Как вести учет трудовых книжек? Как правильно хранить их и через какое время уничтожать? На кого возложить ответственность за эти документы? Что делать, если сотруднику, который у вас работает, потребовался оригинал трудовой книжки? Как вести приходно-расходную книгу по учету бланков? Этим и другим вопросам посвящена наша статья.
Бланки трудовых книжек
Экскурс в историю
Впервые трудовые книжки появились в нашей стране в 1919 г. в Москве и Петрограде. Между тем уже в 1923 году они были заменены на удостоверения личности, а чуть позже в действие ввели «Трудовые списки». И, наконец, 15 января 1939 г. для всех рабочих и служащих появились трудовые книжки единого образца. В прошлом веке в ходу были специальные трудовые книжки у колхозника и старателя, кроме того, существовали 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик. Причем с 1974 года трудовая книжка стала печататься исключительно на Гознаке.
Отметим, что с 2004 г. в России действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей в нее, образцы которых утверждены приказом Минфина РФ от 22.12.2003 г. № 117н «О трудовых книжках». Этот документ изготавливается в соответствии со стандартами защищенной полиграфии. Защитный комплекс включает: двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химических защиты — от вытравливания и для идентификации подлинности, на листы книжки нанесена гильоширная сетка, присутствует ирисный переход и микротекст, на документ нанесена невидимая УФ-краска, его номер имеет магнитные свойства, а сшита книжка специальной нитью «биколор».
Порядок приобретения трудовых книжек
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае если это место занятости для работника основное1. При этом оформление трудовой книжки лицу, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем не позднее недельного срока со дня приема на работу2. Поэтому на предприятии всегда следует иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил). Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина от 22.12.2003 г. № 117н «О трудовых книжках»3.
Изготовлением бланков трудовой книжки и вкладыша, как мы уже упоминали, занимается Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ (п. 2 Порядка). А их распространением — организации и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают определенную охрану, транспортировку, учет и складирование бланков.
Между тем обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовых книжек и вкладышей в них должно осуществляться на основании договора, заключенного с изготовителем либо распространителем (п. 4 Порядка).
Судебная практика
Свернуть Показать
Распространители должны осуществлять продажу трудовых книжек только работодателям. В случае реализации бланков иным лицам действия продавца могут быть квалифицированы по ст. 14.2 КоАП РФ как незаконная продажа товаров, свободная реализация которых запрещена или ограничена законодательством (решение Арбитражного суда Рязанской области от 02.10.2007г. №А54-3897/2007).
Хранение трудовых книжек
Ответственное лицо
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. При этом руководитель своим приказом (см. Пример 1) назначает конкретное лицо (п. 45 Правил). Как правило, на средних и крупных предприятиях, где есть кадровая служба, данные работы находятся в ее компетенции. Если организация небольшая, то ответственным может быть назначен кто-то из бухгалтерии или секретарь.
