору на расчеты наличными деньгами между юридическими лицами / индивидуальными предпринимателями.

Обойти это ограничение при рассчете между юрлицами / ИП можно следующим образом: разбить список покупаемых товаров / услуг на несколько договоров так, чтобы стоимость каждого из них не превышала 100 000 рублей, далее выдать деньги разным подотчетным лицам, тогда в общей сложности несколько платежей одна организация сможет сделать в адрес другой организации за короткое время и на сумму, превышающую 100 000 рублей.

Кстати, если сотрудник, находящийся в служебной командировке, расходует денежные средства, полученные под отчет, на оплату услуг от своего имени (например, на приобретение авиабилетов), то...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли ламинировать документы?

Прямого запрета ламинировать документ (запаивать в пленку) в законодательстве нет. Но вы рискуете при этом лишить его юридической силы! Во-первых, рассматриваем судебную практику, которая показывает, в чем проявляется ущербность заламинированного документа и когда она возникает. Во-вторых, нотариусы обычно отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Отдельно рассматриваем ситуацию с дипломами об образовании, подсказывая, как можно сгладить последствия допущенной оплошности в случае их ламинирования.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?