Окончание статьи, начало в №№ 9, 10 и 11’2009
Мы завершаем рассмотрение темы подготовки документов по личному составу к архивному хранению. В этом номере мы разобрались с составлением описи дел, переданных на архивное хранение, а также с уничтожением документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Как всегда, объяснили действующие нормативные требования и показали образцы оформляемых документов.
Оформляем описи на дела по личному составу
Зачем?
Зачем составляются описи? Во-первых, необходимо учитывать дела, находящиеся на хранении в архиве. Во-вторых, к делам, переданным на хранение в архив, довольно часто приходится обращаться, поэтому опись является своеобразной палочкой-выручалочкой, с помощью которой мы можем точно сказать, в каком деле, на какой полке и в какой коробке можно найти необходимый нам документ.
Поэтому к составлению описей дел, передаваемых на архивное хранение, необходимо подходить особенно тщательно и внимательно. Посмотрим, какие требования к составлению описи дел предъявляют нормативные документы.
Требования к оформлению
В соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций на дела по личному составу составляются отдельные описи, которые представляют собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
Как правило, описи дел по личному составу составляются самостоятельно подразделением, ответственным за кадровое делопроизводство (это может быть и служба ДОУ, и бухгалтерия или конкретное должностное лицо, но чаще всего это кадровая служба), и представляются в архив организации вместе с передаваемыми делами.
Описи дел оформляются по установленной форме в 3 экземплярах. Три экземпляра! Не много ли? Нет:
- один будет возвращен в структурное подразделение для его дальнейшего хранения и использования как справочно-учетный документ,
- второй будет храниться в архиве организации, а
- третий будет передан в муниципальный или государственный архив, если документы будут передаваться на государственное или иное хранение.
Типовая форма описи дел утверждена Основными правилами работы архивов организаций (см. пункт 3.7.2 и Приложение 12). По данной форме мы составили образец документа, демонстрируемый в Примере 32.
Обязательными реквизитами описи являются:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- гриф утверждения;
- наименование вида документа «Опись»;
- номер описи;
- заголовок описи «дел по личному составу»;
- сведения о внесенных в опись делах представляют собой основной раздел описи и оформляются в виде таблицы. При этом графа 6 в описях дел постоянного хранения может не заполняться;
- заверительная часть описи;
- подпись лица, составившего опись;
- грифы согласования. При этом гриф согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения оформляется на документе только в случае наличия такой комиссии. А вот гриф согласования с руководителем службы ДОУ должен быть оформлен в любом случае
Заголовки дел, вносимых в опись, должны соответствовать заголовку дела, указанному в номенклатуре дел, и полностью совпадать с заголовком дела, указанного на его обложке.
Не допускается вносить в опись заголовок «Приказы по личному составу», если на обложке дела написано: «Приказы по личному составу за 1990 год с № 1 по № 210».
Если в опись вносятся однородные дела с типовыми заголовками, которые будут повторяться в описи друг за другом, то заголовок первого дела указывается полностью, а последующие однородные дела заменяются словами «То же». Таким способом часто оформляются заголовки дел, в которых сформированы приказы по личному составу, имеющие несколько томов, или если в опись включены дела за несколько лет одновременно.
Если в дело вносятся заголовки приказов за 1991–2008 год, то мы можем в описи напечатать:
- Приказы по личному составу за 1991 г.
- То же, за 1992 г.
-
То же, за 1993 г.
и т.д.
Если в дело вносятся несколько томов одного и того же дела, то запись будет выглядеть так:
- Приказы по личному составу за 1991 г., том 1.
- То же, том 2.
- То же, том 3.
Если необходимо более полно указать состав документов дела, то можно добавлять и информацию о номерах приказов, включенных в дело:
- Приказы по личному составу за 1991 г. с № 1 по № 221.
- То же, с № 222 по 365.
Если личные дела или личные карточки работников разбиты на несколько дел, то необходимо давать ссылку на первые буквы фамилий работников, чьи документы подшиты в данные дела:
- Личные карточки уволенных работников на буквы «А–М».
- То же, на буквы «Н–Я».
Да, маленькое уточнение. Если в состав дела «Личные карточки уволенных работников» или «Личные дела» не входят документы сотрудников, чьи фамилии начинаются, например, на буквы «А», «Б», «Ю» или «Я», то и в заголовках дела эту информацию необходимо учитывать, т.е. дело будет начинаться не с буквы «А», а с буквы «В»:
- Личные карточки уволенных работников на буквы «В–М».
- То же, на буквы «Н–Х».