Top.Mail.Ru

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Окончание статьи, начало в №№ 9, 10 и 11’2009

Мы завершаем рассмотрение темы подготовки документов по личному составу к архивному хранению. В этом номере мы разобрались с составлением описи дел, переданных на архивное хранение, а также с уничтожением документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Как всегда, объяснили действующие нормативные требования и показали образцы оформляемых документов.

Оформляем описи на дела по личному составу

Зачем?

Зачем составляются описи? Во-первых, необходимо учитывать дела, находящиеся на хранении в архиве. Во-вторых, к делам, переданным на хранение в архив, довольно часто приходится обращаться, поэтому опись является своеобразной палочкой-выручалочкой, с помощью которой мы можем точно сказать, в каком деле, на какой полке и в какой коробке можно найти необходимый нам документ.

Поэтому к составлению описей дел, передаваемых на архивное хранение, необходимо подходить особенно тщательно и внимательно. Посмотрим, какие требования к составлению описи дел предъявляют нормативные документы.

Требования к оформлению

В соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций на дела по личному составу составляются отдельные описи, которые представляют собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Как правило, описи дел по личному составу составляются самостоятельно подразделением, ответственным за кадровое делопроизводство (это может быть и служба ДОУ, и бухгалтерия или конкретное должностное лицо, но чаще всего это кадровая служба), и представляются в архив организации вместе с передаваемыми делами.

Описи дел оформляются по установленной форме в 3 экземплярах. Три экземпляра! Не много ли? Нет:

  • один будет возвращен в структурное подразделение для его дальнейшего хранения и использования как справочно-учетный документ,
  • второй будет храниться в архиве организации, а
  • третий будет передан в муниципальный или государственный архив, если документы будут передаваться на государственное или иное хранение.

Типовая форма описи дел утверждена Основными правилами работы архивов организаций (см. пункт 3.7.2 и Приложение 12). По данной форме мы составили образец документа, демонстрируемый в Примере 32.

Обязательными реквизитами описи являются:

  • наименование организации;
  • наименование структурного подразделения;
  • гриф утверждения;
  • наименование вида документа «Опись»;
  • номер описи;
  • заголовок описи «дел по личному составу»;
  • сведения о внесенных в опись делах представляют собой основной раздел описи и оформляются в виде таблицы. При этом графа 6 в описях дел постоянного хранения может не заполняться;
  • заверительная часть описи;
  • подпись лица, составившего опись;
  • грифы согласования. При этом гриф согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения оформляется на документе только в случае наличия такой комиссии. А вот гриф согласования с руководителем службы ДОУ должен быть оформлен в любом случае

Заголовки дел, вносимых в опись, должны соответствовать заголовку дела, указанному в номенклатуре дел, и полностью совпадать с заголовком дела, указанного на его обложке.

Пример 23

Не допускается вносить в опись заголовок «Приказы по личному составу», если на обложке дела написано: «Приказы по личному составу за 1990 год с № 1 по № 210».

Если в опись вносятся однородные дела с типовыми заголовками, которые будут повторяться в описи друг за другом, то заголовок первого дела указывается полностью, а последующие однородные дела заменяются словами «То же». Таким способом часто оформляются заголовки дел, в которых сформированы приказы по личному составу, имеющие несколько томов, или если в опись включены дела за несколько лет одновременно.

Пример 24

Если в дело вносятся заголовки приказов за 1991–2008 год, то мы можем в описи напечатать:

  1. Приказы по личному составу за 1991 г.
  2. То же, за 1992 г.
  3. То же, за 1993 г.
    и т.д.

Если в дело вносятся несколько томов одного и того же дела, то запись будет выглядеть так:

  1. Приказы по личному составу за 1991 г., том 1.
  2. То же, том 2.
  3. То же, том 3.

Если необходимо более полно указать состав документов дела, то можно добавлять и информацию о номерах приказов, включенных в дело:

Пример 25

  1. Приказы по личному составу за 1991 г. с № 1 по № 221.
  2. То же, с № 222 по 365.

Если личные дела или личные карточки работников разбиты на несколько дел, то необходимо давать ссылку на первые буквы фамилий работников, чьи документы подшиты в данные дела:

Пример 26

  1. Личные карточки уволенных работников на буквы «А–М».
  2. То же, на буквы «Н–Я».

Да, маленькое уточнение. Если в состав дела «Личные карточки уволенных работников» или «Личные дела» не входят документы сотрудников, чьи фамилии начинаются, например, на буквы «А», «Б», «Ю» или «Я», то и в заголовках дела эту информацию необходимо учитывать, т.е. дело будет начинаться не с буквы «А», а с буквы «В»:

Пример 27

  1. Личные карточки уволенных работников на буквы «В–М».
  2. То же, на буквы «Н–Х».

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

В какой архив должны попадать документы филиалов и представительств

Куда должен передаваться архивный фонд филиалов и представительств? Показываем теорию и практику. Поводом для этой статьи стали вопрос читателя и новое уточнение в Правилах архивов организаций 2023 года (объясняем, как оно коррелируется с положениями иных нормативных документов).

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Как получить архивную справку о зарплате?

Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.