Top.Mail.Ru

Регионы взялись за электронный документооборот: пример Тамбова

Ход событий показывает, что высшее руководство страны придает сейчас большое значение реализации программы электронного правительства, в том числе и вопросам совершенствования нормативной базы. Владимир Путин, например, предложил регионам «провести ревизию нормативной базы, убрать из нее нормы, которые мешают внедрению электронных услуг». А значит, в ближайшее время можно ожидать обновления региональной нормативной базы по управлению документами. И чем больше документов будет появляться, тем больше возможностей у тех, кто идет следом, взять на вооружение все лучшее и учесть ошибки, чтобы упростить себе задачу. В этом номере знакомим вас с опытом Тамбовской области..

Вторая половина 2009 года запомнилась решительным разворотом к электронному документообороту Федерального Правительства, что не могло не сказаться и на регионах. Многие из них предприняли усилия к ускорению своего перехода на электронный документооборот и к организации электронного межведомственного взаимодействия. Об этом в первую очередь можно судить по принятым регионами в конце года нормативным актам по соответствующим вопросам.

Изучая эти документы, ясно видно, к чему приводит отсутствие в стране какой-либо единой методической базы в области управления документами. Мы пожинаем горькие плоды многолетнего пренебрежительного отношения на федеральном уровне к научно-методическому сопровождению инициатив по использованию электронных документов в государственном управлении и по организации межведомственного электронного взаимодействия.

Обсуждение на самом «высоком уровне»

Проблемы законодательно-нормативной базы ныне обсуждаются на самом высоком государственном уровне. В конце 2009 года состоялось совместное заседание Государственного совета и Совета по развитию информационного общества1, на котором обсуждались проблемы в области построения электронного правительства в России. Характерно, что все выступающие на этом мероприятии в той или иной степени затронули вопросы совершенствования законодательно-нормативной базы.

Мнения

Из стенографического отчета о совместном заседании Государственного совета и Совета по развитию информационного общества:

Д.А. Медведев, Президент России:

Сегодня ведомства пользуются зачастую абсолютно несовместимыми продуктами, то есть системами, базами данных. И это притом, что больше половины госуслуг требуют межведомственного обмена информацией...

На данный момент всего лишь три ведомства начали осуществлять обмен электронными образцами документов: Минэкономразвития, Минсельхоз и Минкомсвязи. Это мало. Надо быстрее все это делать...

Нормативно-правовая база пока еще не отвечает требованиям сегодняшнего дня. В итоге продолжает действовать прежний порядок, когда и от заявителя, и от ведомства требуют представление документа исключительно в бумажном виде, то есть путем личного представления этого документа или отправки по почте.

Ю.М. Лужков, мэр г. Москвы:

Нужно… утвердить единые требования и стандарты по разработке, модернизации, внедрению и эксплуатации информационных систем, справочников и каталогов.

А.А. Жилкин, руководитель рабочей группы Государственного совета:

Необходимо упорядочить электронное взаимодействие органов власти между собой в процессе оказания государственных услуг, установить правила и порядок данного взаимодействия, который сегодня отсутствует. В противном случае развитие информационных ресурсов органов власти будет осуществляться по принципам, определяемым их разработчиками, что повлечет за собой невозможность данных систем обмениваться информацией, их несовместимость на федеральном и региональном уровне. Кроме того, должны быть определены организационный порядок данного взаимодействия, ответственность за предоставляемые сведения и их использование...

Необходимы также …определение единых правил информационного взаимодействия в электронном виде между федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления; унификация и интеграция используемых систем.

Дело дошло до того, что специалисты в области информационных технологий в своих выступлениях регулярно сетуют на слабую законодательно-нормативную и методическую базу в области управления документами.

Мнение эксперта

Вопрос: Какие основные проблемы возникали (возникают) при реализации функций КИС ЭПВО?

Ответ: Основными проблемами внедрения КИС ЭПВО в органах исполнительной власти Волгоградской области являются, во-первых, организационные на федеральном и региональном уровнях, во-вторых, технические.

К организационным проблемам Федерального уровня относятся:

  • Отсутствие типового решения для внедрения электронного правительства.
  • Отсутствие нормативной правовой базы. Например, для использования электронных документов, а именно: методики работы с электронными документами, обеспечивающей признание их юридической силы, а также методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения электронных документов, работы с электронными документами ограниченного доступа.

Организационные проблемы регионального уровня возникают следующие:

  • Специфика работы с электронными документами не отражена в имеющихся нормативных документах по делопроизводству...

В ближайшее время ситуация лишь усложнится, поскольку в каждом регионе создается своя, часто в чем-то...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.